Vos équipes perdent un temps précieux. Emails dispersés, fichiers Excel partagés, validations manuelles qui traînent. Les informations se perdent. Les délais s'allongent. La conformité devient un casse-tête.
La digitalisation des processus métiers transforme ce chaos en workflows automatisés. Sans compétences techniques. Sans coder. Avec des résultats mesurables dès les premiers mois.
Découvrez quels processus digitaliser en priorité et la méthode concrète pour les mettre en place avec Efalia Process.
📌L'essentiel à retenir
Problème : Vos processus actuels s'appuient sur des tableaux Excel, des emails et des interventions humaines multiples. Résultat : temps perdu, erreurs, traçabilité inexistante.
Types de processus digitalisables : Finance (factures, virements, bons de commande, rapprochement des pièces comptables...), RH (télétravail, formations, onboarding complet, contrats...), Qualité (parapheurs électroniques, incidents, audits, non-conformités...), Processus métiers spécifiques (viabilité hivernale, habilitations DPO, subventions...), Processus transverses (sollicitations inter-services).
Gains concrets : Délais réduits (d'une semaine à une demi-journée), 500-600 demandes simultanées traitées sans difficulté, traçabilité complète pour vos audits, 83% des parapheurs validés en moins de 10 jours.
Méthode en 4 étapes :
→ Cartographier et prioriser (matrice volumétrie × impact × complexité)
→ Modéliser en no-code (5 jours de formation = opérationnel)
→ Connecter votre SI existant (API-first, synchronisation temps réel)
→ Déployer progressivement (pilote en 3 jours, ajustement, généralisation).
Quels processus métiers digitaliser en priorité dans votre organisation ?
La digitalisation des processus s'applique à tous vos circuits impliquant des formulaires, des validations ou des échanges multi-acteurs. Mais par où commencer ? Voici les grandes familles de processus à prioriser selon leur volumétrie et leur impact.
Finance & comptabilité : de la facture au virement, automatisez vos circuits chronophages
Les processus financiers représentent souvent le premier périmètre de digitalisation. Volumétrie élevée, impact direct sur la trésorerie, exigences de conformité strictes.
Exemples concrets digitalisés :
- Circuits de validation des virements de crédit (Département de l'Allier : mis en production dès 2020)
- Gestion des bons de commande avec signature électronique (Haute-Saône : en cours de déploiement avec récupération des données finance en temps réel)
- Création et modification de tiers comptables (Allier : déployé en 2021)
- Dématérialisation des factures fournisseurs (réception, extraction données, validation, intégration ERP, archivage légal)
Cas client Groupe Mauffrey : 80 000 factures fournisseurs par an gérées manuellement avant digitalisation.
Passage à l'automatisation complète avec Efalia Process.
Résultat : industrialisation des processus, délais divisés par 4, erreurs réduites drastiquement.
"Aujourd'hui, la facturation fournisseur chez nous représente un peu moins de 80 000 factures par an. Le passage à l'automatisation était indispensable pour industrialiser nos processus."
Fabrice Boehler, DSI Groupe Mauffrey
Cas client Département de l'Allier : La direction des finances recevait les demandes de virement par mail, fiches papier ou Word.
Résultat : perte de demandes, impossibilité de prioriser, aucune traçabilité. Depuis la mise en place d'Efalia Process en 2020, 100% des demandes sont tracées et traitées de manière fluide.
"Les directions qui accueillaient les sollicitations avaient toujours du mal à gérer les priorités, à ne pas perdre des demandes, à suivre leur activité, à tracer l'activité qu'ils avaient. Un outil de BPM était naturellement nécessaire."
Philippe Gras, DSI Département de l'Allier
RH : libérez vos équipes des tâches administratives répétitives
Les processus Ressources Humaines génèrent des volumes massifs de demandes récurrentes. Leur digitalisation libère la DRH des tâches administratives et améliore drastiquement l'expérience collaborateur.
Exemples concrets digitalisés :
- Demandes de télétravail permanent et temporaire avec génération automatique d'arrêtés (Ex : au département de l'Allier : déployé en 2021, plusieurs centaines de demandes traitées)
- Demandes d'absence exceptionnelle
- Gestion du compte épargne temps (Comme par exemple au département de la Haute-Saône : en cours, 100% dématérialisé sans papier ni enveloppe)
- Processus d'onboarding et provisioning matériel (PC, téléphone, badge, licences)
- Remisages de véhicules à domicile
- Déclarations d'incidents hygiène et sécurité
- Processus de recrutement complet (Comme au département de la Haute-Saône : de l'expression du besoin à l'intégration du nouvel arrivant)
Le projet télétravail COVID de l'Allier illustre la puissance de la digitalisation des processus. En 2021, la collectivité décide de généraliser le télétravail post-confinement. La DRH anticipe 500 à 600 demandes simultanées sur une même semaine.
