19 200 demandes dématérialisées, un coût divisé par 3 : l'Allier réinvente le service public avec la plateforme Efalia

LES DÉFIS

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Le Département de l'Allier faisait face à plusieurs défis dans la gestion de ses services et documents :

• Nécessité de moderniser les processus de traitement des dossiers d'aides sociales, premier poste de dépenses du département
• Besoin d'améliorer l'accessibilité des services pour les bénéficiaires du handicap et leurs tuteurs
• Volumes importants de documents papier entraînant des difficultés de stockage et de recherche
• Absence de traçabilité et de sécurisation des processus administratifs
• Complexité de gestion des ressources humaines et des documents associés
• Volonté de faciliter le télétravail et d'améliorer l'attractivité du département comme employeur

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LA SOLUTION : LA PLATEFORME EFALIA DEPUIS 2012

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Le Département de l'Allier s'appuie aujourd'hui sur quatre solutions Efalia interconnectées, déployées avec une approche méthodique par service et par cas d'usage.

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Efalia Doc — La GED au cœur des services sociaux

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Retenue dès 2015 pour le secteur du handicap, la Gestion Électronique des Documents Efalia Doc a été progressivement étendue à l'ensemble de la direction du social : aides sociales, insertion RSA, aide à l'enfance, support aux assistantes maternelles.

Aujourd'hui, 160 000 documents sont stockés dans la GED, intégrée avec le logiciel métier social Solis. La GED prend également en charge les ressources humaines, avec 2 000 bulletins de salaire dématérialisés et une perspective de dématérialisation complète des dossiers personnels agents. La généralisation de la signature électronique sur toutes les décisions sociales, dans tous les métiers, est en cours de déploiement.

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"Aucune structure, aucun service de notre direction du social ne remettrait en cause la GED. Et j'en veux pour preuve : on est assailli de demandes pour aller plus loin et généraliser la signature électronique dans tous les services."Philippe Gras

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Efalia Process — L'autonomie au service du BPM

Déployé à partir de 2020, Efalia Process permet à la DSI de développer ses propres workflows en totale autonomie, sans dépendre de l'éditeur. Plus de 19 200 demandes administratives ont été automatisées via la solution.

L'accompagnement Efalia est structuré et régulier : un point mensuel avec Raphaël pour la vision d'ensemble, des échanges quasi-hebdomadaires avec André pour chaque nouveau process. 2,5 ETP assurent le développement et la maintenance de l'ensemble des process, sur une partie seulement de leur temps de travail.

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"Efalia nous a vraiment écoutés. La différence, c'est qu'ils ne sont pas venus pour développer des process à notre place. Ils nous ont accompagnés pour nous mettre la main au produit et nous rendre autonomes. C'est exactement ça qui a tout changé."

‍Philippe Gras

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Efalia Portal — Les téléservices citoyens

Le Portail de téléservices Efalia a été déployé en 2022 pour le domaine du handicap, permettant aux usagers et tuteurs de déposer leurs dossiers MDPH en ligne. L'intégration récente de France Connect a levé le principal frein à l'adoption. Une extension est prévue pour l'ensemble des aides sociales.

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Efalia Transfer — La transmission sécurisée des dossiers MDPH

Efalia Transfer assure la transmission numérique sécurisée des dossiers entre les Maisons Départementales pour les Personnes Handicapées (MDPH), garantissant la traçabilité et la conformité des échanges documentaires.

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GOUVERNANCE : LES PIÈGES À ÉVITER

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Retour d'expérience de Philippe Gras — pour tous ceux qui se lancent dans le BPM

Avant même de développer le premier process, le Département a posé des règles internes claires, issues d'un benchmark auprès d'autres collectivités.

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La charte du Département de l'Allier — 4 règles d'or
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LE CAS D'USAGE EMBLÉMATIQUE : LE PROCESS TÉLÉTRAVAIL

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En plein COVID, la direction générale prend une décision forte : à la sortie de la crise, un dispositif de télétravail volontaire et permanent sera mis en place pour tous les agents. La DRH anticipe immédiatement les enjeux : des centaines de demandes simultanées, des circuits de validation complexes (conditions techniques, validation DSI, avis hygiène & sécurité), et un arrêté individuel d'autorisation à produire pour chaque agent.

Le process est spécifié et développé pendant le confinement. À la rentrée de septembre 2021, le dispositif est ouvert.

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"400 ou 500 demandes d'autorisation de télétravail en quelques semaines, traitées en quelques jours. Ça a été traité comme une lettre à la poste."

Philippe Gras

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Agents demandeurs, DSI, RH, hygiène & sécurité : tout le monde voit les bénéfices en temps réel.

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VERS LE FUTUR : UN OUTIL DE RECRUTEMENT SUR MESURE, DE A À Z

Le logiciel de recrutement existant ne couvrait qu'une partie du processus. La vision : couvrir le recrutement de A à Z — de l'expression du besoin jusqu'à l'intégration du collaborateur — en s'appuyant exclusivement sur la plateforme Efalia déjà en place. Zéro ressaisie. Zéro logiciel supplémentaire.

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"Plutôt que racheter un logiciel, on a repris ce qu'on avait déjà — la qualité, la stabilité, la robustesse. L'objectif que je me suis donné : un coût divisé par 3. Et on est bien parti pour y arriver."
Philippe Gras

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L'IA AU SERVICE DES USAGERS : LE POC CHATBOT MDPH

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Un POC est en cours avec Efalia pour intégrer un assistant conversationnel directement dans le téléservice de dépôt de dossier MDPH.

Le défi : le formulaire CERFA MDPH contient des champs libres complexes — notamment la rédaction du "projet de vie". Pour de nombreux usagers, souvent en situation de handicap ou aidants, verbaliser ce projet est un vrai obstacle.

La solution : un assistant guide l'usager par un jeu de questions-réponses ciblées. Il aide à structurer les idées, propose une formulation cohérente, et facilite les points les plus difficiles à rédiger. L'usager reste validateur final — l'IA facilite, elle ne remplace pas.

Côté back-office, l'IA interviendra également pour :

• Optimiser la numérisation des dossiers papier encore reçus
• Automatiser le classement en GED
• Détecter les documents frauduleux ou incomplets

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"On est facilitateur. On remplace pas. On est là pour aider sur les points durs — et c'est ça qui est hyper intéressant."
‍Philippe Gras

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RÉSULTATS

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