EFALIA DOC : Votre logiciel GED transverse qui unifie et structure l'information de votre entreprise
Qu’est-ce qu’une GED transverse pour une entreprise ?
Rationalisez enfin votre écosystème documentaire
Une colonne vertébrale documentaire qui grandit avec vous
Pourquoi choisir une GED transverse pour entreprise ?
→ L'ère des silos documentaires est révolue
Les entreprises modernes ne peuvent plus se permettre d'avoir leurs documents RH dans un système, leurs contrats dans un autre, et leur documentation qualité éparpillée sur des serveurs partagés. EFALIA DOC devient le référentiel documentaire unique de votre organisation, tout en préservant vos outils métiers existants pour chaque activité, garantissant la cohérence des données à l'échelle de toute l'organisation.
→ GED transverse vs GED métier
Contrairement aux solutions cloisonnées par service, notre approche transversale permet à chaque collaborateur et utilisateur d'accéder aux informations dont il a besoin, selon ses habilitations.
→ Intégration dans votre SI
Notre architecture API-first s'adapte à votre écosystème sans le remplacer. Vos outils métiers gardent leur rôle, la GED structure l'information pour une interopérabilité complète avec votre système d'information existant.
Classez, organisez et structurez vos documents d'entreprise
→ Plan de classement et nommage intelligent
Organisez vos documents selon une nomenclature claire et évolutive. Vos fichiers se renomment automatiquement selon vos règles métier - changez une règle, tous les docs concernés sont mis à jour instantanément grâce à l'automatisation des processus. Les métadonnées normées permettent une indexation et une recherche textuelle optimales sur l'ensemble de votre patrimoine documentaire.
→ Recherche intelligente
Deux modes de recherche complémentaires - textuelle pour les recherches intuitives, multicritères pour les besoins précis. Trouvez n'importe quel document en quelques secondes.
→ Centralisation sécurisée
Tous vos documents engageants au même endroit dans un coffre-fort numérique, avec traçabilité complète des actions et gestion fine des versions. Fini les doublons et les fichiers perdus. Accessibles en accès distant depuis tout poste autorisé, y compris en télétravail. En plus de ça, l'habilitation précise de notre logiciel avec une administration des permissions fine permet de contrôler le niveau d'accès de chaque portail collaborateur, client ou fournisseur
Automatisez la circulation de vos documents grâce aux flux de travail automatisés
→ Capture et traitement automatisé
Capturez vos documents depuis n'importe quelle source - scanner, email, hot folder, logiciels métiers ou EFALIA Compose. Les documents sont automatiquement classés, nommés et routés selon vos règles prédéfinies.
→ Workflows métier
Créez des circuits de validation adaptés à chaque type de document. De la simple validation à la signature électronique complexe, chaque processus s'adapte à vos besoins métier grâce à l'automatisation des processus métiers sans développement.
→ Versionning et traçabilité
Suivez le cycle de vie complet de chaque document, qui l'a modifié, quand et pourquoi. Conservez et archivez l'historique complet pour vos audits et votre conformité réglementaire. L'historisation des actions garantit un audit trail complet pour vos contrôles de conformité légale.
Préparez votre GED à l'intelligence artificielle
→ Base de connaissances IA-ready
Notre solution de structure documentaire est conçue pour devenir demain votre source unique de vérité pour l'IA. Les métadonnées enrichies et l'organisation normée transforment vos documents en base de connaissances exploitable par vos futurs agents IA.
→ Architecture pour l'IA
Notre approche API-first et notre structuration des données préparent votre entreprise aux technologies IA de demain. La cohérence des données et l'optimisation des temps de recherche passent d'une amélioration humaine à une capacité algorithmique. Quand vous choisirez vos outils d'intelligence artificielle, votre GED sera prête à les alimenter efficacement.
→ GED vers base de connaissances
Nous structurons aujourd'hui votre patrimoine documentaire pour qu'il devienne demain votre avantage concurrentiel IA. Une seule source de vérité, des données fiables et contextualisées, des droits d'accès maîtrisés : les fondations de votre future stratégie IA.
Avantages du logiciel GED Efalia Doc pour tous les métiers de l'entreprise
➡️ Un référentiel documentaire unique, source de cohérence pour toute l'organisation
Efalia Doc structure la centralisation documentaire de votre entreprise autour d'un référentiel unique, partagé et contrôlé. Les dossiers de chaque service — RH, finance, juridique, qualité — sont organisés selon un plan de classement commun enrichi de métadonnées, garantissant la cohérence des données quelle que soit la direction qui accède à l'information.
