La Communauté de Communes des Portes du Luxembourg simplifie la Gestion de la relation usager avec Efalia Portal.

Dans le cadre du programme "Action Publique 2022"et à la suite de la crise sanitaire, la Communauté de Communes des Portes du Luxembourg a déployé la solution Efalia Portal pour dématérialiser ses procédures administratives. Cette plateforme intégrée permet la gestion électronique des courriers et offre un portail partenaire, avec pour objectif d'étendre l'accès à tous les publics concernés. Ce projet, porté par la Secrétaire Générale, a permis de simplifier drastiquement les tâches administratives et d'accélérer les processus métier.

Défi

La CCPL cherchait à moderniser son administration et à simplifier ses processus dans le cadre d'une transformation digitale post crise sanitaire.

• Projet de dématérialisation resté en souffrance par manque de ressources
• Besoin d'une solution centralisée pour la gestion des courriers
• Nécessite d'améliorer la communication avec les partenaires
• Volonté de simplicité pour les usagers et les agents
• Recherche d'une solution adaptable à l'organisation existante

Solution

Efalia Portal a été déployée comme solution de Gestion de la Relation Usager (GRU) pour répondre aux besoins de dématérialisation de la CCPL.

Efalia Portal

• Solution de Gestion de la Relation Usager (GRU/GRC)
• Interface de connexion avec la boîte email de l'accueil
• Intégration automatique des courriers entrants (numériques et papier numérisés)
• Portail usager pour la gestion en ligne des formulaires
• Capacité d'extension vers une GED globale

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Résultats

Amélioration tangible des services et processus

Après l'implémentation d'Efalia Portal, la CCPL a constaté une transformation significative de ses processus administratifs. La solution a simplifié la gestion quotidienne des courriers et optimisé le traitement des demandes, tout en créant un environnement numérique sécurisé et collaboratif qui bénéficie tant aux agents qu'aux usagers.

• Centralisation des communications : Interface connectée à la boîte email de l'accueil pour une gestion optimisée
• Digitalisation des courriers : Traitement unifié des emails et courriers papier numérisés
• Amélioration du suivi des dossiers: Meilleur service aux usagers grâce à un suivi précis
• Simplification administrative: Gain de temps considérable pour les agents
• Environnement sécurisé: Conformité et protection des données renforcées

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Chiffres clés

• Intégration des partenaires: 6 283 fiches partenaires déjà intégrées dans le système
• Diversité des services: Gestion des formulaires d'urbanisme, primes à la mobilité et aides diverses
• Économies réalisées: Réduction des coûts opérationnels

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Retour sur investissement

• Gain de temps opérationnel: Traitement accéléré des demandes
• Économies : Réduction des ressources nécessaires au traitement administratif
• Amélioration du service: Qualité de service renforcée auprès des usagers

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