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Vous êtes gestionnaire RH dans la fonction publique. Vous savez que vos dossiers agents sont dispersés entre SharePoint, armoires et disques partagés. Et vous savez très bien que l'arrêté du 21 décembre 2012 impose un cadre strict que personne ne respecte vraiment.
Mais comment dématérialiser sans s'exposer à un rejet par les Archives Départementales ?
La gestion documentaire RH dans le secteur public répond à des exigences qui vont bien au-delà du secteur privé : cadre réglementaire strict, statuts multiples, actes administratifs normés, durées de conservation encadrées par les Archives, organisations complexes avec mutualisations.
Ce guide vous donne toutes les clés pour y arriver.
Ce que contient ce complément spécial :
1️⃣ Le cadre réglementaire : l'arrêté du 21 décembre 2012
Le socle obligatoire pour tout projet de DIA numérique. Liste des pièces autorisées, traçabilité, intégrité, droits d'accès, conservation : tout est défini. Sans conformité = zéro valeur probatoire.
2️⃣ Les 22 catégories du Dossier Individuel de l'Agent
État civil, recrutement, carrière titulaire/contractuel, Recrutement – art. L. 4139-2 du code de la défense, recrutement contractuel handicapé, Non-titularisation, Détachement / intégration, Mise à disposition
… Chaque catégorie a ses règles. Votre plan de classement doit les respecter rigoureusement.
3️⃣ Gérer la diversité des statuts
Titulaires, stagiaires, contractuels droit public/privé, vacataires, détachés : chaque statut implique des documents différents et des règles de gestion spécifiques. Comment structurer votre GED pour ne rien mélanger ?
4️⃣ Focus : les arrêtés, cœur du dossier de carrière
Plus de 3 000 types d'arrêtés référencés. Comment les gérer sans créer 3 000 gabarits ? La solution du gabarit générique + métadonnée "Nature de l'acte".
5️⃣ Organisations multi-établissements et mutualisations
Communes + CCAS, intercommunalités, départements + collèges : comment cloisonner les droits d'accès tout en permettant la mobilité inter-établissements ?
6️⃣ Durées de conservation et versement aux Archives
DUA, DUC, sort final (A/D/T), format SEDA, connecteur SAE : tout ce qu'il faut savoir pour préparer le versement aux Archives Départementales sans improviser.
7️⃣ Checklist de conformité et erreurs à éviter
Les 12 points de contrôle pour valider que votre GED RH est conforme au cadre public. Et les 4 erreurs fréquentes qui exposent votre collectivité à des risques juridiques.
Pourquoi ce guide est indispensable ?
Parce que la dématérialisation du DIA ne se décrète pas. Elle se construit avec méthode, rigueur, et une connaissance fine du cadre réglementaire.
16 pages. 7 chapitres. Checklist de conformité incluse. Vous lisez, vous contactez vos Archives, vous structurez.
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