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Votre service RH croule sous les documents. Votre SharePoint est devenu un « placard numérique ». Votre prochain audit RGPD vous inquiète. Et vous savez que l'IA que vous envisagez de déployer sera inefficace si elle est mal alimentée.
Mais par où commencer pour transformer cette masse documentaire en infrastructure stratégique ?
La gestion documentaire RH n'est plus un sujet administratif. C'est devenu un levier stratégique : pour répondre aux contrôles, fiabiliser les processus, préparer l'arrivée de l'IA générative, garantir la conformité RGPD, et offrir une expérience collaborateur fluide.
Sauf que beaucoup confondent encore stockage collaboratif et véritable gestion documentaire. Une GED ne se limite pas à archiver : elle structure, sécurise, trace, applique des règles cohérentes. Et surtout, elle sort vos équipes RH d'un fonctionnement dépendant des habitudes individuelles.
Cet ebook vous donne la méthode complète pour réussir cette transformation.
Ce que contient ce guide GED RH de référence :
📘 CHAPITRE 1 : Structurer l'information RH
Plan de classement (la colonne vertébrale de la GED), indexation et métadonnées, cycle de vie documentaire (création → archivage → suppression), gouvernance documentaire (rôles, responsabilités, circuits de validation). Avec templates Excel téléchargeables.
📗 CHAPITRE 2 : Intégrer la GED dans l'écosystème SI
Interopérabilité avec le SIRH, portail RH, signature électronique, coffre-fort numérique. UX et adoption utilisateur : comment rendre la GED invisible mais indispensable. Gestion des habilitations et droits d'accès dynamiques. Cas d'usage concrets : onboarding automatisé, archivage légal, gestion des avenants.
📙 CHAPITRE 3 : Anticiper l'arrivée de l'IA
De la GED traditionnelle à la GED augmentée par l'IA : classification automatique, indexation sémantique, détection PII, résumé automatique, interaction conversationnelle. La GED comme socle de connaissance pour les agents RH et l'automatisation intelligente. Gains attendus : -50 à 70% sur la recherche documentaire.
📕 CHAPITRE 4 : Maîtriser les aspects sécuritaires et réglementaires
RGPD appliqué à la GED RH : minimisation des données, durées de conservation, droits des salariés, sécurisation des accès. Privacy by design et privacy engineering : conformité native, automatisation de la gouvernance. Le rôle du DPO dans les projets GED augmentée. Grille de diagnostic de conformité en 10 questions. Cas de sanctions réelles (UNIQLO Espagne).
📔 CHAPITRE 5 : Tendances émergentes et vision prospective (2025-2030)
L'essor de l'IA assistive dans la gestion RH, documents vivants et interactifs, nouveaux rôles (Référent GED RH, Document Governance Officer), privacy engineering généralisé, vers un référentiel européen certifié GED RH. Feuille de route pour anticiper dès maintenant.
Pourquoi ce guide est indispensable ?
Parce qu'il traite l'intégralité du sujet : de la structuration de base à la vision 2030, en passant par les aspects techniques, réglementaires, organisationnels et prospectifs.
Vous n'avez pas besoin de 10 ressources dispersées. Vous avez besoin d'un guide de référence unique, structuré, actionnable.
À qui s'adresse cet ebook ?
✅ DRH et Responsables RH qui veulent structurer leur gestion documentaire sans partir de zéro
✅ Responsables conformité et DPO qui cherchent à encadrer les projets GED/IA RH
✅ Chefs de projets SIRH qui veulent intégrer la GED dans l'écosystème SI RH
✅ DSI et Directions IT qui accompagnent la digitalisation des processus RH
✅ Consultants et intégrateurs qui structurent des projets de transformation documentaire RH
Les bénéfices concrets après lecture du Guide GED RH:
✔️ Comprendre les fondamentaux : plan de classement, indexation, cycle de vie, gouvernance
✔️ Structurer votre projet : du diagnostic à la mise en œuvre, avec templates et checklists
✔️ Intégrer la GED dans votre écosystème SI existant (SIRH, portail, signature, SAE)
✔️ Automatiser avec l'IA en toute sécurité juridique (classification, recherche, détection PII)
✔️ Sécuriser vos flux documentaires (RGPD, privacy by design, traçabilité, AIPD)
✔️ Anticiper les évolutions 2025-2030 (IA assistive, documents vivants, certification européenne)
Les 4 messages clés à retenir :
1️⃣ Structurer avant d'automatiser
L'IA ne corrige pas un plan de classement bancal. Elle l'amplifie. Commencez par poser des fondations solides : plan de classement, métadonnées, cycle de vie.
2️⃣ Intégrer plutôt qu'isoler
Une GED RH efficace ne se voit pas — elle fonctionne en arrière-plan, distribue la bonne information dans le SIRH, le portail RH, Teams, sans que l'utilisateur ait à "se connecter à la GED".
3️⃣ Sécuriser pour innover sereinement
La conformité RGPD n'est pas un frein. C'est la condition pour déployer l'IA, automatiser les processus, et offrir des services RH modernes sans risque juridique.
4️⃣ Anticiper 2030 dès maintenant
Les choix que vous faites aujourd'hui (architecture, gouvernance, métadonnées) vont conditionner votre capacité à intégrer l'IA, automatiser les parcours RH, et répondre aux futures exigences européennes.
112 pages. 5 chapitres. Templates, checklists et feuilles de route inclus.
Vous lisez, vous comprenez, vous structurez, vous déployez.
La modernisation documentaire RH n'est plus une option. C'est le socle sur lequel repose la transformation de la fonction RH, son efficacité, sa capacité à personnaliser, à sécuriser, et à innover.
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