Le groupe SETIN optimise la gestion de ses factures clients avec Efalia Doc

Face à un volume croissant de documents papier et aux difficultés de recherche qui en découlaient, le Groupe SETIN a choisi la solution de Gestion Électronique de Documents d'Efalia pour dématérialiser ses factures clients et bons de livraison. Après 8 ans d'utilisation, la solution est devenue indispensable à l'activité quotidienne de l'entreprise, offrant gain de temps, sécurité des données et accès rapide aux documents pour tous les collaborateurs.

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« Depuis 8 ans, nous utilisons la solution de gestion électronique de documents d’Efalia pour l’intégration en GED des factures clients produites par notre ERP. Un système de LAD/RAD permet la lecture et le classement automatique en GED des éditions produites tous les mois par l’ERP.

Aussi, nous avons déployé la solution GED d’Efalia pour la gestion des bons de livraisons. Les bons sont scannés par les utilisateurs et envoyés directement dans le dossier de la base archive, ensuite ils sont indexés par une opératrice.  Grace à une lecture code à barre, les bons de livraisons (émargés) sont classés automatiquement en GED.

La solution GED d’Efalia constitue aujourd’hui une base d’information importante (plusieurs Go de données) disponible pour tous les collaborateurs du groupe SETIN en fonction de leurs habilitations. »

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Défi

Le Groupe SETIN, avec sa longue histoire depuis 1920, faisait face à plusieurs défis dans la gestion de sa documentation :

• Gestion d'un volume croissant de documents papier dû à la progression rapide de l'entreprise

• Manque d'espace physique pour stocker les documents

• Temps de recherche de plus en plus longs pour retrouver un document spécifique

• Besoin de sécuriser l'accès aux documents avec des droits utilisateurs spécifiques

• Nécessité d'améliorer la gestion des factures clients et des bons de livraison

• Volonté de permettre aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur la gestion documentaire

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Solution

Pour répondre à ces défis, le Groupe SETIN a choisi la solution de Gestion Électronique de Documents d'Efalia.

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Efalia Doc

• Solution de GED parfaitement intégrée à l'ERP existant

• Système de LAD/RAD (Lecture/Reconnaissance Automatique de Documents)

• Classement automatique des documents via lecture de codes-barres

• Indexation personnalisée des documents

• Gestion fine des droits utilisateurs et des habilitations

• Interface conviviale et intuitive

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Résultats

Après huit années d'utilisation, la solution GED d'Efalia est devenue un outil indispensable au fonctionnement quotidien du Groupe SETIN. La dématérialisation des factures clients et des bons de livraison a transformé les processus de l'entreprise, apportant efficacité, sécurité et accessibilité à l'information pour tous les collaborateurs.

La solution GED d'Efalia a permis au Groupe SETIN de réaliser une transformation numérique complète de ses processus documentaires. L'intégration des factures clients produites par l'ERP se fait désormais automatiquement dans la GED, tandis que la gestion des bons de livraison bénéficie d'une automatisation grâce à la lecture des codes-barres.

Ces évolutions ont considérablement réduit les temps de recherche documentaire et libéré de l'espace physique. La sécurité des données est assurée par un système robuste de gestion des droits d'accès, permettant un partage contrôlé de l'information entre les différents services.

Cette solution constitue aujourd'hui une base documentaire centralisée et sécurisée, accessible à l'ensemble des collaborateurs selon leurs habilitations.

• Dématérialisation complète : Intégration automatique des factures clients de l'ERP vers la GED

• Automatisation des processus : Lecture automatique et classement des bons de livraison par code-barres

• Sécurité renforcée : Gestion fine des droits d'accès selon les profils utilisateurs

• Gain d’espace : Élimination des archives papier qui débordaient des bureaux

• Accessibilité : Documents disponibles instantanément pour tous les services habilités

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