OCSO DIOT optimise la gestion documentaire avec Efalia Doc

OCSO DIOT a mis en place la solution GED d'Efalia pour digitaliser ses processus documentaires et répondre aux défis de traçabilité liés à un fort volume de documents. Ce projet de transformation digitale a permis d'optimiser le traitement de plus de 3 000 documents par semaine tout en améliorant la performance des équipes et la satisfaction client.

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Défi

Une période d'important turn-over a révélé une problématique majeure de classement des documents et dossiers clients, impactant la traçabilité, l'efficacité et la performance. OCSO DIOT étant en délégation de gestion complète pour 85% de ses activités, le volume de documents à traiter était considérable.

• Problématiques de classement et de traçabilité des documents clients

• Volume très important de documents à gérer quotidiennement

• Besoin de maintenir la capacité d'accompagnement client malgré les changements d'équipes

• Nécessité d'améliorer les performances opérationnelles

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Solution

OCSO DIOT a retenu la solution GED d'Efalia suite à un appel d'offres fin 2018. Un groupe de travail interne a été créé pour définir un plan de classement global recouvrant l'ensemble des processus métier de l'entreprise.

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Efalia Doc

• Solution GED complète avec capture et indexation automatique

• Plan de classement personnalisé selon les processus métier

• Bannettes de rangement virtuelles pour les gestionnaires

• Connecteurs développés pour l'intégration avec le site clients

• Service dédié avec salle de numérisation et équipe d'opératrices

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Résultats

Transformation digitale réussie avec gains opérationnels significatifs

OCSO DIOT a considérablement amélioré ses performances opérationnelles grâce à la dématérialisation. La solution permet désormais de traiter efficacement un volume important de documents tout en maintenant la continuité des activités, même à distance. Les équipes bénéficient d'une meilleure traçabilité et les clients d'un service optimisé.

• Numérisation optimisée : Plus de 3 000 documents numérisés et indexés chaque semaine

• Gain de performance : Amélioration significative des temps de traitement des dossiers

• Traçabilité renforcée : Suivi complet des documents et dossiers clients

• Continuité d'activité : Accès aux dossiers même en télétravail via les bannettes virtuelles

• Intégration système : Connecteurs développés pour le site clients

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