GED RH | Logiciel de gestion et dématérialisation du Dossier Agent
Sécuriser les dossiers individuels de vos agents est désormais une obligation légale
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La GED RH, le garant de l'intégrité de vos dossiers agents à chaque étape
Toutes les informations RH dans un référentiel unique et fiable
Le logiciel GED Efalia agit comme un point central de collecte pour tous vos documents Ressources Humaines, quelle que soit leur origine grâce à de nombreux connecteurs.
→ Capture
Capturez automatiquement les informations depuis votre SIRH (synchronisation), vos emails, vos scanners ou vos formulaires Portal...
→ Plan de classement
Rassemblez l’ensemble des éléments du dossier agent : contrats, avenants, fiches de paie, documents d'identité et arrêtés dans un espace structuré,.
→ Nommage dynamique
Vos métadonnées se mettent à jour en temps réel dans notre outil, garantissant une base documentaire fiable et cohérente.
L'information RH authentique, tracée et à jour
Contrôlez précisément quel membre du personnel accède à quoi grâce à une gestion des droits ultra-fine par profil, type de document ou zone géographique.
→ Tracez chaque modification avec un historique complet des versions documentaires.
→ Accédez à distance aux dossiers agents, sur notre solution et depuis n'importe quel appareil, sans compromettre la sécurité des données sensibles.
→ Fluidifiez les échanges entre services tout en respectant la confidentialité des informations RH.
→ Transformez votre GED en véritable plateforme collaborative adaptée aux enjeux du secteur public.
Exploitation sécurisée et conforme des données relatives aux Ressources Humaines
Retrouvez instantanément toute information grâce à la recherche avancée multi-critères directement sur notre interface
→ Recherche rapide
Accédez instantanément à l’information RH pertinente grâce à un moteur de recherche intelligent intégré au logiciel, avec filtres dynamiques et classement contextuel des résultats. .
→ Recherche avancée
Isolez rapidement les documents dont vous avez besoin grâce à une recherche multi-critères puissante. Identifiez avec précision un ensemble ciblé ou le document exact, même au sein de vastes archives RH.
→ Favoris & Historique
Optimisez votre quotidien avec des fonctionnalités d’archivage, de favoris et d’historique intelligents. Retrouvez en un clic vos recherches clés, vos documents récents et les dossiers prioritaires.
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Découvrez nos solutions complémentaires
FAQ
Non, la GED ne remplace pas le SIRH mais le complète. Tandis que le Système d’information de gestion des Ressources Humaines gère les données RH structurées (paie, carrière, absences), la GED prend en charge la dimension documentaire en centralisant l'ensemble des pièces associées aux agents. Grâce aux connecteurs natifs, la Gestion Électronique des Documents s'intègre avec le SIRH existant pour former un écosystème RH cohérent où les informations circulent entre les deux systèmes, offrant une vue complète des dossiers agents.
Investir dans une GED RH spécialisée permet de répondre aux obligations légales de gestion des dossiers agents que le SIRH ne couvre pas entièrement. L'outil apporte un gain de productivité mesurable (réduction de 50% du temps de recherche documentaire), renforce la sécurité juridique (conformité avec l'arrêté de 2012) et améliore la qualité de service aux agents. Le retour sur investissement se concrétise généralement en moins de 18 mois grâce aux économies réalisées sur le traitement administratif et la sécurisation des processus RH.
La GED Efalia s'intègre naturellement dans l'écosystème informatique grâce à son architecture API-first et ses connecteurs natifs avec les principaux SIRH du secteur public. L'intégration se fait par phases, en commençant généralement par la connexion avec le SIRH, puis avec les autres systèmes existants (parapheur électronique, portail agent, etc.). Les équipes techniques accompagnent l'établissement à chaque étape pour garantir une intégration fluide et sans impact sur les opérations quotidiennes.
Le déploiement d'une GED RH suit généralement quatre phases principales : l'audit et le cadrage (analyse des besoins et définition du plan de classement), le paramétrage technique (installation et configuration), la migration des données (import sécurisé des documents existants) et enfin la formation des utilisateurs. Un chef de projet dédié accompagne la collectivité tout au long du processus, avec une méthodologie éprouvée qui garantit une mise en œuvre maîtrisée et une adoption optimale par les utilisateurs.
Contrairement à SharePoint qui est un outil généraliste de stockage documentaire, une GED RH spécialisée offre un plan de classement structuré conforme à la réglementation publique, une gestion automatisée du cycle de vie des documents, des connecteurs natifs avec les SIRH du secteur public et des fonctionnalités dédiées comme le coffre-fort numérique. La Gestion Électronique des Documents garantit l'intégrité et la traçabilité des dossiers agents, assurant toujours l'accès à la bonne version du document au moment opportun.