GED Finance | Organisez vos documents comptables avec précision
Optimisez la gestion de vos documents comptables
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Une GED comptable pensée pour la performance financière
Rassemblez toutes vos pièces comptables au même endroit
Efalia Doc centralise toutes vos données comptables dans un référentiel unique, structuré selon une nomenclature adaptée à la finance.
→ Plan de classement
Notre plan de classement structuré met fin au principe du tout-venant digital. Chaque document trouve sa place selon une nomenclature financière claire et évolutive.
→ Nommage dynamique
Changez une règle, tous vos documents financiers se mettent à jour automatiquement. Fini les incohérences de nommage entre services.
→ Centralisation des documents
Des factures clients et fournisseurs, aux dossiers comptables complets tout en passant par les fiches de paie, tout est regroupé et traité en un seul outil sécurisé. Vous avez ainsi plus de temps pour vos tâches à haute valeur ajoutée.
Dématérialisation, numérisation et traitement des documents comptables
→ Dématérialisation intelligente
Vos documents sont dématérialisés et soumis à une OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) et à une LAD (Lecture Automatique de Documents) haute précision pour en extraire les données clés — numéro de facture, SIREN, montant, date d'échéance. Vos flux de factures fournisseurs et l'émission de factures électroniques aux formats réglementaires (Factur-X, UBL, CII) sont automatisés en conformité avec la Loi de Finances pour 2024.
→ Numérisation
Les données sont ensuite numérisées et sécurisées selon les normes en vigueur. Vous pourrez ainsi retrouver directement votre document sur une unique interface, avec un accès en temps réel.
→ Traitement automatisé
Vos dossiers comptables sont traités directement dans notre outil de gestion électronique des documents, puis classés. L’objectif est ensuite d’automatiser vos processus grâce à des workflows intelligents se basant sur les données.
Accédez à l’information en quelques clics
→ Recherche avancée
Recherche textuelle dans le contenu des documents combinée à une recherche par métadonnées financières. Trouvez instantanément vos factures par montant, date, fournisseur ou numéro de commande, même dans un volume de millions de documents.
→ Favoris
Créez vos raccourcis vers les dossiers et recherches que vous utilisez quotidiennement. Chaque utilisateur personnalise son interface selon ses besoins : comptabilité, contrôle de gestion, consolidation. Des tableaux de bord analytiques vous offrent une vue en temps réel sur l'état de vos flux documentaires financiers.
→ Historique
L'historique de vos recherches et consultations alimente des suggestions pertinentes. Le système apprend de vos habitudes pour vous proposer automatiquement les documents liés à votre contexte de travail.
Maîtrisez l’historique de vos documents financiers
→ Versionning
Chaque modification de vos documents comptables génère automatiquement une nouvelle version horodatée. Visualisez l’évolution de vos contrats, factures et rapports avec un historique complet des modifications et des intervenants.
→ Traçabilité
Suivez qui a consulté, modifié ou validé chaque document financier avec un journal d'événements détaillé et horodaté. Cette journalisation des actions garantit la conformité RGPD, la restriction d'accès sécurisée et répond aux exigences des audits internes, externes et des contrôles fiscaux.
→ Cycle de vie du document maîtrisé
De la création à l’archivage, suivez et tracez chaque étape de la vie de vos documents. Automatisez les procédures de conservation selon vos règles métier et réglementaires avec alertes de révision et d’obsolescence.
Avantages du logiciel GED Efalia Doc pour la finance
➡️ Clôtures mensuelles et annuelles accélérées
Factures, relevés bancaires, justificatifs d'immobilisations, notes de frais : chaque clôture mobilise les mêmes pièces. Efalia Doc les indexe par exercice, compte comptable et analytique — accessibles en quelques secondes, par tous les collaborateurs impliqués simultanément.
➡️ Sécurisation des données financières et conformité RGPD
Bilans, liasses fiscales, données bancaires : les documents financiers comptent parmi les plus sensibles d'une organisation. Efalia Doc les héberge sur des serveurs souverains en France et applique des droits d'accès par rôle métier — DAF, comptable, contrôleur de gestion, auditeur interne — pour que chacun accède uniquement à ce qui le concerne.
➡️ Réduction du coût de traitement documentaire
Chaque facture fournisseur traitée manuellement — vérification, rapprochement, visa, archivage — représente un coût récurrent. L'automatisation via LAD, RAD et workflows de validation réduit ce coût par facture et libère vos équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Efalia Doc prend également en charge :
- Piste d'audit fiable (PAF) et conformité aux contrôles fiscaux DGFIP
- Facturation électronique — réception et émission aux formats Factur-X, UBL, CII
- Archivage électronique aux durées légales (10 ans comptable, 6 ans fiscal)
- Workflows de validation paramétrables par montant, centre de coûts et entité juridique
- Rapprochement automatique factures / bons de commande / bons de réception
Votre solution de gestion électronique de documents pour les professionnels de la finance
Pour le DAF
Appuyez-vous sur un référentiel documentaire fiable pour produire des états financiers consolidés sans délai, préparer sereinement vos commissariats aux comptes et jouer pleinement votre rôle de business partner auprès de la direction générale.
