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Vos équipes RH perdent 3 à 6 heures par semaine à chercher des documents. Contrats égarés, bulletins dans trois dossiers différents, versions qui prolifèrent. Une question revient : GED RH ou SIRH ?
Fausse opposition. Une GED RH gère vos documents (PDF, scans). Un SIRH pilote vos processus (paie, congés, workflows). Les deux sont complémentaires.
L'essentiel à retenir
Le constat :
• 67% des entreprises ont un classement RH non homogène
• 1,8 heure/jour perdues à chercher (McKinsey)
• 40-60% de gain avec une GED structurée
La distinction :
• GED RH = documents non structurés (PDF, scans)
• SIRH = données structurées + workflows (paie, congés)
L'approche gagnante : Commencer par votre besoin urgent (documentaire ou processuel), prouver la valeur, étendre.
Que choisir entre GED RH et SIRH pour ses documents ?
Une GED RH gère vos documents, un SIRH pilote vos processus. Choisissez selon votre besoin principal : archivage (GED) ou automatisation (SIRH).
67% des entreprises ont un classement non homogène. Versions qui prolifèrent, audits ratés, temps perdu.
Une GED impose un plan de classement normalisé. Un SIRH impose des workflows standardisés. Les deux apportent de la structure.
Mais : Une GED ne calcule pas la paie. Un SIRH ne conserve pas vos PDF sur 10 ans. Chacun son métier.
L'enjeu ? Ne pas créer un silo. Une GED déconnectée oblige à ressaisir. Un SIRH sans GED laisse les documents éparpillés. L'interopérabilité dans une GED RH est la clé.
Logiciel de GED RH (Gestion Electronique des Documents pour les Ressources Humaines)
Une GED RH centralise tous vos documents RH dans un coffre-fort numérique. Contrats, bulletins, justificatifs : tout est indexé, retrouvable en secondes.
Un drive stocke. Résultat : "Contrat_V2_FINAL.pdf" côtoie "Contrat_Mars.pdf". Quelle version ? Personne ne sait.
Une GED structure et automatise. Plan de classement normalisé, métadonnées standardisées (matricule, type doc, durée conservation), droits d'accès fins, cycle de vie automatisé (création, validation, classement, archivage, suppression RGPD).
Le gain ? Contrat de 2019 retrouvé en 10 secondes. 700 000 documents migrés en 4 mois (Loire-Atlantique, 5000 agents, 6 territoires).
En quoi ça consiste ?
3 briques techniques :
Plateforme web sécurisée : accessible navigateur, PC/tablette/smartphone. Télétravail = mêmes accès.
Base documentaire : stocke et indexe tous fichiers (PDF, Word, Excel). Enrichissement auto : matricule SIRH, type détecté, date horodatée.
Connecteurs API : dialogue auto avec SIRH (Sage, Cegid, Sopra HR, HR Access, Berger-Levrault, Ciril), signature électronique, portails RH. Création salarié SIRH = dossier auto GED. Zéro ressaisie.
4 types de documents à centraliser :
- Dossier collaborateur (contrats, avenants, attestations)
- Docs administratifs (bulletins archivés, déclarations, accords)
- Pièces sensibles (arrêts maladie, certificats URSSAF)
- Obligations légales (conservation 5-50 ans)
Nouveau collaborateur ? Dossier créé auto, documents générés avec données SIRH, envoi signature électronique, classement auto. 50-70% temps recherche gagné. 90% erreurs classement éliminées.
Quand est-ce pertinent ?
Checklist : la GED RH est faite pour vous si...
☐ Plus de 500 collaborateurs ou 100 000+ documents
☐ Conservation 10-50 ans obligatoire
☐ Multi-sites / télétravail 60%+
☐ Audits fréquents (URSSAF, prud'hommes)
☐ 3-6h/semaine perdues à chercher
☐ Pas de paie internalisée complexe
☐ Traçabilité complète nécessaire
4 cases cochées ou + = GED RH prioritaire.
SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines)
Un SIRH pilote les processus RH : paie, congés, absences, formation, recrutement. Il traite des données structurées et automatise.
SIRH = données structurées. Nom, salaire, congés, variables paie. Calculs, workflows, reportings.
GED = documents non structurés. PDF contrats, scans, justificatifs. Prouve ce que le SIRH enregistre.
Exemple : SIRH enregistre "Emma, CDI 15/03/2024, 35K€". GED stocke contrat signé, pièce identité, bulletins. Vision 360°.
Accompagner GED RH et SIRH permet de créer un écosystème cohérent : SIRH = cerveau, GED = mémoire. Dialogue via API.
