Le Département de la Marne optimise sa gestion documentaire avec Efalia Doc

Le Département de la Marne dématérialise l'action sociale avec Efalia Doc

Le Département de la Marne a choisi la solution de Gestion Électronique de Documents Efalia Doc pour transformer la gestion des dossiers de sa Direction de la Solidarité Départementale. Ce projet constitue la première étape d'un vaste plan de dématérialisation touchant l'ensemble des compétences départementales. La solution permet désormais un traitement entièrement numérique des dossiers sociaux tout en garantissant la conformité RGPD et l'intégrité documentaire.

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Défi

Le Département de la Marne souhaitait moderniser la gestion documentaire de son action sociale tout en répondant aux nouvelles exigences réglementaires et organisationnelles.

• Réduire l'espace de stockage physique et éliminer les risques de perte documentaire

• Accélérer les temps de traitement des dossiers sociaux

• Garantir la conformité au RGPD avec une gestion fine du cycle de vie des documents

• Faciliter le télétravail grâce à un accès numérique aux dossiers

• Assurer l'intégration avec les outils métier existants (SOLIS) et financiers (Alfresco)

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Solution

Efalia Doc a été déployée comme solution de GED centralisée, intégrée à l'écosystème informatique départemental. Le système assure la capture, la gestion et l'archivage des documents tout en orchestrant les flux entre les différentes applications.

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Efalia Doc

• Moteur de GED avec fonction de SAE intermédiaire

• Interface bidirectionnelle avec le logiciel métier SOLIS

• Connecteur vers la GED Alfresco pour les pièces financières

• Chaîne de numérisation avec destruction automatisée du papier

• Module de versement vers XSACHA (archivage définitif)

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Résultats

Le déploiement d'Efalia Doc a permis au Département de la Marne de réussir sa transformation numérique dans le domaine de l'action sociale. La solution a transformé les processus documentaires traditionnels en workflows numériques efficaces, tout en garantissant la sécurité et la conformité réglementaire. Cette modernisation facilite désormais le travail des agents et améliore la qualité de service aux usagers.

• Dématérialisation complète : Traitement 100 % numérique des dossiers de la Direction de la Solidarité Départementale

• Optimisation des espaces : Suppression du stockage physique grâce à la numérisation et destruction contrôlée

• Accélération des processus : Réduction significative des temps de traitement des dossiers

• Conformité renforcée : Respect strict du RGPD avec gestion précise des cycles de vie documentaires

• Flexibilité organisationnelle : Facilitation du télétravail avec accès sécurisé aux dossiers

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Retour sur investissement

• Gains opérationnels : Réduction des coûts de stockage et d'archivage physique

• Amélioration de la productivité : Accès instantané aux informations et traitement accéléré

• Sécurisation des données : Élimination des risques de perte et amélioration de la traçabilité