Une GED RH centralise, sécurise et automatise tous vos documents RH (contrats, bulletins, justificatifs). Elle s'intègre à votre SIRH pour former un écosystème complet : données structurées + documents. Résultat : fini les 3 à 6 heures perdues chaque semaine à chercher un contrat égaré.
Le problème est simple. 67% des entreprises déclarent que leurs documents RH sont classés de manière "non homogène" entre les services. Où est passé le contrat de Marie ? Combien de temps pour retrouver un justificatif d'absence de 2022 ? Ces questions, vous les connaissez.
Dans cet article : 6 avantages mesurables d'une GED RH, comment elle complète votre SIRH, et pourquoi elle peut devenir la première brique d'une GED transverse.
L'essentiel à retenir
Le constat :
- 3 à 6 heures/semaine perdues par DRH à chercher des documents mal classés
- 67% des entreprises ont un classement non homogène entre services
- 40 à 60% de réduction du temps de traitement administratif avec une GED structurée
La solution : Une GED RH complète naturellement votre SIRH. Elle structure, sécurise et automatise vos flux documentaires.
Les gains : Recherche ultra-rapide, conformité RGPD garantie, collaborateurs autonomes, gouvernance maîtrisée.
La perspective : De la GED RH à la GED transverse : structurer toute l'information de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'apporte une GED RH ?
GED RH vs Drive collaboratif : pourquoi la différence compte
Un drive stocke. Une GED structure, sécurise et automatise. Beaucoup confondent SharePoint, OneDrive ou Google Drive avec une véritable GED. Or, un drive collaboratif se limite à partager et stocker des fichiers, sans encadrement documentaire réel.
La différence clé : une GED applique des règles documentaires, gère les cycles de vie, trace chaque action, sécurise les accès et contrôle les durées de conservation. Un drive laisse chacun créer son propre classement. Résultat : dispersion, doublons, perte de traçabilité.
Comment la GED complète votre SIRH
Votre SIRH gère les données structurées (nom, prénom, salaire, absences en chiffres). La GED RH gère les documents non structurés (PDF contrats, scans bulletins, justificatifs, CV). Les deux sont complémentaires, pas concurrents.
Exemple concret : Votre SIRH enregistre "Emma, embauchée le 15/03/2024, CDI". La GED stocke et indexe automatiquement son contrat signé, sa pièce d'identité, ses bulletins mensuels. Résultat : vision 360° du dossier collaborateur.
L'interopérabilité repose sur des connecteurs bidirectionnels : création collaborateur SIRH → dossier GED auto-créé. Génération bulletin SIRH → archivage automatique dans la GED.
Votre SIRH reste le pilote. La GED RH devient son copilote documentaire.
Quels avantages à utiliser un logiciel de GED pour ses Ressources Humaines ?
1. Structuration et recherche ultra-rapide
Accès en 3 clics au lieu de 15 minutes de recherche. Avec un plan de classement structuré et une indexation normalisée, chaque document est retrouvable instantanément par nom, matricule, type ou date.
Combien de versions du même contrat circulent dans vos emails ? Trois ? Cinq ? Laquelle est la bonne ? Sans GED, vous ne savez pas. Avec une GED, il n'y a qu'une seule version : la dernière, horodatée, tracée.
Les chiffres parlent : un DRH perd en moyenne 3 à 6 heures par semaine à chercher des documents mal classés. Avec une GED, ce temps est divisé par 10.
📊 Loire-Atlantique : 700 000 documents migrés en 4 mois, 5 000 agents dont les dossiers sont accessibles instantanément.
Voir le cas client →
2. Gain de temps massif et automatisation des processus
40 à 60% de réduction du temps de traitement administratif RH. Concrètement ? Si vous passiez 10 heures par semaine sur l'administratif, vous tombez à 4 heures. 6 heures libérées pour accompagner vos équipes, piloter la GPEC, ou enfin boucler ce projet de marque employeur.
Comment ça marche ? Indexation automatique via données SIRH (nom, matricule, service), workflows paramétrés (validation congés, signature contrats), notifications automatiques (fin période d'essai, renouvellement CDD).
Vous pouvez avoir le meilleur SIRH du marché. Mais si vos équipes passent 2 heures par jour à classer des documents manuellement, vous avez perdu.
📊 Colas Digital : 35 000 collaborateurs, 970 gestionnaires RH & paie, 54 types de documents gérés automatiquement. "On ne court plus après les documents, ni après l'info." — Sébastien Beck.