Quelle est la fonction d'un SIRH ?
5 fonctions clés :
Paie : Calculs auto (brut, cotisations, variables), bulletins, DSN. Zéro erreur, conformité URSSAF.
Temps & absences : Congés, RTT, validation hiérarchique auto. Congé posé lundi → validation auto → solde mis à jour. Manager valide depuis smartphone.
Self-service : Accès 24/7 pour poser congés, télécharger bulletins, consulter soldes. 70% demandes admin disparaissent.
Reportings : Tableaux de bord temps réel (effectifs, masse salariale, turnover, absentéisme). Décisions pilotées par données.
Workflows : Recrutement, formation, évaluation. Processus standardisés.
Cas : 1000 collaborateurs, statuts multiples, variables mensuelles. 2 jours/mois calculs manuels → SIRH divise par 10.
Quand le préférer à une GED RH ?
Privilégier SIRH si :
✅ Paie interne complexe (variables, primes, statuts variés)
✅ Workflows multi-niveaux
✅ Portail collaborateur avancé
✅ Reportings RH stratégiques
✅ Temps de travail sophistiqués (modulation, heures sup, forfaits jours)
Attention : un SIRH ne remplace pas une GED pour conservation légale contrats (5 ans) et bulletins (50 ans). Besoin des deux.
Efalia : l'outil qui combine GED RH et SIRH
Efalia réunit GED RH et interopérabilité SIRH dans un écosystème unifié. Vos données structurées (SIRH) et vos documents (GED) dialoguent automatiquement. Le résultat ? Zéro ressaisie, zéro rupture, traçabilité complète.
Comment ça marche concrètement ?
Un collaborateur est embauché dans votre SIRH. Son dossier se crée automatiquement dans la GED avec ses données (nom, matricule, service). Les documents types sont générés, envoyés en signature électronique, puis classés automatiquement une fois signés. Accès au portail RH dès le premier jour. Sans intervention manuelle.
Un changement de service dans le SIRH ? Les droits d'accès s'ajustent automatiquement dans la GED. L'ancien manager perd l'accès, le nouveau le gagne. Instantanément.
Un départ enregistré ? Le dossier bascule en archivage légal automatique. Conservation 5 ans pour le contrat, 50 ans pour les bulletins. Purge conforme RGPD à l'issue. La conformité devient invisible.
L'interopérabilité native
Efalia dialogue avec les principaux éditeurs SIRH : Sopra HR, Cegid, Sage, Talentia, HR Access, Payfit (privé) ; Berger-Levrault, Ciril Group (public). Approche API-first : développement sur-mesure possible si besoin.
Le cycle documentaire de bout en bout
Composition contrats (fusion données SIRH) → Signature électronique → GED → Archivage probant (SAE certifié) → Portail RH. Un écosystème cohérent, pas une collection d'outils.
Les preuves terrain
COLAS Digital : 35 000 collaborateurs. 54 types de documents RH gérés automatiquement, couverture documentaire à 100%.
"On ne court plus après les documents, ni après l'info. Tout est là, fiable, structuré, accessible."
— Sébastien Beck, Chef de projet AMOA RH
Département de Loire-Atlantique : 5 000 agents, 6 territoires. 700 000 documents migrés en 4 mois, cloisonnement territorial sécurisé. Puis extension Finance et Marchés publics. 50 gestionnaires, 3 métiers, 1 plateforme.
De la GED RH à la GED transverse
Démarrer par les RH, prouver la valeur en 3 à 6 mois, puis étendre. Pourquoi ? Les problématiques documentaires sont les mêmes partout : Finance cherche des factures 20 minutes, comme RH cherche des contrats. Résultat : mutualisation de l'investissement, fin des silos, ROI multiplié.
Découvrez notre logiciel GED RH pour centraliser, sécuriser et automatiser vos documents RH.
Conclusion
GED ou SIRH ? Les deux. Pas forcément simultanément.
Douleur documentaire (chercher, éparpillement, audits) → GED RH. 50-70% temps recherche gagné.
Douleur processuelle (calculs manuels, workflows lourds, reporting inexistant) → SIRH. Automatisation, fiabilité.
Construire pour durer → Les deux avec interopérabilité. Salarié SIRH → dossier GED auto. Contrat signé → classement auto. Zéro ressaisie, traçabilité totale.
Erreur : Outils qui ne se parlent pas = silos, ressaisies, perte confiance.
La bonne GED RH ? Celle qu'on ne remarque plus. Vos gestionnaires travaillent, ne cherchent plus.
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