"Notre DRH ne se voyait pas traiter 500-600 demandes d'autorisation de télétravail manuellement en reprenant la demande, en l'envoyant à validation d'un N+1, d'un N+2, d'un directeur. Elle ne se voyait pas faire face à cet afflux de travail en si peu de temps. Avec Efalia Process, ça s'est passé comme une lettre à la poste."
Philippe Gras, DSI Département de l'Allier
✅Durée du projet : Moins d'un an de spécifications à déploiement.
✅Résultat : Toutes les demandes traitées sans difficulté, génération automatique des arrêtés, traçabilité complète de chaque validation.
✅Point de vigilance sur les projets RH : Le processus de recrutement complet (de l'expression du besoin à l'intégration) est un des plus complexes. À l'Allier, le projet de gestion des mouvements d'agents (arrivées, mutations, départs) a nécessité 2 ans de spécifications avec une cinquantaine de rôles différents. Ne sous-estimez pas la complexité organisationnelle.
Qualité & conformité : garantissez la traçabilité inaltérable de vos audits
Les processus qualité exigent un historique complet et une traçabilité inaltérable. La digitalisation transforme des circuits papier de plusieurs semaines en workflows de quelques jours.
Exemples concrets digitalisés :
- Parapheurs électroniques avec circuits de validation multi-niveaux
- Déclarations d'incidents hygiène et sécurité
- Circuits de validation de rapports et documents
- Gestion des non-conformités avec plans d'action et suivi
Processus métiers spécifiques : digitalisez même vos cas d'usage les plus atypiques
Au-delà des fonctions support, de nombreux processus métiers spécifiques peuvent être digitalisés. C'est là que la flexibilité d'un outil de BPM comme Efalia Process prend tout son sens.
Exemples concrets digitalisés :
Gestion de la viabilité hivernale (Allier, 2022) : patrouilles routières l'après-midi, propositions de traitement pour le lendemain selon météo, planification des sorties par le service central. Avant : documents Word dans des répertoires partagés. Après : workflow automatisé avec forte traçabilité pour répondre aux réclamations usagers.
Révision annuelle des habilitations (Haute-Saône, en cours) : demande DPO pour vérifier chaque année les accès aux dossiers partagés réseau. Processus automatisé avec déclenchement vers chaque responsable de service.
Processus de subventions (Fondation Valery) : candidature, instruction, vote électronique, conventions, suivi projets. Digitalisation complète du processus en 2 mois. Formulaire web multilingue, instruction des dossiers, vote électronique confidentiel, génération automatique de conventions. 100% digital, zéro papier.
Gestion des œuvres d'arts et sites comme au Musée du Louvre : Passage du parapheur papier (délais supérieurs à 1 mois) au parapheur électronique. 286 parapheurs traités dès la première année (2022). 83% validés en moins de 10 jours. 51% en moins de 72 heures. Traçabilité complète de chaque action pour les audits.
"Pouvoir mettre une application informatique au bout de 3 jours au service des utilisateurs qui peuvent l'utiliser immédiatement, on peut le faire avec Efalia Process."
Anthony Girard, Chef de service informatique, Musée du Louvre
Si c'est un workflow, c'est digitalisable. Avec un outil de BPM, vous créez le processus exactement comme votre organisation fonctionne.
Processus transverses : supprimez les silos entre vos directions
Les processus transverses impliquant plusieurs directions sont souvent les plus chronophages. Leur digitalisation génère les gains les plus importants.
Exemples concrets digitalisés :
- Sollicitations au service juridique
- Demandes à la commande publique
- Sollicitations au service communication pour événements ou créations graphiques
- Circuits budgétaires complexes impliquant plusieurs niveaux de validation
Règle de priorisation : Dès qu'un processus implique plus de 3 acteurs différents et génère plus de 100 demandes par an, la digitalisation devient pertinente.
"Avant, tout ça passait par des demandes par mail, par des fiches papier, par des fiches Word. Ça partait dans tous les sens. Les directions avaient du mal à gérer les priorités, à ne pas perdre des demandes. Avec Efalia Process, tout est tracé. Les délais qui s'étalaient sur une semaine sont souvent traités en une demi-journée maintenant."