Voir le cas client→
3. Sécurité renforcée et gouvernance des accès
Qui voit quoi ? La GED applique des droits granulaires par rôle. Avec le modèle VAMS (Voir / Ajouter / Modifier / Supprimer), chaque utilisateur accède uniquement aux documents autorisés.
Exemple : DRH accède à tout, gestionnaire paie aux bulletins uniquement, manager aux dossiers de son équipe, collaborateur à son propre dossier.
Traçabilité complète : logs horodatés sur chaque consultation, modification ou suppression. Lors d'un audit URSSAF : vous savez qui a accédé à quoi, quand.
Sans droits granulaires, votre GED devient un self-service documentaire. Bon courage pour expliquer pourquoi un stagiaire a consulté un dossier disciplinaire.
4. Conformité RGPD et cycle de vie maîtrisé
La date de cessation = clé de l'archivage automatique. La plupart des durées de conservation démarrent "après le départ du salarié". Sans cette métadonnée, impossible d'automatiser.
Conservation légale automatisée : contrats de travail (5 ans après départ), bulletins de paie (50 ans minimum), documents formation (6 ans).
Vous pouvez avoir la meilleure GED RH du marché. Mais si la date de cessation n'est pas renseignée dans le SIRH, l'archivage automatique reste impossible. Vous archivez à la main. Comme en 2005.
Exemple : Contrat signé en 2020, salarié parti le 01/03/2025 → conservation jusqu'au 01/03/2030 → suppression automatique. Conformité RGPD garantie.
5. Mobilité et accès distant sécurisé
Accès web sécurisé depuis n'importe où, sans VPN lourd. 60% des fonctions RH sont en télétravail régulier, les managers sont en déplacement : la mobilité est devenue indispensable.
Scénario du lundi matin : Votre DAF demande un contrat signé en 2022. Vous êtes en télétravail. Recherche dans la GED, export PDF, envoi : 2 minutes chrono.
6. Satisfaction collaborateurs et autonomie
Les collaborateurs accèdent en autonomie à leurs documents via un portail sécurisé. Résultat : moins de sollicitations RH, meilleure expérience employé.
Les bénéfices : autonomie (télécharger un bulletin sans attendre la RH), accès 24/7 depuis n'importe où, 70% des demandes administratives (bulletins, attestations) disparaissent.
Exemple : Sophie a besoin de ses 3 derniers bulletins pour un dossier de crédit. Avec la GED : connexion, téléchargement, 30 secondes.
Le logiciel de Gestion Electronique des Documents spécial RH d'Efalia
Efalia GED RH s'intègre nativement à votre SIRH, garantit la conformité réglementaire, et s'adopte rapidement.
Interopérabilité prouvée : connecteurs SIRH majeurs (Sage, SAP, Cegid, ADP...), API REST documentée, synchronisation automatique des métadonnées collaborateurs.
Conformité by design : RGPD natif, conservation légale paramétrée par type de document, hébergement France (HDS pour secteur santé), traçabilité complète pour les audits.
Simplicité d'appropriation : interface pensée utilisateur, formation 1 jour, adoption mesurée en 2 semaines. Pas de tunnel de 15 clics pour accéder à un bulletin.
Plateforme de services intégrée : GED + signature électronique + coffre-fort numérique + portail RH collaborateur. Un écosystème cohérent, pas une collection d'outils dispersés.
Et si vous alliez plus loin ? De la GED RH à la GED transverse
La problématique RH existe aussi en Comptabilité, Commercial, Achats. Une fois la GED RH maîtrisée, étendre progressivement à d'autres services devient naturel.
Les bénéfices d'une GED transverse : interopérabilité élargie (GED ↔ SIRH + ERP + CRM), recherche transverse depuis un point d'entrée unique, vision 360° client/fournisseur (contrats commerciaux + factures + documents RH des interlocuteurs).
Approche pragmatique : Phase 1 : GED RH. Phase 2 : Comptabilité. Phase 3 : Généralisation progressive.
La GED RH est souvent la porte d'entrée. Une fois ses bénéfices démontrés, l'entreprise comprend l'intérêt d'une structuration documentaire globale.
Conclusion
Une GED RH centralise, sécurise et automatise vos documents. Elle complète naturellement votre SIRH. Résultat : 40 à 60% de réduction du temps de traitement, conformité garantie, collaborateurs plus satisfaits.
C'est aussi la première étape vers une GED transverse d'entreprise.
Demander une démo Efalia GED RH
.png)
.png)
