PHIDA dématérialise ses factures fournisseurs avec Efalia

PHIDA optimise sa gestion des factures fournisseurs avec Efalia Capture

Face à un volume croissant de factures et des processus non homogènes entre ses différentes sociétés, PHIDA Invest SA a mis en place une solution de dématérialisation complète avec Efalia. Le projet a permis d'uniformiser et digitaliser entièrement le processus de traitement des factures fournisseurs, de la réception jusqu'au paiement, tout en garantissant une vision financière intégrale de l'activité du Groupe.

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Défi

PHIDA Invest SA était confronté à plusieurs problématiques dans la gestion de ses factures fournisseurs :

• Volume de factures de plus en plus important avec des processus de workflow non homogènes entre les sociétés

• Risques d'erreurs dans la comptabilisation et manque de vision globale de la trésorerie

• Besoin d'uniformiser et digitaliser le processus au sein des différentes sociétés du Groupe

• Nécessité de capturer et dématérialiser l'ensemble des factures pour une vision financière intégrale

• Optimisation de la productivité et limitation des erreurs de traitement

Solution

Efalia a déployé une solution complète conjuguant ABBYY pour la lecture automatique des factures (LAD) et Efalia Doc pour le classement en GED, intégrée avec la comptabilité existante.

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Capture

• Solution ABBYY FlexiCapture pour la reconnaissance automatique (RAD/LAD)

• Efalia Doc pour la gestion électronique des documents

• Interface avec l'ERP A3 pour l'intégration comptable

• Workflows automatiques de validation par sociétés et chantiers

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Résultats

La mise en œuvre de la solution Efalia a transformé radicalement la gestion des factures fournisseurs chez PHIDA. L'automatisation complète du processus, de la numérisation jusqu'au paiement, a permis une lecture automatique en 5 secondes par facture et une intégration vérifiée en 30 secondes seulement. La reconnaissance automatique des chantiers et l'injection directe des données dans l'ERP A3 ont éliminé les erreurs de saisie tout en offrant une traçabilité parfaite. Les 10 comptables du groupe bénéficient désormais de workflows automatisés qui acheminent chaque facture vers les bonnes personnes selon les sociétés et projets concernés, garantissant une vision financière unifiée et en temps réel pour l'ensemble du groupe.

Performance et efficacité

• Lecture automatique: 5 secondes pour lire une facture contre un traitement manuel chronophage

• Intégration rapide: 30 secondes pour intégrer et vérifier une facture dans le système

• Reconnaissance intelligente: Identification automatique des chantiers et imputations comptables

• Traçabilité complète: Intégrité de toutes les factures fournisseurs pour une vision globale de la trésorerie

• Workflows optimisés: Flux de validation automatiques vers les comptables et chefs de chantiers concernés

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Chiffres clés

• 1 mois Délai de déploiement: Solution opérationnelle en 1 mois ou moins

• 50 000 factures : Volume traité: 50 000 factures par an pour 15 sociétés

• 10 comptables : Équipes concernées: 10 comptables bénéficiant de la digitalisation

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Retour sur investissement

• Productivité optimisée: Automatisation complète du processus de la numérisation au paiement

• Réduction des erreurs: Contrôles automatiques en lien avec l'ERP A3

• Vision financière unifiée: Suivi en temps réel du prix de revient par chantier et projet

• Optimisation des escomptes: Accélération du processus d'imputation comptable

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