Dématérialisez vos contrats
En quoi consiste la dématérialisation des contrats ?
Fluidifiez et organisez la gestion de vos contrats
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Votre contrathèque intelligente pour une gouvernance documentaire optimale
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Un référentiel unique pour vos contrats
→ Dématérialisation numérique
Chaque contrat est enrichi automatiquement de métadonnées intelligentes : type, échéances, engagements, clauses critiques. Le système récupère vos documents existants (PDF, Excel, archives papier) et les structure dans une architecture normée. La recherche avancée par OCR vous permet de retrouver n'importe quel contrat en quelques secondes, même dans des milliers de documents.
→ Maîtrise des engagements
Centralisez tous vos contrats dans un référentiel unique avec suivi automatisé des échéances et engagements contractuels.
→ Traçabilité
Conservez l'historique de toutes les versions, validations et modifications avec horodatage sécurisé.
Gestion avancée de vos contrats fournisseurs et clients
→ Paramétrage poussé des formulaires
Customisation très avancée pour choisir le niveau d'information à saisir : données classiques (nom, date, fournisseur) ou informations poussées (engagements, commentaires, clauses de suivi).
→ Suivi automatisé des engagements contractuels
Identification automatique des engagements (révisions trimestrielles, préavis) avec notifications et informations de respect du contrat.
→ Signature électronique en ligne
Plateforme web intuitive permettant en quelques clics de signer électroniquement un contratde travail par chaque partie concernée.
Pilotez vos contrats et collaborez avec les services
Chaque service accède aux informations qui le concernent selon des droits finement paramétrés. Les tableaux de bord temps réel offrent une visibilité complète sur vos engagements par service, montant et criticité. Cette automatisation libère vos équipes des tâches de surveillance pour se concentrer sur l'optimisation des conditions contractuelles.
→ Tableau de bord Process intégré
Reporting avec ventilation par type de contrat, montants, dates avec filtres et tris personnalisables pour le pilotage.
→ Saisie centralisée ou décentralisée
Vision 360° des contrats par service/métier avec possibilité de révision juridique selon le montant et ajout d'une partie juridique spécialisée.
→ Collaboration
La collaboration devient naturelle quand tous les intervenants travaillent avec la même information à jour. Notre plateforme interconnecte les équipes juridiques, achats, commerciales et financières autour d'un référentiel partagé.
Sécurisez vos données contractuelles
→ Hébergement souverain français certifié
Vos contrats sont hébergés en France dans des datacenters certifiés SecNumCloud avec isolation par client et infrastructure dédiée.
→ Gestion des droits multi-niveaux
Configuration précise des accès par direction métier : consultation des contrats, suivi des engagements et des échéances/budgets selon les profils.
→ Intégration SI sécurisée
Connecteurs natifs avec vos outils existants (ERP, CRM) via API sécurisées pour synchronisation automatique des données contractuelles.
→ Conformité RGPD garantie
Respect intégral du règlement européen avec documentation complète et audits réguliers de nos pratiques de protection des données.
Pourquoi dématerialiser ses contrats ?
Découvrez nos solutions complémentaires
FAQ
Chaque contrat est enregistré avec des métadonnées (nom fournisseur, type, échéance, avenants...) dans notre logiciel. Des filtres permettent de lister facilement les contrats par fournisseur, catégorie, ou échéance dans 3 mois par exemple. Notre contrathèque centralise tous vos contrats dans un référentiel unique sécurisé. La migration reprend vos documents PDF et fichiers Excel existants avec préservation de l'historique et enrichissement par métadonnées.
Absolument. Notre approche API-first permet une intégration native avec la plupart des solutions du marché (SAP, Sage, Divalto, Salesforce...). Nous récupérons automatiquement les données contractuelles de vos systèmes existants et synchronisons les mises à jour.
Alertes automatiques avant échéance, rappels sur les engagements contractuels, calcul automatique des dates anniversaires, génération de lettres de résiliation par publipostage avec courriers types.
C'est même recommandé ! Notre contrathèque fait partie de la Plateforme de services documentaires Efalia. Vous pouvez facilement ajouter la gestion documentaire transverse (Efalia Doc), les processus automatisés ou les portails d'échange selon vos besoins futurs.
Notre studio visuel vous permet de modéliser graphiquement vos circuits de validation sans compétences techniques. Glissez-déposez les étapes dans l’outil, définissez les conditions et les responsables. Les modifications se font en temps réel et s'appliquent immédiatement.