Qu’est-ce que le RM « Record Management » ?
Le record management (RM) est un processus qui organise et gère tous les documents de leur création à leur élimination. Cela inclut la conservation selon les lois et la suppression des archives.
Le concept de RM englobe l’organisation, l’administration et la gestion de tous les documents d’une organisation, qu’ils soient sous différents supports et formes. L’objectif est de faciliter l’accès à ces documents dans le temps et de les protéger.
Le Record Management vise différents objectifs comme :
- Diminuer le papier
- En finir avec les documents perdus ou mal classés
- Mieux maitriser les risques
- Chercher et trouver facilement les documents
- Garantir l’authenticité
- Optimiser l’espace d’archivage et la gestion et les processus
On comprend aisément comment Le Records Management est donc créateur de valeur ajoutée pour une organisation.
GED définition
GED est l’acronyme de : Gestion électronique de documents
Une GED vous permet de stocker, gérer et partager vos documents et autres contenus de formats divers (courriel, documents PDF, papiers, documents numériques…). Une GED complète permet : la collecte, le classement, le stockage, la gestion et enfin l’archivage de vos contenus, en toute sécurité.
Réflexion autour de la Gestion électronique de documents
Tout d’abord faisons le point. De nombreux outils sont disponibles sur le marché pour « gérer » le contenu et l’archivage. Ils répondent à divers besoins des entreprises et proposent des fonctionnalités et des fonctionnements différents.
Des questionnements simples
Il est important de pouvoir évaluer, dans un premier temps, quels sont vos besoins en vous posant des questions simples.
– De quoi ai-je besoin ?
– Combien de données ai-je à stocker et à gérer ?
– Combien de personnes vont se servir de cet outil et à quelle fréquence ?
– Ai-je besoin qu’il soit personnalisable ?
– Ai-je besoin d’une automatisation des classements ?
– Qu’est-ce qui est important pour moi ?
Je dois prouver la valeur d’un document, le connecter à mes solutions professionnelles, collecter les documents facilement et les classer en détail.
En résumé
Vous l’aurez compris, ce choix doit être réfléchi, car il impacte directement votre organisation. Ce choix s’inscrit dans une démarche projet, avec une méthodologie adaptée qui peut se résumer selon 3 grandes étapes essentielles :
Auditer l’existant
Définir un référentiel, garant de la politique d’archivage
Définir les processus d’identification, de tri, de numérisation, et de gestion de l’information
Pour cela, vous pouvez bien entendu consulter des experts de la dématérialisation pour vous accompagner dans cette réflexion.
La question se pose ensuite sur la famille des solutions à prendre en compte. Pour progresser, nous avons comparé les solutions GED pour la gestion des contenus aux solutions d’outil collaboratif pur.
Notre experte en dématérialisation nous met en garde sur certains points clés qui doivent être intégrés dans le cadre de votre réflexion. Les outils collaboratifs sont pratiques pour travailler en équipe et stocker des documents. Cependant, ils ne remplacent pas les systèmes de gestion de documents ou de gestion des enregistrements.
Si vous avez besoin d’une gestion électronique de vos documents et contenus, cela nécessite des compétences spécifiques en “record management”. La plupart des partenaires spécialisés en outils collaboratifs n’ont pas ces compétences.
Les outils collaboratifs sont des boîtes à outils très performantes. Les outils collaboratifs sont très performants, mais il est important de savoir comment les utiliser. De plus, ils nécessitent une configuration complexe qui demande l’utilisation d’autres outils, notamment pour l’archivage.
Pour obtenir un outil collaboratif complet qui répond à toutes les exigences réglementaires, vous devrez contacter plusieurs éditeurs et intégrateurs. Cela signifie que vous aurez plusieurs interlocuteurs et une équipe interne importante pour gérer le projet. Par conséquent, ce type d’outil convient mieux aux grandes entreprises. C’est pourquoi ce type d’outil convient mieux aux grandes entreprises.
En conclusion
Choisir la GED Efalia signifie choisir un partenaire qui maîtrise tous les aspects de la gestion électronique des documents et des dossiers. Ce partenaire respecte les normes tout au long du cycle de vie.
Les outils de travail collaboratifs ne sont pas prêts à l’emploi pour la gestion électronique de documents ou la gestion des enregistrements.
Certains leaders des solutions de travail collaboratif offrent une expérience moderne et une interface utilisateur facilement accessible. Cela est rendu possible grâce à leur aspect collaboratif et intranet.
