La dématérialisation du Dossier Individuel de l'Agent (DIA) n'est pas une simple numérisation. C'est un projet structurant qui engage la conformité réglementaire de votre collectivité.
L'arrêté du 21 décembre 2012 définit précisément ce que vous pouvez (ou ne pouvez pas) faire. Sans respect de ce cadre, votre GED RH publique n'a aucune valeur probatoire.
Dans cet article, vous découvrirez les 3 étapes clés pour réussir votre projet de dématérialisation du DIA : valider votre plan de classement fonction publique, paramétrer les durées de conservation, et assurer la traçabilité.
Étape 1 : Valider votre plan de classement fonction publique
Pourquoi le plan de classement est la fondation de tout projet GED Ressources Humaines public
Avant toute chose : votre plan de classement doit respecter les 14 catégories obligatoires définies par l'arrêté du 21 décembre 2012.
Vous ne pouvez pas créer un plan "maison" calqué sur le secteur privé. La fonction publique a ses propres règles, ses propres statuts, ses propres actes administratifs.
Les 14 catégories obligatoires du DIA
Votre plan de classement doit inclure ces catégories :
Ces catégories ne sont pas optionnelles. Elles structurent l'ensemble de la carrière de l'agent, de son recrutement à sa retraite.
Titulaires vs contractuels : pourquoi les distinguer ?
Contrairement au secteur privé (CDI/CDD), le secteur public gère une diversité de statuts :
- Titulaires : fonctionnaires nommés, gérés par arrêtés
- Contractuels de droit public : contrats à durée déterminée, CDIsation éventuelle
- Stagiaires : en cours de titularisation
- Vacataires : missions ponctuelles
Chaque statut a ses propres règles de gestion documentaire. Un arrêté de carrière, par exemple, ne concerne que les titulaires. Les contractuels ont des contrats et des avenants.
Erreur fréquente : mélanger titulaires et contractuels dans le même plan de classement. Résultat : durées de conservation fausses, droits d'accès mal paramétrés, non-conformité.
💡 Le guide complet détaille les 14 catégories + les documents types par statut + les métadonnées essentielles pour structurer votre plan de classement.
Étape 2 : Paramétrer les durées de conservation (DUA/DUC)
Qu'est-ce que la DUA et la DUC ?
Dans le secteur public, les durées de conservation sont encadrées par les instructions de tri des Archives Départementales.
- DUA (Durée d'Utilité Administrative) : conservation dans le service avant versement aux Archives
- DUC (Durée d'Utilité Courante) : période d'usage actif du document
- Sort final : A (Archivage définitif), D (Destruction), T (Tri)
Ces durées ne sont pas des recommandations. Elles sont obligatoires.
Exemples concrets de durées de conservation
Voici quelques exemples pour comprendre les enjeux :
Vous voyez la différence ? Un arrêté de carrière se conserve 90 ans. Un bulletin de paie, 5 ans seulement.
Si votre GED RH public ne gère pas ces durées automatiquement, vous risquez deux problèmes :
- Conserver trop longtemps → Non-conformité RGPD (données conservées sans justification)
- Supprimer trop tôt → Risque juridique (pièce justificative manquante en cas de contrôle)
Le rôle des Archives Départementales
Les Archives Départementales ne sont pas un partenaire optionnel. Elles :
- Valident votre plan de classement
- Définissent les durées de conservation applicables à votre collectivité
- Contrôlent le versement des dossiers définitifs
- Autorisent les destructions réglementaires
Conseil pratique : Contactez vos Archives Départementales dès le démarrage de votre projet. Elles peuvent vous fournir le tableau de tri spécifique à votre territoire.
Étape 3 : Assurer la traçabilité et les droits d'accès
Pourquoi la traçabilité est une obligation légale
L'arrêté du 21 décembre 2012 impose une journalisation complète de tous les accès au DIA numérique.
Votre GED RH publique doit enregistrer :
- Qui a accédé au document (nom, fonction)
- Quand (date et heure)
- Quelle action (consultation, ajout, modification, suppression)
Sans cette traçabilité, impossible de prouver la conformité en cas de contrôle. Impossible aussi de répondre à un agent qui demande : "Qui a consulté mon dossier ?"
La matrice VAMS : définir qui accède à quoi
VAMS signifie Voir, Ajouter, Modifier, Supprimer.
C'est la matrice de droits d'accès que vous devez définir pour chaque catégorie de documents du DIA.
Exemples :
- Un gestionnaire paie peut voir et modifier les bulletins de salaire, mais pas les dossiers disciplinaires.
- Un manager peut voir les entretiens professionnels de ses agents, mais pas leurs dossiers médicaux.
- Un agent peut consulter son propre dossier (droit d'accès légal), mais pas ceux de ses collègues.
Définir cette matrice dès le départ évite les erreurs de droits, les accès non autorisés, et les failles RGPD.
Le portail agent : un droit, pas une option
L'arrêté de 2012 prévoit que chaque agent doit pouvoir consulter son dossier individuel.
Votre GED RH doit donc prévoir un portail de consultation pour les agents, avec :
- Accès sécurisé (authentification forte)
- Vue sur toutes les pièces de son dossier
- Historique des accès (qui a consulté quoi)
- Possibilité de signaler une anomalie
Le format SEDA pour le versement aux Archives
À terme, les dossiers des agents partis doivent être versés aux Archives Départementales.
Ce versement se fait au format SEDA (Standard d'Échange de Données pour l'Archivage).
Votre GED RH publique doit pouvoir :
- Exporter les métadonnées au format SEDA
- Générer les bordereaux de versement
- Garantir l'intégrité des documents versés (empreinte numérique, horodatage)
Sans cette fonctionnalité, vous accumulez des documents que vous n'avez plus le droit de conserver. Et vous ne pouvez pas détruire sans visa des Archives.
Checklist rapide : votre DIA est-il sur les bons rails ?
Avant de lancer votre projet de dématérialisation, posez-vous ces 5 questions :
☐ Votre plan de classement respecte-t-il les 14 catégories de l'arrêté du 21 décembre 2012 ?
☐ Avez-vous contacté vos Archives Départementales pour valider votre projet ?
☐ Les durées de conservation (DUA/DUC) sont-elles paramétrées dans votre GED ?
☐ La traçabilité des accès est-elle active (journalisation qui/quand/quoi) ?
☐ Votre GED peut-elle exporter au format SEDA pour le versement aux Archives ?
Si vous avez coché les 5 cases, vous êtes sur la bonne voie.
Si vous avez un doute sur l'une d'elles, vous avez un angle mort à combler.
Pour aller plus loin : téléchargez le guide complet
La dématérialisation du Dossier Individuel de l'Agent ne s'improvise pas.
Cet article vous a donné les 3 étapes fondamentales. Mais chacune de ces étapes cache des subtilités réglementaires, des exemples concrets, des templates prêts à l'emploi.
Dans le guide complet, vous trouverez :
→ Le détail des 14 catégories obligatoires avec exemples de documents
→ Le tableau complet des durées de conservation (DUA/DUC) par type de document
→ La méthode pour gérer 3 000+ types d'arrêtés sans créer 3 000 gabarits
→ Les règles spécifiques par statut (titulaire, contractuel, stagiaire, vacataire)
→ La matrice VAMS prête à l'emploi (droits d'accès par rôle et par catégorie)
→ La checklist de conformité complète (20+ points de contrôle)
→ Le process de versement aux Archives Départementales (format SEDA)
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