L'ARS Normandie optimise sa gestion documentaire avec Efalia Doc

L'ARS Normandie a déployé la solution GED Efalia Doc pour centraliser et dématérialiser la gestion de ses courriers entrants. Ce projet stratégique, réalisé lors de la fusion des ARS Haute et Basse Normandie, a permis d'optimiser le traitement documentaire sur l'ensemble des sites tout en respectant les contraintes réglementaires strictes de délais de réponse.

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Défi

L'ARS Normandie devait gérer la fusion de deux agences régionales dans un contexte d'optimisation des ressources et de contraintes réglementaires fortes sur les délais de traitement des courriers.

• Besoin de simplifier la gestion documentaire pour 400 agents

• Optimisation des ressources dans une structure multi-sites

• Respect des délais réglementaires stricts de réponse aux courriers

• Recherche d'une solution rapidement déployable et économique

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Solution

Efalia Doc a été déployée comme solution de GED complète pour centraliser le traitement du courrier entrant tout en maintenant l'accessibilité sur tous les sites de l'ARS Normandie.

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Efalia Doc

• Architecture full web multi-sites

• Système de numérisation centralisée

• Bannettes électroniques et workflows documentaires

• Interfaces utilisateur simplifiées

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Résultats

Centralisation et optimisation du traitement documentaire

La solution Efalia Doc a permis à l'ARS Normandie de centraliser la numérisation des courriers sur un site unique tout en maintenant l'accessibilité et le traitement sur l'ensemble des sites. Cette approche a optimisé l'utilisation des ressources disponibles et garantit le respect des délais réglementaires de réponse.

• Numérisation centralisée : Traitement des courriers sur un site unique avec ressources dédiées

• Accessibilité multi-sites : Consultation et traitement des documents sur tous les sites

• Workflows automatisés : Routage des courriers via bannettes électroniques

• Interface intuitive : Adoption rapide par tous les niveaux hiérarchiques

• Conformité réglementaire : Respect des délais de réponse obligatoires

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