GED dossiers RH, le gardien de vos documents collaborateurs
Qu’est-ce qu’une GED pour les RH ?
Centralisez vos documents des Ressources Humaines sensibles
Vos documents RH méritent mieux qu’un drive partagé
Des dossiers complets et structurés
La solution Efalia Doc se connecte avec tous vos outils pour récupérer l'ensemble des documents RH, là où ils se trouvent, et automatiser les flux documentaires RH de bout en bout. De la collecte des documents papier à l'archivage, la digitalisation de vos processus RH s'appuie sur une plateforme documentaire unique et structurée.
→ Récupération
Ajoutez des documents selon de nombreuses voies : email, dossier, scanner, logiciel métier, réduisant les délais de traitement.
→ Plan de classement
Utilisez une structure normalisée avec des gabarits pour organiser vos documents de manière efficace et optimiser la gestion documentaire.
→ Nommage dynamique
Vos métadonnées évoluent en temps réel, assurant cohérence, suivi, conservation et fiabilité à votre base documentaire.
Une base documentaire unique, traçée et à jour
Efalia Doc protège vos dossiers collaborateurs dans une source documentaire unique, tracée et conforme aux durées de conservation légales. De la signature du contrat à l'archivage électronique, chaque document est versionné, sécurisé et accessible selon les droits définis.
→ Intégration
Connectez et synchronisez votre GED à votre écosystème RH (SIRH, portail collaborateur, Drive, logiciel de paie…) pour une collaboration RH fluide et sécurisée.
→ Versionning
Collaborez sur des documents, dans votre service RH ou à l’exterieur de manière parfaitement sécurisée. Suivez et contrôlez toutes les modifications avec une traçabilité complète des versions, pour mieux gérer vos documents.
→ Traçabilité
Gérez les accès : par document, par dossier, par profil ou par zone géographique. Notre système de droits s'adapte à votre organisation, aussi complexe soit-elle, et génère une piste d'audit complète pour vos contrôles sociaux et inspections URSSAF.
Retrouvez tous vos documents RH en quelques clics
Que ce soit dans vos outils métiers ou directement dans la GED RH Efalia, retrouvez l'ensemble de vos documents rapidement pour gagner en productivité.
→ Recherche rapide
Une barre de recherche instantanée avec filtres et affichage intelligent facilite le tri des résultats par pertinence et gagner du temps.
→ Recherche avancée
Pour les tâches plus complexes, une section de recherche multi-critères pour isoler des ensembles de documents ou trouver précisément LE document RH dont vous avez besoin.
→ Favoris & historique
Gagnez du temps au quotidien avec une gestion de favoris dans vos dossiers, ainsi que des fonctionnalités de sauvegarde des recherches importantes pour vous, tout comme les derniers éléments / dossiers consultés.
→ Accès mobile & reporting
Accédez à vos dossiers RH depuis n'importe quel appareil et générez des reportings documentaires pour suivre l'activité de votre service RH, mesurer les volumes traités et piloter vos indicateurs de performance documentaire.
Avantages du logiciel GED Efalia Doc pour les ressources humaines
➡️ Protection des données personnelles et sensibles de vos salariés
Efalia Doc héberge en souveraineté française vos données RH les plus sensibles : dossiers disciplinaires, données médicales, informations de paie, documents confidentiels. Datacenters certifiés SecNumCloud et HDS, conformité RGPD native, cloisonnement strict des données personnelles.
- Protection renforcée et sécurité des données médicales et disciplinaires
- Journalisation des accès pour répondre aux exigences CNIL
➡️ Le bon document, à la bonne personne
Le salarié voit ses propres documents. Le manager accède à ceux de son équipe. Le RRH dispose d'une vue globale. Chaque périmètre est étanche, traçable et configurable sans intervention IT.
- Droits paramétrables par profil, service, agence ou zone géographique
- Historique complet des consultations pour répondre aux audits sociaux
➡️ Respect automatique des durées de conservation légales
Contrats de travail, bulletins de paie, registres du personnel, déclarations URSSAF : chaque document RH obéit à ses propres obligations légales. Efalia Doc automatise les échéances et déclenche les alertes, sans surveillance manuelle.
- Paramétrage des règles d'archivage électronique par type documentaire
- Alertes avant expiration des délais légaux - stockage étendu avec journalisation dans la coffre-fort numérique Efalia Safe
➡️ Du recrutement au départ : zéro rupture documentaire
À l'embauche, le dossier collaborateur est créé automatiquement depuis votre SIRH. Au départ, il est archivé, les droits révoqués, le dossier soldé. Aucune étape manuelle, aucun document perdu.
➡️ Intégration native avec votre SIRH et votre écosystème RH
Efalia Doc complète votre SIRH sans le remplacer. Sopra HR, Silae, Cegid, Sage HR, Office 365 : votre GED RH s'intègre sans friction via des API ouvertes et une synchronisation bidirectionnelle.
➡️ Autonomie documentaire des salariés — et économie de papier
Bulletins de paie, contrats, attestations : chaque salarié accède à ses documents 24h/24 depuis son espace personnel sécurisé. Zéro impression, zéro courrier inutile, réduction mesurable des coûts de stockage et des sollicitations entrantes vers le service RH.
