La Communauté de Communes de la Côtière à Montluel dématérialise son courrier avec Efalia Portal

Face aux enjeux du télétravail et de la modernisation de ses services, la 3CM a déployé la solution Efalia Portal pour dématérialiser entièrement sa gestion du courrier entrant et sortant. Ce projet, réalisé en 9 mois, a permis de supprimer totalement les parapheurs papier et pochettes courrier, tout en améliorant la traçabilité et l'efficacité du traitement documentaire.

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Défi

La 3CM faisait face à plusieurs défis majeurs dans sa gestion documentaire, amplifiés par le développement du télétravail et l'adoption du flex office :

• Nécessité de rendre accessible les courriers aux agents en télétravail depuis 2017

• Suppression des parapheurs et pochettes courrier imposée par la stratégie flex office

• Besoin de traçabilité des courriers entrants et sortants pour optimiser les délais de traitement

• Volonté d'avoir l'information disponible partout, y compris sur les sites distants (centre technique, station d'épuration)

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Solution

Efalia Portal a été déployée comme solution complète de gestion électronique du courrier, accessible en mode SaaS pour répondre aux besoins de mobilité et de télétravail.

Efalia Portal

• Numérisation automatique du courrier entrant

• Workflow de traitement et d'affectation des courriers

• Interface avec le parapheur électronique existant (xBus de SRCI)

• Intégration avec Microsoft 365 pour la gestion des emails

• Génération automatique de courriers sortants avec charte graphique

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Résultats

Transformation complète du processus documentaire

La solution a permis une dématérialisation totale de la gestion du courrier, éliminant définitivement les supports papier internes. Les agents bénéficient désormais d'un accès immédiat aux documents depuis n'importe quel lieu de travail, avec une traçabilité complète de chaque courrier. La génération des courriers sortants est considérablement accélérée grâce aux modèles pré-paramétrés et à l'intégration de la charte graphique.

• Traçabilité complète : Suivi en temps réel de tous les courriers avec indicateurs visuels de retard

• Gain de temps significatif : Réduction du temps de création d'un courrier de réponse à 4 minutes

• Suppression des copies papier : Élimination totale des impressions multiples et des parapheurs physiques

• Amélioration des délais : Raccourcissement des circuits de validation et de traitement

• Accessibilité renforcée : Disponibilité des courriers sur tous les sites distants en temps réel

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Chiffres clés

• Délai de mise en œuvre : 9 mois de la réflexion à la production

• Formation : 3 administrateurs formés + formation par type d'utilisateur

• Suppression immédiate : Arrêt total des parapheurs papier dès la mise en production

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Retour sur investissement

• Économies de fonctionnement : Suppression des coûts d'impression et de papier (4 centimes par copie couleur)

• Gains de productivité : Accélération significative de la rédaction et du traitement des courriers

• Amélioration du service : Respect des délais de réponse aux usagers et meilleure réactivité

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