Le département de la Loire Atlantique gère plus de 5000 dossiers agents dans la GED Ressources Humaines Efalia

Le département de Loire-Atlantique a mis en place une solution de gestion documentaire RH avec Efalia Doc pour remplacer son ancienne GED devenue obsolète. Ce projet de migration a permis de reprendre 400 gigaoctets de données représentant 700 000 documents PDF tout en modernisant l'infrastructure et en sécurisant l'accès aux dossiers agents.

Défi

Le département utilisait une ancienne GED depuis 2010 qui était arrivée en fin de vie, tant au niveau du socle logiciel que de l'infrastructure Solaris sous-jacente. Cette obsolescence nécessitait une migration urgente tout en conservant l'historique documentaire complet.

• Obsolescence de l'ancienne solution non maintenue

• Infrastructure Solaris en décommissionnement

• Nécessité de reprendre 400 gigaoctets de données historiques

• Besoin de maintenir la confidentialité des dossiers avec un cloisonnement géographique strict

• Organisation déconcentrée nécessitant une gestion fine des habilitations

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Solution

Après étude de trois scénarios (développement interne, extension d'un logiciel existant, solution tierce), le département a retenu Efalia Doc pour sa capacité d'intégration avec HR Access de Sopra et ses fonctionnalités de gestion documentaire avancées.

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Efalia Doc

• Interface quotidienne avec HR Access via flux CSV/XML

• Système de gestion des habilitations par territoire et fonction

• Plan de classement unique avec droits fins basés sur les métadonnées

• Architecture client-serveur avec distribution de scanners individuels

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Résultats

Migration réussie et organisation modernisée

La migration s'est déroulée progressivement de janvier à mars 2021, délégation par délégation, permettant une appropriation en douceur par les équipes. Les 700 000 documents ont été repris sans erreur notable grâce à un processus de découpage en 30 lots traités individuellement. L'organisation RH fonctionne désormais à 100% en mode dématérialisé pour la consultation des documents.

• Reprise de données : Migration complète des 700 000 documents PDF sans perte

• Cloisonnement sécurisé : Gestion fine des habilitations par territoire et fonction

• Automatisation : Synchronisation quotidienne des matricules depuis HR Access

• Autonomie opérationnelle : Administration fonctionnelle assurée par les équipes métier

• Ergonomie améliorée : Interface web moderne adaptée aux besoins des gestionnaires

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Chiffres clés

• Délai de migration : 4 mois pour une mise en œuvre complète

• Volumétrie traitée : 400 gigaoctets de données historiques

• Utilisateurs équipés : 50 à 70 gestionnaires RH sur l'ensemble des sites

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Retour sur investissement

• Sécurisation technique : Infrastructure modernisée et pérenne

• Continuité de service : Aucune interruption pendant la migration

• Flexibilité organisationnelle : Évolution possible du SI sans impact sur la production documentaire

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