Accompagner un éditeur musical international grâce à une gestion sécurisée et centralisée des documents via Efalia Doc (ECM - FileDirector)

Défi

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Le département juridique de WMG gère plus de 100 000 contrats et documents connexes, dont une grande partie était stockée sur support papier ou dispersée dans divers référentiels numériques. Cela posait des défis de taille concernant :

• Inefficacité du stockage et volume important de documents papier physiques
• Lenteur de la recherche et des capacités d'accès aux documents pour les utilisateurs
• Sécurité et conformité dans la gestion des informations sensibles relatives aux droits
• Perturbation opérationnelle lors de la transition des flux de travail papier vers le numérique

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L'entreprise s'est fixé un objectif clair : stocker tous les contrats et documents relatifs aux droits sous forme électronique, de manière sécurisée, et les rendre instantanément consultables à l'échelle de l'organisation mondiale.

Solution :

WMG a sélectionné Efalia Doc (ECM - FileDirector) comme système centralisé de gestion électronique des documents pour son activité Droits.

La décision, initiée par la direction de l'organisation et approuvée au niveau du conseil d'administration, repose sur la capacité d'Efalia ECM à :

• Fournir un référentiel sécurisé et évolutif pour les contrats de droits et les actifs associés
• Permettre une recherche et une récupération rapides pour les équipes mondiales
• Prendre en charge de manière transparente les flux de travail physiques et numériques
• Offrir une authentification unique (SSO) et un accès cloud pour une expérience utilisateur simplifiée

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Numérisation du flux de travail

Pour les accords physiques signés à l'encre, les documents sont numérisés et indexés dans Efalia ECM, avec une référence d'emplacement physique pour les rares besoins de récupération.

Pour les accords signés numériquement, les PDF sont envoyés directement par e-mail vers l'ECM, indexés, puis la copie e-mail est supprimée, garantissant ainsi une source unique de vérité et minimisant la duplication des données.

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Mise en œuvre et déploiement

Sous la direction de Phil Spender, Directeur des Systèmes d'Information Globaux, WMG a défini une feuille de route projet claire :

• Phase 1 : Déploiement de la solution Efalia au Royaume-Uni, couvrant l'ensemble des documents relatifs aux droits
• Phase 2 : Extension aux opérations européennes
• Phases futures : Évaluation du déploiement dans d'autres bureaux internationaux

La mise en œuvre du projet s'est appuyée sur le client web Efalia ECM (v4+), permettant une transition en douceur avec une empreinte technique minimale.

Résultats et bénéfices

L'introduction d'Efalia Doc (ECM - FileDirector) a apporté des améliorations concrètes à l'ensemble de l'activité :

• Aucune installation locale requise : le client web supprime la maintenance sur les postes de travail
• Authentification simplifiée : le SSO intégré élimine le besoin de mots de passe distincts
• Accès universel : la disponibilité cloud permet aux utilisateurs d'accéder au référentiel de manière sécurisée depuis n'importe où
• Efficacité accrue : une recherche et une récupération rapides et précises optimisent les processus métier
• Conformité et gouvernance améliorées grâce à un archivage électronique cohérent

Les retours des utilisateurs ont été très positifs, soulignant la facilité d'accès et la réduction de la charge administrative.

L'avenir

Fort d'une adoption réussie au Royaume-Uni et en Europe, WMG prévoit d'étendre Efalia Doc à d'autres sites mondiaux.

La scalabilité du système le positionne comme un pilier à long terme de la stratégie de transformation numérique de WMG, soutenant une gestion des droits et des contrats entièrement électronique, sécurisée et connectée à l'échelle mondiale.

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