COLAS DIGITAL optimise sa gestion documentaire RH avec Efalia Compose

COLAS a modernisé sa gestion documentaire RH en remplaçant un système obsolète par les solutions Efalia Compose et Efalia Doc. Ce projet d'envergure a transformé la génération et le stockage des documents RH pour 35 000 collaborateurs et 970 gestionnaires, avec une automatisation complète du traitement des bulletins de paie et de leur distribution en coffre-fort numérique. Les résultats incluent une économie d'échelle significative, une autonomie totale dans la conception documentaire, et un taux de couverture de 100% pour tous les types de documents RH utilisés quotidiennement.

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Défi

Après 20 ans d'utilisation du même système, COLAS faisait face à plusieurs défis critiques :

• Obsolescence technique de son système d'édition documentaire RH basé sur Crystal Report et SAP BO

• Nécessité de moderniser l'infrastructure avec une petite équipe de seulement 2,5 ETP

• Exigences élevées en cybersécurité dans un contexte technique complexe

• Besoin de souveraineté et de maîtrise totale sur la production documentaire

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Solution

Une architecture intégrée combinant plusieurs solutions Efalia a été déployée pour répondre aux besoins spécifiques de COLAS en matière d'éditique.

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Efalia Compose et Efalia Doc

• HR Access : Production des données sur moteur AIX avec formats variés (txt, csv, xml)

• Efalia Compose : Génération des documents PDF sur VM Linux et envoi vers coffre-fort numérique

• Efalia Doc : Stockage et gestion documentaire avec plan de classement adapté à l'entreprise

• Efalia Login : Authentification SSO facilitant l'accès sécurisé

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Résultats

Transformation numérique complète de la gestion documentaire

Le déploiement des solutions Efalia a permis à COLAS de moderniser entièrement son système documentaire RH, d'automatiser les processus critiques et de garantir une sécurité renforcée. Cette transformation a libéré les gestionnaires RH des tâches manuelles chronophages tout en offrant une maîtrise totale sur la production documentaire.

• Automatisation complète : 54 types de documents RH gérés (21 à la demande, 9 mensuels, 24 post-paie)

• Communication fluide : Lien spécifique entre HR Access, Compose, coffre-fort numérique et EfaliaDoc

• Sécurité renforcée : Gestion optimisée des certificats et firewall en contexte international

• Industrialisation : Capacité à reproduire facilement de nouveaux états à la demande des RH

• Couverture complète : Objectif de couverture documentaire atteint à 100%

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Retour sur investissement

• Économies d'échelle : Rationalisation des coûts de maintenance et réduction du nombre de prestataires

• Gains d'autonomie : Indépendance totale dans la conception et le stockage des documents RH

• Pérennité : Solution robuste conçue pour durer 20 ans

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