Le Département de la Marne optimise sa gestion documentaire avec Efalia

Le Département de la Marne dématérialise les dossiers des personnes âgées et handicapées avec Efalia 

Le Département de la Marne a engagé une démarche de modernisation de la gestion de ses dossiers sociaux. Dans ce contexte, il a retenu une solution de Gestion Électronique de Documents pour accompagner cette transformation. Efalia Doc (GED Multigest) a ainsi été choisie pour moderniser la gestion des dossiers de la Direction de la Solidarité Départementale (DSD) sur le périmètre des personnes âgées et handicapées. La solution permet aujourd’hui un traitement numérique de ces dossiers tout en garantissant la conformité réglementaire et l’intégrité documentaire.

Défi

Le Département de la Marne souhaitait moderniser la gestion documentaire de son action sociale tout en répondant aux exigences réglementaires et organisationnelles.

• Réduire l’espace de stockage physique et limiter les risques de perte documentaire
• Simplifier l’accès aux dossiers des personnes âgées et handicapées (papier vers numérique) afin     d’accélérer les temps de réponse aux bénéficiaires.
• Garantir la conformité au RGPD avec une gestion rigoureuse du cycle de vie des documents
• Faciliter le télétravail grâce à un accès numérique sécurisé aux dossiers
• Assurer l’intégration avec les outils métier existants (SOLIS)

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Solution

Efalia Doc (GED Multigest)a été déployée comme solution de GED centralisée, intégrée à l’écosystème informatique départemental. Le système assure la capture, la gestion et lapréparation à l’archivage des documents, donc tout le cycle de vie du document, sur le périmètre des personnes âgées et handicapées

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Efalia Doc (multigest)

• Moteur de GED pour les dossiers bénéficiaires (personnes âgées et handicapées)
• Interface bidirectionnelle avec le logiciel métier SOLIS
• Chaîne de numérisation co-construite avec les Archives départementales, permettant — sous contrôle scientifique et technique et via des bordereaux d’élimination — l’autorisation de destruction anticipée et périodique des documents papier sur le périmètre des personnes âgées et handicapées
• Possibilité d’export de lots d’archivage pour versement SAE

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Résultats

Le Département de la Marne a engagé une démarche globale de modernisation dela gestion de ses dossiers sociaux. Dans ce cadre, et après analyse desbesoins, il a choisi de s’appuyer sur une solution de Gestion Électronique deDocuments pour accompagner cette transformation. Efalia Doc (GED Multigest) aainsi été déployée pour soutenir cette évolution et repenser les workflows detraitement. Sur le périmètre des personnes âgées et handicapées, la solution apermis de convertir les processus documentaires traditionnels en workflowsnumériques plus efficaces, tout en garantissant la sécurité et la conformitéréglementaire. Cette modernisation facilite désormais le travail des agents etaméliore la qualité de service aux usagers concernés.

• Dématérialisation ciblée : Traitement numérique des dossiers des personnes âgées et handicapées de la DSD
• Optimisation des espaces : Réduction du stockage physique grâce à la numérisation et à la destruction contrôlée et     autorisée des documents papier
• Accélération des processus : Réduction significative des temps de traitement sur le périmètre concerné
• Conformité renforcée : Respect strict du RGPD avec gestion précise des cycles de vie documentaires
• Flexibilité organisationnelle : Facilitation du télétravail avec accès sécurisé aux dossiers

Retour sur investissement

• Gains opérationnels : Réduction des coûts de stockage et d’archivage physique sur le périmètre dématérialisé
• Amélioration de la productivité : Accès rapide aux informations et traitement accéléré des dossiers ciblés
• Sécurisation des données : Limitation des risques de perte et amélioration de la traçabilité documentaire