Gestion documentaire, archivage, conformité... Dans l'écosystème des solutions de gestion de l'information, Record Management (RM) et GED semblent parfois se confondre. Pourtant, ces approches répondent à des besoins distincts et complémentaires.
Décryptage de deux univers qui organisent différemment votre patrimoine informationnel.
Qu'est-ce que le Record Management ?
Définition et périmètre
Le Record Management est un processus structuré qui organise et gère tous les documents de leur création à leur élimination définitive. Cette discipline va au-delà du simple stockage : elle encadre le cycle de vie complet des enregistrements selon des règles précises de conservation et de destruction.
L'objectif fondamental : Garantir l'accès aux documents dans le temps tout en respectant les obligations légales et réglementaires d'archivage.
Les 6 objectifs clés du Record Management
Réduction du papier : Digitalisation systématique et élimination progressive des supports physiques.
Élimination des documents perdus : Classification rigoureuse qui empêche la dispersion des informations importantes.
Maîtrise des risques juridiques : Respect des durées de conservation légales, traçabilité des suppressions.
Recherche facilitée : Indexation précise permettant de retrouver instantanément n'importe quel document.
Garantie d'authenticité : Préservation de l'intégrité et de la valeur probante des enregistrements.
Optimisation des espaces : Gestion intelligente des volumes d'archivage physique et numérique.
GED vs Record Management : Des approches complémentaires
La GED : Gestion active des contenus
Un système ECM (Enterprise Content Management) ou GED se concentre sur la gestion opérationnelle des documents actifs. Collecte, classement, collaboration, workflows : l'objectif est de fluidifier les processus quotidiens de travail.
Fonctionnalités typiques : Partage collaboratif, validation en ligne, recherche multicritères, intégrations métier.
Le Record Management : Conservation et conformité
Le RM privilégie l'archivage et la conformité réglementaire. Il s'attache moins à la collaboration qu'à la préservation à long terme et au respect des obligations légales.
Fonctionnalités spécifiques : Plans de classement normalisés, calendriers de conservation, purges automatiques, audit trails.
Quand choisir quoi ?
Optez pour une GED si vous voulez :
- Fluidifier la collaboration documentaire quotidienne
- Automatiser les workflows de validation
- Intégrer avec vos applications métier
- Améliorer la productivité des équipes
Privilégiez le Record Management si vous devez :
- Respecter des obligations d'archivage strictes
- Gérer des documents à forte valeur juridique
- Organiser l'archivage définitif selon des normes
- Prouver la conformité lors d'audits
L'approche hybride : Le meilleur des deux mondes
Complémentarité naturelle
Dans la réalité, GED et Record Management se complètent parfaitement. La GED gère les documents "vivants" tandis que le RM prend le relais pour l'archivage et la conservation long terme.
Workflow typique :
- Création/collaboration dans la GED
- Validation/finalisation via workflows automatisés
- Bascule automatique vers le système de Record Management
- Archivage définitif selon les règles de conservation
Solutions intégrées
Certaines plateformes proposent des modules GED et RM intégrés, offrant une continuité parfaite entre gestion active et archivage. Cette approche évite les ruptures de chaîne et garantit la traçabilité complète.
Conclusion
GED et Record Management ne s'opposent pas : ils se complètent. La GED excelle dans la gestion opérationnelle des documents actifs, tandis que le RM garantit leur préservation et leur conformité à long terme.
L'enjeu pour les organisations : Choisir l'approche adaptée à leurs priorités ou, mieux encore, construire un écosystème cohérent qui couvre l'ensemble du cycle de vie documentaire.
Dans un contexte où la compliance devient stratégique, cette vision intégrée permet de concilier productivité quotidienne et sécurité juridique.
Votre organisation hésite entre GED et Record Management ? Nos experts vous aident à définir l'architecture documentaire adaptée à vos enjeux métier et réglementaires.
