19 200 demandes dématérialisées, 1 600 agents connectés : l'Allier réinvente le service public

Engagé depuis 2012 dans un projet exemplaire de dématérialisation, le Département de l'Allier a choisi la Suite Efalia pour transformer ses processus internes et améliorer le service aux usagers. Ce projet ambitieux a débuté par la dématérialisation des documents des services d'aides sociales et s'est progressivement étendu à d'autres domaines, incluant un portail usagers pour les bénéficiaires handicap, la gestion des ressources humaines et de nombreux processus administratifs automatisés. Cette transformation numérique globale a permis d'optimiser le travail des agents, d'améliorer la traçabilité des dossiers et d'offrir un meilleur service aux citoyens.

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Défi

Le Département de l'Allier faisait face à plusieurs défis dans la gestion de ses services et documents :

• Nécessité de moderniser les processus de traitement des dossiers d'aides sociales, premier poste de dépenses du département

• Besoin d'améliorer l'accessibilité des services pour les bénéficiaires du handicap et leurs tuteurs

• Volumes importants de documents papier entraînant des difficultés de stockage et de recherche

• Absence de traçabilité et de sécurisation des processus administratifs

• Complexité de gestion des ressources humaines et des documents associés

• Volonté de faciliter le télétravail et d'améliorer l'attractivité du département comme employeur

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Solution

Pour répondre à ces défis, le Département de l'Allier a déployé progressivement depuis 2012 plusieurs solutions de la Suite Efalia, avec une approche méthodique par service et par cas d'usage.

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Efalia Suite

• Efalia Doc (GED) : Solution de Gestion Électronique des Documents retenue en 2015 pour le secteur du Handicap, puis étendue à l'aide sociale générale, intégrée avec le logiciel métier "social" Solis

• Efalia Portal GRU) : Portail de téléservices et d'échanges documentaires déployé en 2022 pour le domaine du handicap, avec une extension prévue pour toutes les aides sociales

• Efalia Process (BPM) : Solution de gestion des processus métier déployée à partir de 2020, permettant d'automatiser de nombreuses procédures internes

• Efalia Transfer : Solution pour la transmission de dossiers numériques entre les Maisons Départementales pour les Personnes Handicapées (MDPH)

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Résultats

Le projet de dématérialisation du Département de l'Allier, déployé progressivement depuis plus de 10 ans, a transformé en profondeur le fonctionnement de la collectivité et sa relation avec les usagers. L'adoption de la Suite Efalia a permis une transition numérique complète, touchant de nombreux services et apportant des bénéfices tangibles tant pour l'administration que pour les citoyens.

Grâce à une mise en œuvre méthodique et progressive des différentes solutions de la Suite Efalia, le Département de l'Allier a réussi une transformation numérique exemplaire. La GED Efalia Doc a permis de dématérialiser les dossiers et documents pour de multiples services : aides sociales, handicap, insertion RSA, aide à l'enfance et support aux assistantes maternelles. Le portail de télé-services a amélioré l'accès des usagers aux services départementaux, tandis que la solution BPM Efalia Process a automatisé plus de 19 200 demandes administratives internes. La collectivité a également étendu la numérisation aux ressources humaines, avec 2 000 bulletins de salaire transitant par la GED et une perspective de dématérialisation complète des dossiers personnels. Cette transformation a considérablement amélioré l'efficacité administrative, facilité la recherche documentaire et renforcé la traçabilité des processus.

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• Dématérialisation progressive : Extension méthodique à de multiples services et domaines d'activité

• Accessibilité améliorée : Portail de téléservices dédié au handicap et extension prévue pour toutes les aides sociales

• Automatisation interne : Déploiement continu de nouveaux processus métier (télétravail, gestion comptable, assistance juridique...)

• Ressources humaines optimisées : Coffre-fort numérique pour les bulletins de salaire et dématérialisation des dossiers personnels

• Support au télétravail : Outils facilitant le travail à distance et améliorant l'attractivité du département

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Chiffres clés

• Évolution constante : Ajout de nouveaux processus métier chaque année depuis 2020

• Large adoption : 1 600 utilisateurs ayant accès aux solutions

• Volume traité : Plus de 19 200 demandes gérées par les processus dématérialisés

• Diversification : 5+ domaines d'application (social, RH, infrastructure, comptabilité...)

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Retour sur investissement

• Pérennisation des données : Conservation et sécurisation durables des documents numériques

• Fiabilité et traçabilité : Suivi précis des processus et des décisions administratives

• Optimisation des recherches : Accès rapide aux documents et dossiers

• Gain de temps : Réduction significative des délais de traitement administratif

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