Transports Jourdan traite 15 000 documents de transports par mois sans effort grâce à Efalia Doc

Les Transports Jourdan optimisent leurs processus documentaires avec Efalia ECM

Face aux volumes importants de documents générés par leur activité de transport, les Transports Jourdan ont fait confiance à Efalia pour digitaliser et automatiser la gestion de leurs documents de transport. Grâce à la solution ECM d'Efalia, l'entreprise a considérablement amélioré son processus de facturation, réduit l'archivage papier et optimisé les temps de recherche, tout en garantissant une traçabilité parfaite des livraisons.

‍

Défi

Les Transports Jourdan faisaient face à plusieurs défis liés à la gestion documentaire de leur activité de transport :

• Gérer efficacement un volume important de documents de transport (15 000 documents par mois)

• Améliorer le processus de facturation et le rapprochement des documents de transport

• Réduire l'archivage papier qui devenait difficile à gérer

• Optimiser les temps de recherche documentaire dans les différents services

• Garantir la traçabilité des livraisons pour répondre aux exigences clients

• S'interfacer avec les systèmes métier existants (TMS R2000X)

‍

Solution

Après une première expérience en gestion documentaire dès 1998, les Transports Jourdan ont décidé d'implémenter une véritable solution de gestion de contenu en 2005 avec Efalia ECM.

‍

Efalia Doc

• Solution de gestion de contenu intégrée au système d'information existant

• Interface avec l'outil métier TMS (Transport Management System)

• Extranet pour l'accès des parties externes aux documents

• Automatisation du classement des documents de transport

• Rapprochement automatique des documents et des factures

‍

Résultats

Après plus de 10 ans d'utilisation, la solution Efalia doc a transformé la gestion documentaire des Transports Jourdan. L'entreprise a réussi à dématérialiser l'ensemble de son processus de traitement des documents de transport, de la réception des commandes à la facturation, en passant par le suivi des livraisons. Cette transformation numérique a apporté des gains significatifs en termes d'efficacité opérationnelle, de réduction des coûts et d'amélioration de la qualité de service.

‍

• Automatisation des processus : Traitement automatique de 10 000 commandes mensuelles sans risque d'erreurs

• Optimisation de la facturation : Rapprochement automatisé des documents de transport et des factures

• Réduction de l'archivage physique : Diminution drastique des archives papier et des coûts associés

• Accélération des recherches : Accès instantané aux documents depuis tous les services

• Traçabilité renforcée : Suivi précis des livraisons avec accès aux documents contractuels (lettres de voiture)

• Extranet collaboratif : Accès sécurisé pour les partenaires aux documents dont ils ont besoin

‍