Philippe Gras, DSI Département de l'Allier
Les 4 étapes pour digitaliser vos processus sans coder (méthode Efalia)
Efalia Process est une solution de BPM (Business Process Management) no-code qui permet de digitaliser vos processus métiers en 4 étapes sans dépendre de compétences techniques lourdes.
Étape 1 – Cartographier et prioriser : ne partez pas dans tous les sens
Cartographiez vos processus actuels. Identifiez ceux qui reposent encore sur du papier, des fichiers Excel ou des emails dispersés.
Priorisez selon 3 critères :
- Volumétrie : processus traités plus de 100 fois/an
- Impact : gain temps significatif ou conformité critique
- Complexité : commencez simple pour valider la méthode
Durée des réunions de spécification : De quelques semaines à quelques mois selon la complexité. Pour le télétravail à l'Allier : moins d'un an. Pour le processus de gestion des mouvements d'agents (arrivées, mutations, départs) : 2 ans avec une cinquantaine de rôles différents impliqués.
Réunions de spécification concrètes :
- Échanges avec les directions concernées
- Recensement des besoins
- Description détaillée des étapes, rôles, règles de validation
- Production d'un cahier des charges validé par toutes les parties
"Avant de pouvoir utiliser Efalia Process, il y a quand même pas mal de réunions. On implique les directions, on recense les besoins, on définit les priorités. Quelques réunions de spécification permettent de définir les différentes règles, les différents rôles des intervenants dans les circuits de validation."
Ildico Leclerc, Chef de projet Haute-Saône
Piège à éviter : Voir trop gros dès le départ. Le produit peut faire beaucoup de choses, et on a tendance à vouloir tout intégrer. Résultat : le projet s'éternise. Commencez par un périmètre maîtrisé, déployez, puis étendez.
"Au fur et à mesure des échanges, on se rend compte que le produit peut faire beaucoup de choses. On a tendance à voir de plus en plus gros et ça peut vite compliquer le processus. Il est important de savoir dire stop pour ne pas partir trop loin et éviter de gérer toutes les petites exceptions."
Clémence Fournier, Experte Efalia Process
Étape 2 – Modéliser en mode no-code : vos métiers créent leurs propres workflows
Studio visuel drag & drop : Dessinez vos processus métiers par simple glisser-déposer. Aucune compétence technique requise. Vos équipes métier créent leurs workflows en autonomie après 5 jours de formation.
Formulaires dynamiques : Ils se construisent au fur et à mesure en fonction des réponses. L'utilisateur ne voit jamais un formulaire de 15 pages d'un coup. Il répond à une question, le formulaire s'adapte, une nouvelle question apparaît. Il se laisse guider.
"On a développé les formulaires de façon dynamique. Quand un utilisateur rentre sur un de nos processus, il n'y a jamais un formulaire de 15 pages à remplir qui pourrait le perdre ou le dégoûter. Le formulaire se construit dynamiquement au fur et à mesure. L'utilisateur se laisse guider."
Philippe Gras, DSI Département de l'Allier
Circuits de validation conditionnels : Définissez des règles automatiques qui orientent les demandes selon leur nature, montant ou urgence. Gestion des exceptions avec escalades automatiques et délégations temporaires.
Délai de déploiement : Au Musée du Louvre, une mini-application opérationnelle a été déployée en 3 jours.
"Pouvoir mettre une application informatique au bout de 3 jours au service des utilisateurs qui peuvent l'utiliser immédiatement, on peut le faire avec Efalia Process."
Anthony Girard, Chef de service informatique, Musée du Louvre
Formation et autonomie : À l'Allier, 2 chefs de projet ont été formés et gèrent aujourd'hui tous les processus en autonomie, avec un accompagnement Efalia pour les cas complexes. En Haute-Saône, Ildico Leclerc a été opérationnelle immédiatement grâce à sa connaissance préalable de l'outil.
Étape 3 – Connecter votre écosystème : ERP, SIRH, GED parlent enfin ensemble
API-first : Efalia Process se connecte nativement à votre écosystème. Chaque étape peut déclencher des actions dans vos applications tierces : création automatique d'un dossier comptable, mise à jour du SIRH, génération de documents contractuels.
Connecteurs disponibles :
- ERP (Sage, SAP, solutions métiers)
- SIRH et annuaires (Active Directory, bases RH, outils meétiers)
- GED (Efalia Doc, solutions documentaires)
- Parapheurs électroniques et solutions de signature
- Bases de données métiers
Synchronisation bidirectionnelle en temps réel : En Haute-Saône, les informations des outils finance et RH sont récupérées "quasi en temps réel" pour alimenter les formulaires. Plus de ressaisie. Plus de doublon.