Votre solution de gestion électronique de documents pour les professionnels des ressources humaines
DRH - Directeur·rice des Ressources Humaines
Pilotez votre politique documentaire RH depuis une source de vérité unique et anticipez sereinement audits, contrôles URSSAF et obligations légales grâce à une traçabilité complète de chaque dossier salarié. Accédez en temps réel aux reportings documentaires nécessaires à vos arbitrages stratégiques.
RRH - Responsable RH
Automatisez la création et le classement des dossiers collaborateurs dès l'intégration d'un nouveau salarié, gérez les formulaires de congés et les justificatifs d'absence automatiquement, et retrouvez instantanément tout document RH via une recherche multicritère. Recentrez votre énergie sur des missions à valeur ajoutée.
Chargé·e de recrutement / Talent Acquisition
Centralisez CV, comptes rendus d'entretien et décisions d'embauche dans un dossier candidat structuré, sécurisé et conforme RGPD dès la phase de sourcing. Fluidifiez chaque étape du processus de recrutement, de la candidature à la signature électronique du contrat de travail, sans jamais perdre une pièce.
Gestionnaire de paie
Archivez bulletins de paie, DSN, soldes de tout compte et déclarations sociales dans un espace certifié, avec diffusion automatique aux salariés concernés. Réduisez les délais de traitement et garantissez la conformité de vos obligations légales sans double saisie.
Manager - Responsable d'équipe
Accédez en quelques clics aux contrats, avenants et documents RH de vos collaborateurs directs, avec un niveau de droits strictement défini par le service RH. Prenez des décisions éclairées en vous appuyant sur une information documentaire fiable, à jour et disponible à tout moment.
Collaborateur - Salarié
Consultez vos bulletins de paie, contrats, attestations employeur et documents administratifs depuis un espace personnel sécurisé, accessible 24h/24 depuis n'importe quel appareil. Plus besoin de solliciter le service RH pour un simple document , les collaborateurs sont autonomes.
Responsable formation
Centralisez plans de formation, bilans de compétences, entretiens annuels d'évaluation et certifications métier dans un dossier salarié enrichi pour piloter efficacement les parcours professionnels. Suivez les échéances de renouvellement et générez vos reportings formation.
Juriste social - Juriste RH
Retrouvez instantanément contrats de travail, avenants, dossiers disciplinaires et courriers recommandés grâce à une GED RH dotée d'un historique de versions complet et d'une piste d'audit inaltérable. Préparez contentieux prud'homaux, négociations avec les IRP et audits sociaux avec la certitude de disposer du document faisant foi.
Quelques exemples de documents relatifs aux Ressources Humaines à centraliser dans une GED RH
Dossier Collaborateur
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Documents Administratifs RH
Pièces sensibles et obligations légales
Découvrez nos solutions complémentaires
FAQ
Quelle est la différence entre une GED RH et un SIRH ?
Un SIRH gère les données RH : paie, temps de travail, compétences, reportings. Une GED RH gère les documents associés : contrats de travail, bulletins de paie, dossiers disciplinaires, courriers RH. Les deux sont complémentaires et non substituables. Efalia Doc se synchronise avec votre SIRH via API pour que chaque événement RH (embauche, avenant, départ) déclenche automatiquement la création ou l'archivage du dossier collaborateur correspondant, sans ressaisie. Découvrir notre article GED ou SIRH pour sa dématérialisation RH?
Quelle est la durée légale de conservation des documents RH ?
Chaque document RH obéit à une obligation légale distincte :
Efalia Doc automatise ces durées de conservation par type documentaire, déclenche les alertes d'échéance et procède à l'archivage à froid ou à la purge selon vos règles — sans surveillance manuelle de votre équipe RH.
La dématérialisation des bulletins de paie est-elle obligatoire ?
Elle n'est pas obligatoire, mais elle est autorisée sans accord préalable du salarié depuis le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, applicable au 1er janvier 2017 (art. L3243-2 du Code du travail). Le salarié conserve cependant un droit d'opposition à tout moment. Efalia Doc gère cette dématérialisation de bout en bout : archivage certifié dans un coffre-fort numérique avec disponibilité garantie pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié, notification automatique et accès sécurisé 24h/24 depuis l'espace personnel du salarié.
Comment une GED RH facilite-t-elle l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs ?
À l'arrivée d'un salarié, Efalia Doc crée automatiquement le dossier collaborateur depuis votre SIRH, collecte les documents d'onboarding (contrat signé, pièces d'identité, RIB, mutuelle) et déclenche les workflows de validation nécessaires. Au départ, il archive l'ensemble du dossier, révoque les droits d'accès et génère les documents de fin de contrat (certificat de travail, solde de tout compte, attestation France Travail). Zéro étape manuelle, zéro document perdu, quel que soit le nombre de mouvements de personnel.
Comment une GED RH garantit-elle la conformité RGPD pour les données des salariés ?
Les données RH sont parmi les données personnelles les plus sensibles : état civil, données bancaires, informations médicales, dossiers disciplinaires. Efalia Doc intègre nativement les exigences CNIL : gestion des durées de conservation par catégorie documentaire, droit d'accès et de rectification des salariés via leur espace personnel, cloisonnement strict des données médicales et disciplinaires, journalisation complète de chaque accès et modification. Nos datacenters sont hébergés en France, certifiés SecNumCloud et HDS, pour garantir la souveraineté de vos données RH les plus critiques.