➡️ Collaboration interservices native : un seul logiciel GED transverse pour tous vos pôles métiers
La gestion documentaire transversale d'Efalia Doc abolit les silos entre directions. Chaque collaborateur accède au partage des informations dont il a besoin selon ses habilitations, depuis une solution tout-en-un connectée à vos outils existants. La collaboration interservices n'est plus un projet à part entière : c'est le fonctionnement quotidien de la plateforme.
➡️ Automatisation des flux de travail de bout en bout
Les flux de travail automatisés d'Efalia Doc prennent en charge la circulation de chaque document dès sa création jusqu'à son archivage : capture, classement, validation, signature, distribution. L'automatisation des processus métiers réduit les interventions manuelles, élimine les circuits informels par email, et génère une amélioration de la productivité mesurable à l'échelle de toute l'organisation grâce à des workflows paramétrables sans développement.
- Circuits de validation configurables par type de document et par service
- Notifications automatiques aux bons interlocuteurs à chaque étape
- Traçabilité des documents complète à chaque point du processus
➡️ Conformité légale et sécurisation des accès intégrées à chaque document
Efalia Doc gère nativement la conformité légale de votre patrimoine documentaire : durées de conservation paramétrables par type de document, purge automatique à échéance, journal d'audit complet. La sécurisation des accès repose sur une gestion des droits d'accès granulaire — par utilisateur, par rôle, par service, par document — et le chiffrement des données garantit l'intégrité de chaque fichier stocké, avec un hébergement souverain en France certifié SecNumCloud et ISO 27001.
- Conservation légale différenciée par service (RH, comptabilité, juridique...)
- Traçabilité complète de chaque action pour vos audits internes et externes
- Archivage électronique à valeur probante conforme aux exigences réglementaires
➡️ Une base documentaire prête pour l'intelligence artificielle
La structuration de vos documents dans Efalia Doc — métadonnées riches, historisation des actions, plan de classement normé — constitue la fondation idéale pour vos futurs projets d'intelligence artificielle. Chaque document indexé devient une donnée exploitable : l'optimisation des temps de recherche passe d'une amélioration humaine à une capacité algorithmique, et vos agents IA disposent d'une base de connaissances fiable, contextualisée et sécurisée.
➡️ Une solution SaaS agile, connectée à votre système d'information
Efalia Doc s'intègre à votre système d'information sans le remplacer. L'intégration avec ERP, SIRH et CRM est native via plus de 45 connecteurs et une API ouverte. Les mises à jour automatiques garantissent que votre solution évolue en continu, sans surcharge pour vos équipes IT. Le modèle SaaS offre un accès distant sécurisé depuis n'importe quel poste, un déploiement progressif par service, et un support client dédié à chaque étape de votre projet.
Votre solution de gestion électronique de documents transverse pour tous les services de votre entreprise
Pour la Direction Générale
Accédez en un clic au partage des informations stratégiques consolidées depuis tous vos services — rapports, comptes rendus, tableaux de bord — et prenez chaque décision sur la base d'une cohérence des données garantie à l'échelle de toute l'organisation.
Pour les Ressources Humaines
Centralisez la dématérialisation des documents collaborateurs, du contrat d'embauche à l'archivage électronique du dossier salarié, avec une sécurisation des accès adaptée au niveau de confidentialité de chaque document RH.
Pour la Finance & la Comptabilité
Automatisez le traitement de vos factures et pièces comptables grâce à l'intégration avec ERP, assurez la traçabilité des documents financiers et respectez les durées de conservation imposées par la conformité légale.
Pour le Juridique & la Conformité
Gérez le cycle de vie complet de vos contrats avec une gestion des droits d'accès granulaire par profil et par niveau de confidentialité, et garantissez un archivage électronique à valeur probante aligné sur vos obligations légales.
Pour les Systèmes d'Information
Pilotez la gouvernance documentaire de votre système d'information via une architecture API ouverte, des systèmes d'authentification SSO natifs et le chiffrement des données sur l'ensemble de votre patrimoine documentaire.
Pour le Commerce & le Marketing
Retrouvez instantanément vos supports de vente grâce à la recherche textuelle avancée, partagez les bonnes versions aux bons interlocuteurs, et éliminez le risque de diffusion d'un document obsolète grâce au versionning automatisé.