Pour le contrôleur de gestion
Accédez instantanément aux documents budgétaires ventilés par centre de coûts et par compte analytique pour fiabiliser vos révisions budgétaires, identifier les écarts en temps réel et produire vos reportings sans relancer chaque service.
Pour le responsable comptable
Retrouvez en quelques secondes chaque pièce de lettrage, chaque justificatif d'immobilisation et chaque document d'imputation comptable pour solder vos comptes, fiabiliser votre grand livre et tenir vos délais de clôture mensuelle.
Pour l'auditeur interne
Disposez d'une piste d'audit fiable (PAF) et d'un journal des événements documentaires complet pour mener vos campagnes de contrôle interne, documenter vos procédures et démontrer la régularité de chaque cycle financier sans reconstitution manuelle.
Pour l'agent comptable (collectivité, hôpital, établissement public)
Constituez et archivez vos dossiers de mandatement et vos titres de recettes en conformité avec les exigences de la DGFIP, avec une traçabilité complète pour chaque contrôle de régularité a posteriori.
Pour le trésorier
Centralisez relevés bancaires, documents d'encaissement et justificatifs de décaissement dans un espace unique pour affiner votre position de trésorerie au quotidien, anticiper vos flux et raccourcir vos délais de rapprochement bancaire.
Pour le trésorier d'association
Préparez vos comptes annuels pour l'assemblée générale, justifiez l'utilisation de chaque subvention auprès de vos financeurs publics et privés, et garantissez la transparence financière de votre structure — même avec une équipe réduite ou bénévole.
Exemples de cas d’usage pour la GED Finance
Directions financières
Cabinets d’expertise comptable
Filiales et services internes
Découvrez nos solutions complémentaires
FAQ
Combien de temps faut-il conserver les documents comptables? Efalia Doc gère-t-il ces durées automatiquement ?
La réglementation française impose des durées de conservation strictes selon la nature des documents :
Efalia Doc applique ces règles automatiquement via des politiques de cycle de vie documentaire paramétrables par type de pièce. Des alertes vous notifient avant chaque échéance. Aucun document n'est supprimé sans validation explicite.
Comment une GED finance contribue-t-elle à la mise en place d'une piste d'audit fiable (PAF) ?
La piste d'audit fiable (PAF) est une obligation légale pour toute entreprise assujettie à la TVA : elle doit garantir la traçabilité complète du cycle de vie de chaque facture, de la commande au règlement. Sans système documentaire structuré, cette traçabilité repose sur des contrôles manuels — une source d'écarts lors des contrôles fiscaux de la DGFIP.
Efalia Doc constitue la PAF automatiquement en documentant chaque étape du cycle P2P (Procure-to-Pay) : bon de commande, bon de réception, facture fournisseur, visa comptable, règlement. Chaque action est horodatée et consignée dans un journal d'événements immuable. En cas de contrôle fiscal, vous produisez la piste d'audit en quelques clics — sans reconstitution manuelle.
La GED Efalia est-elle prête pour la facturation électronique obligatoire au 1er septembre 2026 ?
Oui. La Loi de Finances pour 2024 a fixé le calendrier définitif : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en capacité de recevoir des factures électroniques aux formats réglementaires (Factur-X, UBL, CII). L'obligation d'émission de factures électroniques s'applique dès cette même date aux grandes entreprises et ETI, et s'étend aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Efalia Doc s'articule nativement avec notre module de dématérialisation de factures : les factures électroniques sont reçues, archivées et classées automatiquement dans votre référentiel documentaire financier, en conformité avec les échanges vers le Portail Public de Facturation (PPF) ou via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). La piste d'audit fiable est constituée automatiquement à chaque étape du cycle de traitement.
Quelle différence entre une GED finance et un ERP ou un logiciel comptable ?
Ce sont des outils complémentaires, non substituables :
Votre ERP enregistre les écritures comptables — Efalia Doc archive les pièces justificatives correspondantes et les rend accessibles en un clic depuis votre progiciel. Le rapprochement facture / bon de commande / bon de réception est automatisé entre les deux systèmes. Résultat : clôtures accélérées, grand livre réconcilié avec les documents sources, contrôles fiscaux simplifiés. Pour en savoir plus vous pouvez consulter notre article Intégrer une GED à un logiciel ERP : avantages et guide.
La solution peut-elle s'intégrer avec notre ERP, notre logiciel comptable ou notre outil de paie ?
Oui. Efalia Doc dispose d'un moteur backend entièrement API-first, avec des connecteurs natifs vers les principaux ERP et progiciels comptables du marché. Votre plan de classement financier peut être structuré en miroir de votre plan comptable général : numéros de fournisseurs, codes analytiques et centres de coûts sont synchronisés automatiquement. Vos équipes continuent de travailler dans leurs outils habituels — Efalia Doc archive les pièces justificatives sans rupture de processus.