Le Groupe Mauffrey optimise sa gestion documentaire et ses processus métier avec Efalia

Le Groupe Mauffrey a choisi Efalia pour accompagner sa transformation numérique et industrialiser ses processus documentaires. Grâce à une solution de GED couplée à des workflows métier, l'entreprise a transformé la gestion manuelle de ses 80 000 factures annuelles en processus automatisés, permettant à ses équipes de se concentrer sur leurs activités à forte valeur ajoutée.

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Défi

Le Groupe Mauffrey évoluait dans un secteur qui n'avait pas encore vécu sa transformation numérique aussi intensément que d'autres industries. L'entreprise faisait face à plusieurs défis majeurs dans la gestion de ses documents et processus :

• Gestion manuelle de près de 80 000 factures fournisseurs par an

• Processus documentaires s'appuyant principalement sur l'intervention humaine pour combler les lacunes

• Absence de règles standardisées et de processus transversaux entre métiers

• Besoin d'industrialisation pour accompagner la forte croissance du groupe

• Nécessité de faire évoluer les pratiques métier vers plus d'automatisation

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Solution

Efalia a déployé une solution complète combinant gestion électronique de documents et Business Process Management, permettant de créer des workflows transversaux et d'automatiser les processus documentaires du groupe.

Efalia Doc & Efalia Process : GED & BPM

• Solution de Gestion Électronique de Documents pour l'indexation et l'archivage

• Moteur de Business Process Management pour la création de workflows métier

• Intégration avec les systèmes d'information existants

• Interface de gestion centralisée pour le pilotage des processus

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Résultats

Transformation digitale réussie des processus documentaires

Le Groupe Mauffrey a réussi sa transformation digitale en passant d'une gestion manuelle à des processus industrialisés et automatisés. Les collaborateurs ont rapidement adopté les nouveaux outils, constatant immédiatement les bénéfices dans leur quotidien. Cette réussite s'appuie sur le triptyque efficace entre les métiers, le fournisseur Efalia et les équipes IT qui collaborent harmonieusement sur le projet.

• Industrialisation des processus: Passage d'une gestion manuelle à des processus automatisés avec règles standardisées

• Adoption utilisateur naturelle: Les équipes ont rapidement compris l'intérêt et demandent l'extension à d'autres périmètres

• Workflows transversaux: Mise en place de processus métier impliquant plusieurs services

• Gain de temps significatif: Réduction des tâches chronophages et recentrage sur les activités à valeur ajoutée

• Amélioration de la qualité: Réduction des erreurs grâce à la standardisation des règles

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Chiffres clés

• Mise en œuvre: Déploiement par lots successifs sur 2 ans

• Périmètre: Facturation, RH et extension progressive à tous les métiers

• Adoption: Demande spontanée des utilisateurs pour étendre la solution

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Retour sur investissement

• ROI utilisateur: Satisfaction exprimée directement par les collaborateurs sur l'amélioration de leur quotidien

• Efficacité opérationnelle: Fluidification des processus et réduction des délais de traitement

• Évolutivité: Possibilité d'extension progressive à l'ensemble des métiers du groupe

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