Pour la Qualité
Maintenez votre référentiel qualité à jour via la standardisation des processus documentaires, assurez l'historisation des actions sur chaque document normatif et facilitez vos audits avec un journal de traçabilité complet.
Pour les Managers & les Cadres
Accédez depuis n'importe où aux documents de pilotage de votre équipe grâce à l'accès distant sécurisé, et gagnez en efficacité avec une interface utilisateur pensée pour les profils non-techniques.
Pour les Collaborateurs / Collaboratrices
Retrouvez, partagez et déposez vos documents sans friction grâce à un traitement documentaire simplifié et à la collaboration interservices native, sans dépendre d'une autre équipe pour accéder à l'information dont vous avez besoin.
Cas d'usage GED Transverse
DSI
DAF
DRH
Découvrez nos solutions complémentaires
FAQ
Quel est le ROI d'une GED transverse et en combien de temps l'atteint-on ?
Le retour sur investissement d'une GED transverse dépend de trois leviers cumulés : la réduction du temps consacré à la recherche documentaire — selon Gartner, un professionnel met en moyenne 18 minutes pour localiser un document, ce qui, multiplié par l'ensemble des collaborateurs, représente un coût opérationnel significatif —, la suppression des coûts d'impression et de stockage physique (jusqu'à 3 % du chiffre d'affaires selon des données Gartner régulièrement citées dans le secteur), et la rationalisation du nombre d'outils documentaires en silos. Le délai pour atteindre le point mort varie entre 1 et 3 ans selon le périmètre déployé et la volumétrie documentaire de l'organisation. L'approche modulaire d'Efalia Doc permet de démarrer sur un périmètre ciblé, de mesurer des gains rapides, puis d'étendre pour amplifier le ROI.
Comment migrer ses documents existants vers une GED transverse sans perte de données ni interruption de service ?
Une migration réussie commence par un inventaire : cataloguer toutes les sources existantes (serveurs de fichiers, ancienne GED, scans papier, emails) et définir les règles de reprise par type de document — tout n'a pas à être migré d'un coup. Les documents actifs ou à valeur probante sont traités en priorité avec requalification des métadonnées ; les archives froides peuvent être versées progressivement. L'architecture API-first d'Efalia Doc permet de connecter les sources existantes en parallèle, sans couper l'accès pendant la transition. Un pilote sur un seul service valide le plan de classement avant la généralisation et évite les erreurs d'indexation à grande échelle.
GED transverse ou SharePoint / Microsoft 365 : faut-il choisir ou peut-on combiner les deux ?
SharePoint et Teams sont des outils de collaboration et de partage de fichiers — ils ne gèrent ni les durées de conservation légales, ni la valeur probante des archives, ni les workflows de validation multi-services, ni l'indexation automatique par métadonnées métier. Une GED transverse comble ces lacunes et peut coexister avec Microsoft 365 via des connecteurs natifs : les équipes travaillent dans Teams, les documents finalisés ou à valeur légale sont automatiquement versés et indexés dans la GED. La combinaison est non seulement possible, elle est recommandée : la GED transverse ne remplace pas la collaboration, elle structure et sécurise le patrimoine documentaire que Microsoft 365 produit.
Quelles sont les durées de conservation légales des principaux documents d'entreprise ?
Les obligations légales varient selon la nature du document : contrats commerciaux entre entreprises (5 ans à compter de l'exécution — art. L110-4 du Code de commerce), bulletins de paie (5 ans pour l'employeur — art. L3243-4 du Code du travail, avec conservation recommandée jusqu'à la retraite du salarié pour les bulletins électroniques), factures et pièces comptables (10 ans à compter de la clôture de l'exercice — art. L123-22 du Code de commerce), documents fiscaux (6 ans — art. L102 B du Livre des procédures fiscales), dossiers d'exécution de marchés publics (10 ans — art. R2184-12 et R2184-13 du Code de la commande publique). Une GED transverse permet de paramétrer ces durées directement par type de document et par service, et de déclencher automatiquement les alertes de destruction ou de versement aux archives — éliminant le risque de conservation excessive (RGPD) comme celui d'une conservation insuffisante.
Comment la sécurité des données est-elle garantie ?
EFALIA DOC offre plusieurs niveaux de sécurité : hébergement SecNumCloud français, chiffrement des données, gestion fine des droits par utilisateur/rôle/document, traçabilité complète des actions, conformité RGPD native. Vous gardez la maîtrise totale de vos données avec une sécurité de niveau bancaire.
