Qu'est-ce que la GED ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un système informatique qui permet de numériser, classer, stocker et gérer l'ensemble de vos documents numériques au sein d'un référentiel centralisé et sécurisé.
Bien plus qu'un simple stockage, la GED transforme votre patrimoine documentaire en actif stratégique exploitable : recherche instantanée, workflows collaboratifs, traçabilité complète et intégration avec vos outils métier.
Les fonctionnalités clés d'une solution GED
📁 Centralisation et organisation
- Plan de classement structuré : hiérarchie logique adaptée à votre organisation
- Métadonnées intelligentes : indexation automatique par type, date, auteur, projet
- Nommage dynamique : règles automatiques pour une nomenclature cohérente
🔍 Recherche et consultation
- Recherche full-text : dans le contenu même des documents
- Recherche multicritères : par métadonnées, dates, services, projets
- Visionneuse intégrée : consultation directe sans téléchargement (PDF, Word, Excel, images)
🔐 Sécurité et droits d'accès
- Gestion fine des habilitations : par utilisateur, service, type de document
- Traçabilité complète : qui a consulté/modifié quoi et quand
- Versions et historique : suivi des modifications avec restauration possible
🔄 Workflows et collaboration
- Circuits de validation : approbation automatisée selon vos processus
- Commentaires et annotations : collaboration directe sur les documents
- Notifications intelligentes : alertes sur échéances, validations, modifications
🔗 Intégration et connectivité
- API ouvertes : connexion avec ERP, CRM, SIRH, outils métier
- Connecteurs natifs : SAP, Microsoft 365, Sage, et autres solutions
- Synchronisation bidirectionnelle : mise à jour automatique entre systèmes
📊 Pilotage et reporting
- Tableaux de bord : indicateurs d'usage, performance, conformité
- Statistiques d'accès : documents les plus consultés, utilisateurs actifs
- Alertes métier : échéances contractuelles, révisions documentaires
Les bénéfices concrets de la GED
Gains opérationnels
- Recherche 10x plus rapide qu'avec des dossiers physiques ou partagés
- Réduction de 60% du temps consacré à la gestion documentaire
- Élimination des doublons et des versions obsolètes
Sécurité renforcée
- Sauvegarde automatique et redondance des données
- Droits d'accès granulaires selon les fonctions et projets
- Conformité RGPD et respect des durées de conservation
Collaboration optimisée
- Accès simultané aux documents sans conflit de versions
- Workflows métier pour validation et approbation
- Partage sécurisé avec partenaires externes via portails
ROI mesurable
- Économies de stockage physique : papier, archivage, espaces
- Productivité accrue des équipes administratives
- Réduction des risques de perte ou de non-conformité
GED et transformation digitale : préparer l'avenir
Une GED moderne ne se contente pas de stocker vos documents : elle structure vos données pour les rendre exploitables par l'intelligence artificielle.
Votre patrimoine documentaire devient ainsi une base de connaissances prête à alimenter des agents IA, des chatbots métier ou des systèmes d'aide à la décision.
Choisir la bonne solution GED
Pour réussir votre projet GED, privilégiez une solution qui offre :
- Flexibilité : paramétrage sans développement
- Évolutivité : architecture modulaire et API ouvertes
- Facilité d'adoption : interface intuitive, formation minimale
- Accompagnement expert : méthodologie éprouvée et support dédié
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