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Vous lancez votre projet de structuration documentaire RH. Vous avez validé l'outil. Maintenant, le vrai travail commence : construire le plan de classement des documents RH. Par où commencer ? Quelles métadonnées définir ? Comment organiser les droits d'accès ? Quelle solution GED choisir parmi les logiciels du marché ?
Elvire Decremps, chef de projet GED RH chez Efalia (20+ ans d'expérience), a accompagné des dizaines de projets. Collectivités territoriales (5000 agents, 700 000 documents), grands groupes internationaux (35 000 collaborateurs). Toujours la même méthode. Toujours les mêmes questions. Toujours les mêmes pièges à éviter.
Voici sa méthode, étape par étape, comme si vous assistiez à une session de cadrage projet.
L'essentiel à retenir
6 étapes pour construire un plan de classement des documents RH solide :
☐ Comprendre la philosophie : normalisation = règles imposées (rigide mais puissant)
☐ Étape 1 : Partir des métadonnées du système RH existant, pas d'une feuille blanche
☐ Étape 2 : Structurer par service avec droits VAMS (Voir, Ajouter, Modifier, Supprimer)
☐ Étape 3 : Définir les métadonnées par gabarit (jouer sur les listes déroulantes)
☐ Étape 4 : Tester en conditions réelles avant déploiement
☐ Étape 5 : Intégrer cycle de vie et durées de conservation légales
☐ Étape 6 : Valider les connexions avec le référentiel collaborateurs pour éviter la double saisie
Résultat attendu : 40 à 60% de réduction du temps administratif. Division par 3 du temps de recherche documentaire. 85% d'erreurs de classement en moins.
Avant de commencer : comprendre la philosophie de la normalisation
Ce qu'il faut savoir :
Normaliser un plan de classement des documents RH, c'est imposer des règles communes à toute l'organisation via votre logiciel de gestion documentaire. Pas de liberté individuelle sur le nommage. Pas d'improvisation sur les métadonnées. Même structure pour tous les dossiers collaborateurs. Mêmes droits par rôle.
Pourquoi normaliser ?
1. Source de vérité unique : Le contrat signé en mars 2024 est au même endroit pour tous. Fini les doublons.
2. Auditabilité complète : Qui a consulté ? Modifié ? Supprimé ? Tout est tracé.
3. Interopérabilité : Votre système RH et votre solution documentaire communiquent. Zéro ressaisie.
La contrepartie : la rigidité
Une fois déployé, modifier le plan de classement peut être complexe. Changer une métadonnée obligatoire sur 700 000 documents ? C'est simple (c'est l'avantage d'un logiciel GED) mais modifier la philosophie de votre plan de classement parce que vous voulez finalement une gestion par Établissement ? Complexe !
Tableau : Classement ad hoc vs Classement normalisé
💡 Info clé :
Si vous ratez la conception initiale, vous traînez les erreurs pendant des années. D'où l'importance de bien faire dès le départ.
Étape 1 : Partir de l'existant, pas d'une feuille blanche
Objectif :
Identifier exhaustivement l'organisation de votre dossier collaborateur actuel et récupérer les métadonnées déjà disponibles dans l'entreprise (notamment le Système d'Information Ressources Humaines - SIRH) avant de paramétrer votre solution GED RH.
Points importants :
- Lister le contenu actuel : Contrats, bulletins de paie, entretiens annuels, arrêts maladie, formations, sanctions, documents médicaux, certifications.
- Récupérer les métadonnées du référentiel collaborateurs : Matricule, nom, service, date d'entrée, statut, date de sortie. Ces données existent déjà dans votre SIRH. Ne les ressaisissez pas dans votre logiciel documentaire.
Ajoutez uniquement les métadonnées manquantes (type de contrat, date de cessation). Faites simple au départ, complexifiez ensuite.
💡 Conseil Elvire :
"Trop souvent, on part d'une feuille blanche alors qu'on devrait partir de l'existant : le SIRH, les métadonnées déjà là, les besoins terrain. La clé, c'est de faire simple au démarrage, puis de complexifier si besoin. Pas l'inverse."
Étape 2 : Structurer par service et par droits d'accès
Objectif :
Regrouper les documents selon "qui consulte quoi" pour créer des sous-ensembles logiques avec des droits d'accès fins adaptés à chaque rôle métier dans votre GED RH.
Points importants :
→ Structurer par service RH :
- Carrière : contrats, avenants, arrêtés
- Paie : bulletins, déclarations sociales
- Formation : attestations, certifications
- Santé : arrêts maladie, visites médicales
- Recrutement : CV, comptes-rendus d'entretiens
→ Appliquer les droits VAMS (Voir, Ajouter, Modifier, Supprimer) par rôle :
Un gestionnaire paie voit et ajoute des bulletins, ne modifie pas les contrats. Un manager voit les entretiens de son équipe, n'accède pas aux bulletins. Un gestionnaire carrière a tous droits sur contrats et arrêtés.
→ Anticiper le cloisonnement si nécessaire : Organisation multi-sites ? Prévoir des permissions par périmètre géographique dans la solution.