"Nous récupérons les informations qui sont dans notre outil finance. On connecte directement Efalia Process, soit via une base intermédiaire, mais en tout cas on récupère les informations quasi en temps réel."
Ildico Leclerc, Chef de projet Haute-Saône
Exemple concret : À l'Allier, les formulaires RH se connectent à l'annuaire Active Directory pour récupérer automatiquement les N+1 et N+2 de chaque agent. Le circuit de validation se construit tout seul.
Étape 4 – Déployer progressivement : pilote, ajustement, généralisation
Méthode incrémentale : Démarrez par un pilote sur 1-2 processus. Testez avec les utilisateurs sur une plateforme de recette. Ajustez. Validez. Puis généralisez à d'autres métiers.
Acter chaque phase de validation : Produisez des livrables à chaque étape (cahier des charges validé pour les spécifications, cahier de test validé après recette). Ne passez pas à la phase suivante sans validation formelle des deux parties.
"Pour nous, il est important de valider tous ensemble les différentes étapes. On a la partie spécification, donc c'est là où les clients vont nous faire remonter ce dont ils ont besoin. Une fois qu'on a validé les spécifications, OK, elles sont validées. On passe à la phase de paramétrage qui nécessitera ensuite des tests de la part du client."
Clémence Fournier, Experte Efalia Process
Accompagnement Efalia : Formation administrateurs (5 jours), assistance au paramétrage (quelques jours si nécessaire), tests utilisateurs, support post-démarrage. Vous gagnez en autonomie tout en bénéficiant d'un appui expert.
Formation utilisateurs finaux : Aucune formation globale nécessaire. Les formulaires sont suffisamment simples et guidés. À l'Allier et en Haute-Saône, pas de formation obligatoire pour les agents. Seulement des petits tutoriels vidéo pour les fonctionnalités avancées (délégations, vues).
"Il n'y a pas eu besoin de formation globale pour l'ensemble des agents parce que nous avons fait en sorte que ce soit extrêmement simple, que les agents n'aient pas à réfléchir où il faut cliquer, qu'est-ce qu'il faut choisir. Il y aura toujours un petit manuel utilisateur pour chaque processus, mais il n'y a pas de formation globale qui dure des jours et des jours."
Ildico Leclerc, Chef de projet Haute-Saône
Gains mesurables :
- Délais réduits (d'une semaine à une demi-journée dans plusieurs cas)
- Traçabilité complète pour vos audits
- Pas de demandes perdues, priorisation automatique
- Suppression des impressions, enveloppes, archivage papier
- Fluidité et confort utilisateur
"Les retours sur investissement sont très qualitatifs. La traçabilité, la sécurisation des processus, le fait que tout est gardé en mémoire. Il n'y a pas de possibilité de perdre une demande. Dès lors que la demande est partie dans le circuit, elle ne peut pas disparaître. Elle passe par différentes étapes mais on la retrouvera toujours."
Philippe Gras, DSI Département de l'Allier
✅ Checklist de validation par étape
☐ Spécifications validées : Cahier des charges signé par toutes les parties prenantes
☐ Modélisation terminée : Workflow dessiné, formulaires dynamiques créés, circuits conditionnels paramétrés
☐ Tests utilisateurs réalisés : Cahier de test complété sur plateforme de recette, bugs corrigés, ajustements intégrés
☐ Formation administrateurs : 5 jours de formation interne ou Efalia suivis, autonomie opérationnelle acquise
☐ Pilote lancé : 1-2 processus déployés en production auprès d'un périmètre restreint
☐ Retours utilisateurs collectés : Satisfaction mesurée, points de friction identifiés, ajustements planifiés
☐ Généralisation actée : Déploiement étendu à tous les services concernés
☐ Gains mesurés : Délais avant/après, volumétrie traitée, bénéfices qualitatifs documentés
Conclusion
Tous les types de processus métiers peuvent être digitalisés : Finance, RH, Qualité, processus métiers spécifiques ou transverses.
La clé : prioriser ceux à forte volumétrie et fort impact.
Avec Efalia Process, vous modélisez des workflows opérationnels en quelques jours. Sans coder. Sans dépendre de votre DSI à chaque modification. Vos équipes métier deviennent autonomes.
Les gains sont mesurables dès les premiers mois : délais réduits d'une semaine à une demi-journée, traçabilité complète, 500-600 demandes simultanées traitées sans difficulté.
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