Dématérialisation des factures – COULEURS PRIMEURS CHOISIT LA SOLUTION DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS D’EFALIA

« Grâce à la solution déployée par Efalia, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés. »

Patrick P., Directeur

Un projet sur 3 mois

15 000 factures /an

80% des factures traitées en automatique

4h de traitement homme gagné par jour

Couleurs Primeurs : Présentation

 

Fondé il y a plus de 20 ans, le grossiste en fruits et légumes ‘Couleurs Primeurs’ intervient sur le Marché de Gros Lyon-Corbas créé en 2009 au sein du nouveau pôle agroalimentaire de Lyon.  Ce dernier représente le pôle d’attractivité incontestable pour tous les acteurs de la filière.

Couvrant un vaste périmètre géographique, soit toute la partie Est de la France (de Strasbourg à Lyon, en descendant jusqu’à Montélimar), ‘Couleurs Primeurs’ adresse l’ensemble des professionnels : les magasins spécialisés, les demi-grossistes, les collectivités et les communautés telles que les forains, les hôpitaux, les écoles ou encore les prisons…

L’entreprise, qui connait depuis plusieurs années une forte croissance avec près de 1000 clients pour un chiffre d’affaires de 18 M€ (réalisé par une trentaine de collaborateurs), souhaitait se doter du bon dispositif de gestion de traitement des factures fournisseurs pour l’accompagner dans son développement et gagner en efficacité et en crédibilité vis-à-vis de son millier de fournisseurs.

Comment optimiser le traitement des factures et de leur rapprochement avec les bons de livraison.

Le contexte du projet de dématérialisation des factures fournisseurs

 

Couleurs Primeurs reçoit entre 50 et 80 factures par jour. La plupart de ces factures fournisseurs (souvent mensuelles) comprennent différents postes correspondant à différents lots, chaque lot étant identifié par un numéro unique. La difficulté pour les comptables est de rapprocher ces numéros aux bons de livraison auquel ils correspondent, mais aussi de réaliser une saisie comptable des factures manuellement dans l’ERP SIGEM.

C’est dans ce contexte qu’un projet de dématérialisation des factures a été initié il y a trois ans.

  • Ce projet avait pour principal objectif de soulager le service comptabilité en automatisant la chaine de traitement des quelques 15 000 factures fournisseurs reçues chaque année.
  • Le deuxième enjeu était de diminuer significativement l’empreinte papier en connectant une solution de reconnaissance des nombreuses factures reçues (à l’époque souvent en format papier) à l’ERP métier de l’entreprise.

Solutions Efalia, la chaîne intelligente de dématérialisation des factures

 

En collaboration avec SIGEM, un cahier des charges a été rédigé dans l’optique de se doter d’une solution de dématérialisation (GED). Une consultation a été lancée auprès de 4 éditeurs spécialisés. L’un des critères principaux de choix portait notamment sur la lecture et le traitement automatiques de l’ensemble des factures fournisseurs (qu’elles soient en format papier puis numérisées en format PDF, ou directement reçues en format PDF).

C’est finalement la solution de dématérialisation des factures d’Efalia, composée de la solution de GED éditée par Efalia et embarquant la solution de reconnaissance automatique des factures (LAD) ABBYY qui a retenu l’attention de ‘Couleurs Primeurs’ pour sa pertinence au regard des attendus, mais également pour l’efficacité des tests effectués en amont du choix.

 

Efalia, en qualité d’éditeur et de maître d’œuvre, a réalisé un travail d’expertise et de paramétrage afin d’optimiser le taux de rapprochement automatique des factures reçues. Toutes les factures sont dématérialisées et classées en GED, ainsi qu’intégrées en automatique dans l’ERP.

Cette solution apporte de nombreux bénéfices et anticipe les besoins futurs de Couleurs Primeurs.