MMPH Martinique : quand la GED Efalia révolutionne l'aide sociale insulaire

La Collectivité de Martinique transforme son Action sociale avec la GED Efalia

Pour améliorer son fonctionnement et le service rendu aux citoyens, la Collectivité Territoriale de Martinique a mis en place un projet numérique transverse au sein de sa direction de la Solidarité. La MaisonMartiniquaise des Personnes Handicapées (MMPH) et la direction de l'autonomie utilisent désormais la GED Efalia Doc, parfaitement intégrée avec le logiciel métier SOLIS et le système Arche.
Cette transformation numérique a permis de fluidifier le traitement des dossiers, d'améliorer le suivi des bénéficiaires et de renforcer la transparence des procédures administratives.

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Défi

La Collectivité Territoriale de Martinique faisait face à plusieurs défis dans la gestion de ses services d'aide sociale :

• Difficulté à traiter efficacement les nombreux dossiers de demandes d'aides sociales

• Manque de transversalité entre les différents services (MMPH, direction de l'autonomie)

• Redondance des documents demandés aux bénéficiaires pour différentes procédures

• Longs délais de traitement des dossiers et de recherche d'informations

• Problèmes de stockage physique des dossiers et risques liés à la conservation papier

• Manque de transparence dans le suivi des dossiers pour les agents et les bénéficiaires

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Solution

Pour répondre à ces défis, la Collectivité Territoriale de Martinique a choisi de déployer la GED Efalia Doc.

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Efalia Doc (GED)

• Solution de Gestion Électronique des Documents adaptée aux besoins de l'administration

• Intégration complète avec les logiciels métiers SOLIS et Arche

• Système de numérisation et de classement automatique des dossiers

• Interface intuitive pour les agents permettant une recherche rapide des documents

• Vision transverse des dossiers bénéficiaires entre les différents services

• Formation complète des agents par l'équipe Efalia

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Résultats

Bénéfices concrets pour les agents et les usagers

La mise en œuvre de la GED Efalia a transformé radicalement le quotidien des agents de la Collectivité Territoriale de Martinique et amélioré l'expérience des bénéficiaires de l'aide sociale. L'outil est devenu indispensable pour la constitution des dossiers et leur instruction, comme en témoigne Line-Claude Césaire : "Aujourd'hui, MMPH utilise la GED Efalia tous les jours. C'est vraiment l'outil qui leur est devenu indispensable pour tout ce qu'ils font." La numérisation systématique des documents et leur indexation permettent un accès instantané aux informations, tandis que la vision transversale entre services a "cassé les silos" administratifs traditionnels. Les bénéficiaires ne sont plus contraints de fournir plusieurs fois les mêmes documents pour différentes demandes d'aides, ce qui facilite leurs démarches et accélère le traitement de leurs dossiers. Cette transparence accrue et cette fluidité opérationnelle ont considérablement amélioré la qualité du service public rendu.

• Numérisation complète : Dématérialisation et classement automatique des dossiers

• Gain de temps significatif : Recherche instantanée des documents et informations

• Vision transversale : Partage des données entre les différents services de la collectivité

• Simplification administrative : Élimination des demandes redondantes de documents

• Suivi optimisé : Traçabilité complète des actions et de l'avancement des dossiers

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Informations clés

• Conservation sécurisée : Stockage fiable des documents administratifs sensibles

• Disponibilité permanente : Accès aux dossiers depuis tous les points de service

• Désengorgement physique : Libération des espaces de stockage papier

• Efficacité renforcée : Réduction des délais de traitement administratif

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Retour sur investissement

• Amélioration du service : Traitement plus rapide et transparent des demandes d'aides

• Plus de Productivité : Réduction du temps consacré aux tâches administratives

• Meilleure Collaboration : Meilleure coordination entre les services de la collectivité

• Satisfaction usagers : Simplification des démarches pour les bénéficiaires

• Impact environnemental : Réduction significative de la consommation de papier