Le Musée du Louvre optimise ses circuits de validation avec Efalia Process

Le Musée du Louvre simplifie ses circuits de validation avec Efalia Process

Le Musée du Louvre, confronté à des délais de validation dépassant parfois un mois pour ses parapheurs papier, a mis en place une solution de parapheur électronique basée sur Efalia Process. Cette transformation digitale, menée sur trois directions pilotes puis généralisée, a permis de diviser par quatre les délais de traitement tout en déployant simultanément la signature électronique. Grâce à cette approche innovante d'expérimentation, le Louvre a traité 286 parapheurs dès la première année avec 83% des documents validés en moins de 10 jours.

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Défi

Suite à la crise sanitaire et à la généralisation du télétravail, le Musée du Louvre a identifié les limites de ses processus papier traditionnels. Un audit interne a révélé des dysfonctionnements majeurs dans la circulation des parapheurs, avec des délais pouvant dépasser un mois et des circuits de validation complexes impliquant de nombreux intermédiaires sans valeur ajoutée évidente.

• Délais de validation excessifs (parfois plus d'un mois)

• Circuits de visa impliquant des dizaines d'intermédiaires

• Difficultés de suivi et de traçabilité des documents

• Blocages récurrents en cas d'absence des valideurs

• Incompatibilité avec le développement du télétravail

• Besoin de moderniser les processus administratifs

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Solution

Le Louvre a choisi de capitaliser sur sa plateforme Efalia Process (anciennement Workey) déjà utilisée depuis 2011 pour développer un processus de parapheur électronique. Cette approche a permis d'adapter un processus existant développé par Efalia tout en bénéficiant de la facilité de prise en main d'un outil déjà maîtrisé par les équipes.

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Efalia Process

• Plateforme de dématérialisation et d'orchestration des processus (BPM)

• Processus parapheur électronique adapté aux besoins du Louvre

• Intégration de signatures électroniques qualifiées

• Hébergement externalisé pour faciliter le déploiement

• Interface web accessible en mobilité

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Résultats

• Réduction drastique des délais : 51% des parapheurs validés en moins de 72h contre plus d'un mois auparavant

• Amélioration de la traçabilité : Suivi en temps réel de l'avancement des documents avec historique complet

• Flexibilité des circuits : Possibilité de créer des parapheurs "à la volée" (40-45% des cas d'usage)

• Gestion des visa complémentaires : Fonctionnalité permettant de solliciter des avis additionnels sans bloquer le processus

• Adoption exemplaire : Forte appropriation de l'outil par les équipes avec progression constante d'usage

• Autonomisation des utilisateurs : 40-45% des parapheurs créés "à la volée" démontrant la maîtrise de l'outil

• Déploiement réussi : Passage de 3 directions pilotes à une généralisation sur 23 directions

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Chiffres clés

• Délais de traitement : 83% des parapheurs traités en moins de 10 jours

• Volume traité : 286 parapheurs en 2022, progression régulière des trimestres

• Taux d'adoption : 122 émetteurs et 62 valideurs formés avec retour utilisateur très positif

• Progression d'usage : Croissance constante de 4 à 111 parapheurs par trimestre

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Retour sur investissement

• Gains de productivité : Économie de temps considérable pour les équipes administratives

• Amélioration de la gouvernance : Meilleure maîtrise des délais et des circuits de validation

• Facilitation du télétravail : Processus 100% dématérialisé accessible à distance

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