Tableau : Exemple de matrice de droits VAMS
Légende : V = Voir | A = Ajouter | M = Modifier | S =Supprimer
💡 Info clé :
Cette structuration évite les erreurs humaines. Impossible de supprimer un document sans le droit. Impossible d'accéder aux bulletins si vous êtes manager. La Gestion Électronique de Documents (GED) impose la règle, pas l'humain.
Étape 3 : Définir les métadonnées par gabarit de fichier
Objectif :
Valider les métadonnées RH obligatoires par type de document pour garantir une indexation homogène dans votre logiciel.
Points importants :
- Chaque type de document = métadonnées spécifiques : Un bulletin de paie ≠ un contrat ≠ un entretien annuel.
- Définir des gabarits documentaires par type :
- Contrat : Type [CDI, CDD, Alternance], Date signature, Matricule, Service
- Bulletin : Période, Matricule, Montant net, Statut [Validé, À archiver]
- Contrat : Type [CDI, CDD, Alternance], Date signature, Matricule, Service
- Jouer sur les listes déroulantes : Un gabarit "Contrat" avec champ "Type" à choix multiples. Pas 3 gabarits séparés. Limitez la complexité de votre solution GED.
- Intégrer une date de cessation : Un collaborateur part en mars 2025 ? Ses documents basculent en archivage 5 ans après (mars 2030).
💡 Conseil Elvire :
"Jouez sur les listes pour éviter de multiplier les gabarits. Pensez à la date de cessation dès le départ pour l'archivage automatique."
Étape 4 : Tester en simulant des recherches réelles
Objectif :
Valider l'efficacité du plan de classement avant déploiement en simulant des recherches par rôle métier dans votre logiciel de gestion documentaire.
Points importants :
- Simuler des recherches par persona :
- "Gestionnaire formation : je trouve les attestations en moins de 30 secondes ?"
- "Manager : j'accède aux entretiens sans voir les bulletins ?"
- Tester plusieurs scénarios : Accès rapide, filtres par métadonnées, exports.
- Vérifier cohérence permissions / besoins métier : Un gestionnaire paie accède rapidement aux bulletins. Un manager ne voit pas les documents confidentiels.
- Ajuster avant déploiement : Si un scénario bloque, modifiez le paramétrage de votre GED. Mieux vaut 2 semaines de tests que 6 mois de correction.
💡 Info clé :
Testez, corrigez, validez. Puis déployez. Une phase pilote bien menée évite 80% des problèmes post-go-live.
Étape 5 : Définir le cycle de vie et les règles d'archivage
Objectif :
Intégrer les durées de conservation légales (DUA/DUC) dans votre solution documentaire pour automatiser l'archivage et garantir la conformité RGPD, CNIL, Code du travail.
Points importants :
- Chaque document RH a une durée de conservation légale : Ne pas les connaître expose à des risques lors des contrôles.
- Durées de conservation principales :
- Automatiser les règles dans votre logiciel GED : Contrat janvier 2020, salarié parti mars 2024 → archivage jusqu'en mars 2029, puis suppression.
- Simplifier au démarrage : Hésitation entre 3 et 5 ans ? Prenez 5 ans.
💡 Conseil Elvire : "Qui peut le plus peut le moins. Simplifiez au démarrage. Hésitation entre 3 et 5 ans ? Prenez 5 ans. Affinez ensuite."
Étape 6 : Valider les connexions avec le SIRH et les outils existants
Objectif :
S'assurer que les informations remontent en continu du référentiel collaborateurs vers la solution GED. Zéro double saisie. Zéro décalage entre le SIRH et le logiciel documentaire.
Points importants :
- Synchronisation quotidienne : Matricule, nom, service, date d'entrée, date de sortie remontent en continu dans la GED. Un changement de service dans le SIRH = mise à jour du dossier documentaire.
- Vérifier les flux entre vos outils :
- Signature électronique → Solution documentaire
- Paie → Logiciel GED + coffre-fort numérique
- SIRH (création collaborateur) → création dossier dans la solution
- Interfaçage technique : CSV, XML, API. L'important : continu, quotidien, fiable.
- Éviter les ressaisies : Vos gestionnaires ressaisissent les matricules entre le SIRH et votre logiciel ? Vous avez perdu. Interfacez tout.
💡 Info clé :
Chaque action déclenche une mise à jour cohérente dans la GED. Pas de ressaisie. Pas d'oubli. Pas de décalage. Condition de l'efficience.
Conclusion : Une structuration des documents RH bien pensée ne se décrète pas
Une structuration des documents RH solide se construit pas à pas via un plan de classement des documents RH éprouvé. Partez de l'existant. Structurez par service et droits. Testez avant déploiement dans votre solution GED. Intégrez les durées légales. Interfacez votre logiciel documentaire avec vos outils existants.
Résultat ? 40 à 60% de gain de temps admin. Source unique de vérité. Conformité garantie. Gestionnaires qui cherchent moins, créent plus de valeur.
La méthode d'Elvire Decremps a été testée sur des dizaines de projets. Elle fonctionne. Elle évite les pièges. Elle garantit une appropriation rapide de votre GED RH.
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