Le logiciel de coffre-fort numérique professionnel
Coffre-fort numérique : La preuve légale au cœur de votre SI
Notre coffre-fort numérique garantit l’authenticité de vos documents, facilite vos audits et offre un espace de stockage sécurisé pour votre patrimoine informationnel.
Safe
100%
des documents conformes
-50%
des coûts d’archivage papier
+80%
de gain de temps de recherche
Le coffre-fort numérique simple et intégré
Gardez une copie certifiée dans notre coffre-fort
Intégrez le coffre-fort dans vos applications
Trouvez instantanément tous vos documents
AVANTAGES
Sécurité
Efalia Safe propose un espace de stockage en ligne sécurisé de A à Z. Notre solution vous permettra d’archiver bulletins de salaire, contrats, factures, documents administratifs et autres fichiers sans le moindre risque de fuite grâce au chiffrement des données. Idéal pour la protection de données sensibles.
Conformité
Efalia Safe est un coffre-fort digital professionnel certifié NF 203 CCFN qui garantit dans le temps l’intégrité, la valeur probatoire, la conformité RGPD et la confidentialité de vos documents. Elle fait l’objet d’une nouvelle certification chaque année par un organisme habilité.
Accessibilité et simplicité
Tous vos documents sont accessibles en ligne depuis notre interface web sécurisée, pensée pour une utilisation simplifiée. Avec Efalia Sign, archivez, consultez et partagez vos documents en à peine quelques clics.
Ouverture et intégration
Notre solution dispose d’une API sécurisée qui permet de réaliser des intégrations avec différentes plateformes de gestion documentaire, qui respectent les mêmes standards d’opérabilité. Nous pouvons également associer à Efalia Sign notre logiciel GED, Efalia Doc.
Garantissez la sécurité et la conformité de tous vos documents critiques
Avec une intégration totale dans votre SI, notre coffre-fort numérique vous garantit la simplicité d’usage en plus de la conformité légale de vos documents.
Documents RH
Stockez automatiquement les documents RH dans un espace personnel et sécurisé, accessible à tout moment par vos salariés. Respectez les obligations légales, garantissez l’intégrité des données et simplifiez l’accès à l’information RH.
- Bulletins de paie dématérialisés
- Contrats de travail, avenants, attestations RH
- Solde de tout compte et certificats de départ
- Justificatifs fiscaux et sociaux (DUE, attestations employeur…)
- Compte-rendus d’entretien ou d’évolution
Documents clients/fournisseurs
Archivez automatiquement les documents échangés avec vos clients ou fournisseurs dans un espace sécurisé, traçable et accessible à tout moment. Gagnez en sérénité, facilitez vos contrôles et respectez vos obligations légales.
- Contrats de prestation, commandes et devis signés
- Factures, avoirs, bons de livraison ou de réception
- Justificatifs légaux (KBIS, attestations, certificats d’assurance…)
- Courriers de réclamation ou de litige
- Preuves de dépôt ou d’envoi sur portail client / fournisseur
Documents qualité
Conservez l’ensemble de votre documentation qualité dans un espace sécurisé, horodaté et conforme aux exigences normatives. Préparez vos audits sereinement, assurez la traçabilité et maîtrisez vos historiques documentaires.
- Référentiels qualité (ISO, IFS, HACCP, etc.) et versions successives
- Rapports d’audit, revues de direction, plans d’action
- Enregistrements qualité (PV de contrôle, checklists, non-conformités)
- Fiches de poste, procédures, modes opératoires validés
- Preuves de formation, habilitations et certifications
efal.ia
Allez plus loin ! utilisez notre plateforme comme
base de connaissance IA et connectez-la à vos agents / LLM
Vos IA et agents 3x plus performants
La Gestion electronique de documents est l’outil idéal pour structurer une base de connaissance optimisée pour l’IA.
- Métadonnées
- Droits utilisateurs
- Gabarits de vectorisations
- Droits utilisateurs
- Gabarits de vectorisations
Les objectifs de déploiement des solutions Efalia visaient le gain d’espace physique (avec destruction des documents papiers après numérisation), diminution des temps de traitement ainsi qu’un meilleur respect du RGPD en améliorant la gestion du cycle de vie des documents. C’est chose faite avec Efalia Doc et Efalia Safe.
Responsable SI
Département de la Marne
*mot compte double pour les utilisateurs
de gestion documentaire
1. Bien penser l’architecture du système d’information
Il faut comprendre précisement vos besoins fonctionnels pour integrer les bons outils aux bons endroits... Nous pouvons mettre toutes les connexions du monde, ce qui garantira le succès de votre plateforme documentaire se sont les parcours utilisateurs !
2. Connecter les outils et supprimer les interfaces en doublon
100% intégré, invisible !
Pilotez nos services directement depuis vos applications métiers.
Le moteur documentaire fonctionne en arrière-plan tandis que vos utilisateurs conservent leurs habitudes de travail.
Intégré mais accessible
Combinez le meilleur des deux mondes : accédez à vos documents depuis notre interface intuitive tout en permettant des interactions fluides avec vos applications métiers.
Accès autonome
Utilisez notre interface comme point d'entrée principal de votre gestion documentaire, tout en conservant la possibilité de vous connecter à vos autres applications.
3. Faire appel à des experts passionés qui sauront vous guider
Travaillez avec une entreprise dont la mission est
Réinventer la collaboration
autour d’une information
de confiance
Que ce soit par nos équipes ou par nos intégrateurs certifiés, triés sur le volet, nous ferons tout pour que votre projet puisse transformer votre manière de travailler.
Trouvez un intégrateur certifié >Allez plus loin et complétez votre plateforme documentaire :
Efalia Doc
Gestion documentaire
Logiciel de gestion électronique de documents
Efalia Process
Processus automatisés
Solution de BPM / workflows automatisés
Efalia Capture
Capture intelligente
Solution d’importation et capture de documents
Efalia Portal
Portail d’échange
Logiciel de portail d’échange en ligne, personnalisable.