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La digitalisation des processus métier n'est plus une option mais une nécessité pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives. La crise sanitaire l'a bien démontré : celles qui avaient anticipé s'en sont mieux sorties.
Pourquoi digitaliser vos processus métier maintenant ?
L'accélération forcée par la crise sanitaire
La crise sanitaire a transformé le télétravail d'exception en norme du jour au lendemain. Cette transition brutale a révélé les faiblesses organisationnelles de nombreuses entreprises. Ce qui n'était qu'un projet lointain est devenu un enjeu de survie pour maintenir l'efficacité, assurer la collaboration à distance et garantir la continuité d'activité.
Les nouveaux défis du travail hybride
Le travail à distance, qu'il soit avec vos équipes internes ou vos partenaires externes, met chaque jour en lumière des problèmes qui passaient inaperçus quand tout le monde se croisait au bureau. La gouvernance collaborative devient plus complexe, la gestion des processus inter-équipes plus délicate, et la communication avec les partenaires externes plus hasardeuse.
Il n'existe malheureusement pas de solution miracle qui transformerait votre organisation en machine parfaitement huilée d'un coup de baguette magique. En revanche, une approche méthodologique bien pensée permet d'optimiser chaque technologie sans créer une "usine à gaz" bourrée d'API qui ne communiquent pas entre elles.
Notre méthode en 3 étapes pour digitaliser vos processus
Étape 1 : Analyser votre modèle économique
Avant de parler outils et technologie, la digitalisation est avant tout un exercice de réflexion. Il faut trouver de nouvelles manières de créer de la valeur en réinterrogeant votre modèle économique dans un contexte de plus en plus digitalisé.
Cette transformation globale nécessite de prendre en considération trois grands axes. D'abord, votre relation client au regard de votre modèle économique : comment vos clients interagissent-ils avec vous aujourd'hui ? Ensuite, votre organisation interne : quels processus ralentissent vos équipes au quotidien ? Enfin, votre écosystème de partenaires : comment optimiser les échanges avec vos fournisseurs, prestataires et autres interlocuteurs externes ?
Étape 2 : Modéliser avec la méthode OSSAD
Revenir aux fondamentaux peut parfois avoir du bon. S'interroger sur les fonctions clés de son organisation représente une sorte de chemin balisé pour mettre en lumière de nouvelles procédures de travail.
La méthode OSSAD se révèle excellente pour appréhender la complexité organisationnelle et modéliser simplement vos processus. Cette approche permet de faire le distinguo entre le "Pourquoi", le "Quoi", le "Qui" et le "Comment".
Prenons un exemple concret : une entreprise commerciale "vend", c'est son métier, c'est le Quoi. En revanche, la façon dont elle va accomplir cette fonction de vente est décrite sous forme de processus de travail et met donc en avant le Qui et le Comment. Pour bien identifier et réinventer des processus de travail, il est donc important d'en connaître l'origine, à savoir à quels objectifs ils répondent.
Attention aux processus qui ne répondent à aucun objectif précis : ils constituent une excellente occasion de faire le ménage et de mettre fin à des procédures devenues obsolètes.
Étape 3 : Évaluer chaque processus
Pour chaque processus identifié, il faut se poser plusieurs questions essentielles. D'abord, peut-on décrire ce processus ?
S'agit-il d'un processus structuré avec des règles claires, d'un processus structuré mais avec des exceptions ponctuelles, d'une approche semi-structurée avec des segments prédéfinis, ou d'une approche complètement non structurée qu'il faut revoir entièrement ?
Ensuite, le processus peut-il être influencé par l'émergence de nouvelles informations ? Ces informations pourraient-elles affecter ou faire varier les actions à effectuer pendant l'exécution du processus ?
Il faut également s'interroger sur l'automatisation : certaines tâches peuvent-elles être robotisées au travers un workflow ? Le processus fait-il intervenir des acteurs internes et externes à l'organisation ? Est-il imbriqué avec d'autres processus et son cheminement peut-il être interrompu ?
Enfin, quelles sources de données le processus utilise-t-il ? Fait-il appel à des informations structurées comme des bases de données internes ou externes, et non structurées comme des documents ou des emails ? Et surtout, comment allez-vous piloter ce processus et avec quels indicateurs de mesure ?
Commencer par un projet pilote : la clé du succès
Identifier votre processus candidat
Le meilleur moyen d'avancer, c'est de choisir une cible et de commencer avec un processus candidat à l'exercice. Il faut surtout penser à placer le métier au cœur du dispositif. Cette démarche pragmatique permet de minimiser les coûts, de valider de nouvelles approches et d'anticiper les besoins futurs.
Pour cela, il est indispensable de répondre à cette question :
"Quelle est, au sein de mon organisation, la problématique ou le point crucial qu'il devient essentiel de traiter au regard des risques opérationnels et clients encourus ?"
Les bénéfices de l'approche pilote
Commencer petit présente de nombreux avantages. Vous minimisez les risques financiers en testant votre approche sur un périmètre réduit. Vous validez la pertinence de vos choix technologiques avant de les généraliser. Vous impliquez les équipes métier dans la conception, ce qui facilite l'adoption par la suite. Et vous apprenez de vos erreurs sur un projet moins critique avant de vous attaquer aux processus stratégiques.
L'expertise Efalia : votre partenaire transformation digitale
Chez Efalia, nous accompagnons chaque jour des entreprises publiques et privées dans cette démarche digitale. Notre expertise dans la gestion des processus métier est au service de nos clients pour les accompagner dans cette transformation.
Nous avons les outils et les méthodes, nos clients ont la connaissance de leurs processus. Ce binôme permet de converger rapidement vers une application métier par co-construction grâce à nos solutions de BPM et de développement low code.
Cette revisite des processus est inéluctable. Notre conviction, c'est que les outils actuels permettent d'appréhender la complexité avec des approches simples, orientées métier, pour composer des applications digitales riches, flexibles et évolutives sans développement lourd.
Les technologies au service de votre transformation
Les solutions actuelles de BPM (Business Process Management) et de développement low-code ont considérablement évolué. Elles permettent aujourd'hui de créer rapidement des applications sur-mesure qui s'adaptent parfaitement aux spécificités de votre métier.
L'avantage du low-code, c'est qu'il permet aux équipes métier de participer activement à la conception des solutions, sans avoir besoin de compétences techniques poussées. Les développements sont plus rapides, les modifications plus faciles, et la maintenance simplifiée.
Conclusion : la digitalisation, un investissement rentable
La digitalisation des processus métier n'est plus optionnelle. Les technologies actuelles sont suffisamment matures pour répondre aux problématiques de transformation digitale, à condition d'adopter la bonne méthodologie.
Les bons outils, combinés à une approche structurée, transforment vos défis organisationnels en avantages concurrentiels durables. L'important, c'est de commencer quelque part et de se lancer avec un projet pilote bien choisi.
Le moment est venu pour les entreprises de revoir certains processus, voire même d'en réinventer d'autres. Les technologies sont là pour vous accompagner dans cette transformation, mais c'est votre vision métier qui fera la différence.
Vous souhaitez digitaliser vos processus ? N'hésitez pas à nous contacter pour échanger sur votre projet et découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transformation.
