AIIC Group confie à Efalia la numérisation et l'automatisation de son courrier entrant pour ses 2 000 collaborateurs.

Contexte et enjeux

Dans le cadre de sa transition vers le cloud, le groupe avait besoin d'une solution fiable et économique pour capturer, identifier et traiter les documents papier entrants, tout en s'intégrant parfaitement à ses systèmes cloud. L'objectif était de faire évoluer les processus existants, d'améliorer l'efficacité et de garantir un acheminement plus rapide et plus cohérent du courrier entrant à travers le groupe.

Dans le cadre d'une transformation plus large vers un environnement d'exploitation entièrement cloud, le groupe a entrepris de moderniser et d'optimiser ses opérations de courrier interne afin de mieux soutenir sa stratégie axée sur le numérique.

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Nous avions du mal à trouver une solution fiable pour numériser notre service courrier. La nécessité d'une solution moderne, robuste et intégrée au cloud est devenue de plus en plus évidente.

Annemarie PYE, Directrice / COO - AIIC Group

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‍Produit déployé : Efalia Doc (ECM - FileDirector) Cloud

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Mise en œuvre

AIIC Group a retenu Efalia Doc (ECM - FileDirector) Cloud pour soutenir ses nouvelles capacités de traitement numérique du courrier. En étroite collaboration avec Efalia, les équipes ont mené une phase de preuve de concept approfondie, en testant différentes configurations et workflows jusqu'à obtenir un modèle adapté aux besoins multi-marques et multi-sites du groupe. Les scanners de production locaux et les équipements multifonctions ont été intégrés directement avec Efalia Doc (ECM - FileDirector), permettant un traitement sécurisé et une distribution vers le système de gestion des dossiers cloud du groupe.

Les équipes Efalia ont accompagné le projet depuis les premières réflexions de conception jusqu'aux phases de tests et au déploiement final.

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Efalia a été présent pour nous conseiller, nous accompagner pas à pas et travailler avec nous à chaque itération pour aboutir au résultat idéal.

Annemarie PYE, Directrice / COO - AIIC Group

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Résultats et bénéfices

Un impact immédiat à l'échelle du groupe

Le groupe traite désormais environ 1 500 courriers par jour. Les correspondances entrantes sont capturées, classifiées et acheminées instantanément vers la bonne équipe, le bon client ou le bon dossier, quelle que soit la marque ou le site, offrant une réactivité nettement améliorée à l'ensemble de l'organisation.

L'impact a été considérable. Le workflow optimisé soutient l'engagement plus large du groupe en faveur d'un bureau sans papier, garantit un service client plus rapide et offre aux collaborateurs un accès cohérent aux documents dont ils ont besoin.

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Efalia Doc (ECM - FileDirector) nous a aidés à rationaliser nos processus, à numériser le courrier D2D et, in fine, à acheminer le bon fichier vers le bon client ou le bon dossier.

Annemarie PYE, Directrice / COO - AIIC Group

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Un partenaire fiable dans la transformation numérique

Grâce à ce projet, le Groupe AIIC a modernisé un processus opérationnel clé tout en construisant une base numérique évolutive pour de futurs gains d'automatisation et d'efficacité. L'expertise approfondie d'Efalia en matière de numérisation, de scanning et de gestion documentaire cloud a joué un rôle central dans l'atteinte de ces objectifs.

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La maîtrise d'Efalia en numérisation et en gestion des scanners, combinée à leur attitude fiable et proactive, a fait toute la différence.

Annemarie PYE, Directrice / COO - AIIC Group

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Le groupe bénéficie désormais d'un service courrier numérique rationalisé, efficace et fiable, qui soutient sa stratégie cloud-first et permet à ses juristes et équipes support de consacrer davantage de temps à la fourniture des services juridiques de haute qualité pour lesquels Taylor Rose, FDR Law et Kingsley Wood sont reconnus.