GED RH | Logiciel de gestion et dématérialisation du Dossier Agent
Sécuriser les dossiers individuels de vos agents est désormais une obligation légale
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La GED RH, le garant de l'intégrité de vos dossiers agents à chaque étape
Toutes les informations RH dans un référentiel unique et fiable
Le logiciel GED Efalia, labellisé Numérique Responsable, agit comme un point central de collecte pour tous vos documents Ressources Humaines, quelle que soit leur origine grâce à de nombreux connecteurs.
→ Capture
Capturez automatiquement les informations depuis votre SIRH (synchronisation), vos emails, vos scanners ou vos formulaires Portal...
→ Plan de classement
Rassemblez l’ensemble des éléments du dossier agent : contrats, avenants, fiches de paie, documents d'identité et arrêtés dans un espace structuré,.
→ Nommage dynamique
Vos métadonnées se mettent à jour en temps réel dans notre outil, garantissant une base documentaire fiable et cohérente.
L'information RH authentique, tracée et à jour
Contrôlez précisément quel membre du personnel accède à quoi grâce à une gestion des droits ultra-fine par profil, type de document ou zone géographique.
→ Tracez chaque modification avec un historique complet des versions documentaires.
→ Accédez à distance aux dossiers agents, sur notre solution et depuis n'importe quel appareil, sans compromettre la sécurité des données sensibles.
→ Fluidifiez les échanges entre services tout en respectant la confidentialité des informations RH grâce aux habilitations.
→ Transformez votre GED en véritable plateforme collaborative adaptée aux enjeux du secteur public.
Exploitation sécurisée et conforme des données relatives aux Ressources Humaines
Retrouvez instantanément toute information grâce à la recherche avancée multi-critères directement sur notre interface
→ Recherche rapide
Accédez instantanément à l’information RH pertinente grâce à un moteur de recherche intelligent intégré au logiciel, avec filtres dynamiques et classement contextuel des résultats. .
→ Recherche avancée
Isolez rapidement les documents dont vous avez besoin grâce à une recherche multi-critères puissante. Identifiez avec précision un ensemble ciblé ou le document exact, même au sein de vastes archives RH.
→ Favoris & Historique
Optimisez votre quotidien avec des fonctionnalités d’archivage, de favoris et d’historique intelligents. Retrouvez en un clic vos recherches clés, vos documents récents et les dossiers prioritaires.
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Exemples d'usages pour la GED RH dans le secteur Public
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Découvrez nos solutions complémentaires
FAQ
La GED Efalia remplace-t-elle un système d'information de gestion des Ressources Humaines ?
Non, la GED ne remplace pas le SIRH mais le complète. Tandis que le Système d'information de gestion des Ressources Humaines gère les données RH structurées (paie, carrière, absences), la GED prend en charge la dimension documentaire en centralisant l'ensemble des pièces associées aux agents. Grâce aux connecteurs natifs, la Gestion Électronique des Documents s'intègre avec le SIRH existant pour former un écosystème RH cohérent où les informations circulent entre les deux systèmes, offrant une vue complète des dossiers agents.
Pourquoi investir dans un outil GED supplémentaire alors que l'établissement dispose déjà d'un SIRH ?
Investir dans une GED RH spécialisée permet de répondre aux obligations légales de gestion des dossiers agents. L'outil apporte un gain de productivité mesurable, renforce la sécurité juridique (conformité avec l'arrêté de 2012) et améliore la qualité de service aux agents. Le ROI se concrétise généralement en moins de 18 mois.
Comment intégrer une Gestion Électronique des Documents RH dans l'écosystème informatique existant ?
La GED Efalia s'intègre naturellement dans l'écosystème informatique grâce à son architecture API-first et ses connecteurs natifs avec les principaux SIRH du secteur public. L'intégration se fait par phases, en commençant par la connexion avec le SIRH, puis avec les autres systèmes existants.
Quelles sont les étapes pour mettre en place une GED RH dans une collectivité ?
Le déploiement suit 4 phases : audit et cadrage, paramétrage technique, migration des données et formation des utilisateurs. Un chef de projet dédié accompagne la collectivité tout au long avec une méthodologie éprouvée.
Quelle est la différence entre SharePoint et une GED spécialisée pour la gestion des dossiers agents ?
Contrairement à SharePoint qui est un outil généraliste, une GED RH spécialisée offre un plan de classement structuré conforme à la réglementation publique, une gestion automatisée du cycle de vie des documents et des connecteurs natifs avec les SIRH du secteur public.