La dématérialisation du Dossier Individuel de l'Agent (DIA) n'est pas une simple numérisation. C'est un projet structurant qui engage la conformité réglementaire de votre collectivité.
L'arrêté du 21 décembre 2012 définit précisément ce que vous pouvez (ou ne pouvez pas) faire. Sans respect de ce cadre, votre GED RH publique n'a aucune valeur probatoire.
Dans cet article, vous découvrirez les 3 étapes clés pour réussir votre projet de dématérialisation du DIA : valider votre plan de classement fonction publique, paramétrer les durées de conservation, et assurer la traçabilité.
Étape 1 : Valider votre plan de classement fonction publique
Pourquoi le plan de classement est la fondation de tout projet GED Ressources Humaines public
Avant toute chose : votre plan de classement doit respecter les 22 catégories définies par l'arrêté du 21 décembre 2012.
Vous ne pouvez pas créer un plan "maison" calqué sur le secteur privé. La fonction publique a ses propres règles, ses propres statuts, ses propres actes administratifs.
Les 22 catégories obligatoires du DIA
Votre plan de classement doit inclure ces catégories :
| N° | Catégorie | Exemples de documents |
|---|---|---|
| 01 | État civil | Pièce d'identité, extrait de naissance, NIR, changement de nom |
| 02 | Situation de famille | Livret de famille, PACS, justificatifs SFT, jugement de divorce |
| 03 | Situation militaire | État signalétique des services, certificat de position militaire |
| 04.1 | Recrutement titulaire / non titulaire | Casier judiciaire B2, diplômes, RQTH, arrêté de nomination |
| 04.2 | Recrutement art. L. 4139-2 (code défense) | Dossier de candidature, attestation de radiation des cadres |
| 04.3 | Recrutement contractuel handicapé | RQTH, contrat, avis médecin du travail, aménagements |
| 04.4 | Non-titularisation | Rapport de stage, entretien, notification de décision |
| 05.1 | Détachement / Intégration | Arrêté de détachement, demande, avis collectivité d'accueil |
| 05.2 | Mise à disposition | Convention MAD, arrêté, avenant, compte-rendu d'activité |
| 05.3 | Disponibilité | Demande, arrêté, justificatifs, réintégration |
| 05.4 | Congé parental | Demande, acte de naissance, attestation CAF |
| 05.5 | Hors cadre | Arrêté de mise hors cadre, demande motivée |
| 05.6 | Réintégration | Demande, certificat médical de reprise, arrêté |
| 06 | Commission de déontologie | Déclaration d'activité privée, avis de la commission |
| 07 | Cumul d'emploi public | Demande, arrêté d'autorisation, attestation temps de travail |
| 08 | Cumul création/reprise d'entreprise | Demande, statuts entreprise, déclaration URSSAF |
| 09 | Cumul d'activité accessoire | Demande, description activité, arrêté |
| 10 | Changement modalités temps de travail | Temps partiel, arrêté, quotité, planning |
| 11 | Gestion congés et absences | Congés annuels, RTT, CET, autorisations d'absence |
| 12 | Évaluation / Avancement d'échelon | Entretiens professionnels, grilles, arrêtés d'avancement |
| 13 | Avancement / Promotion | Tableau d'avancement, arrêté de promotion, CAP |
| 14 | Mutation / Affectation | Demande de mutation, avis hiérarchique, fiche de poste |
| 15 | Gestion des compétences | Bilan de compétences, passeport professionnel, plan de développement |
| 16 | Discipline | Sanctions (groupes 1 à 4), conseil de discipline, recours |
| 17 | Cessation de fonction | Démission, radiation, révocation, fin de contrat |
| 18 | Services publics / Activités privées | Validation de services, reconstitution de carrière |
| 19 | Ces catégories ne sont pas optionnelles. Elles structurent l'ensemble de la carrière de l'agent, de son recrutement à sa retraite. Où est l'angle mort ? La plupart des collectivités oublient les catégories 6 à 9 (déontologie, cumuls d'activité). Pourtant, en cas de contrôle, leur absence vous expose juridiquement. Titulaires vs contractuels : pourquoi les distinguer ? Contrairement au secteur privé (CDI/CDD), le secteur public gère une diversité de statuts :
Chaque statut a ses propres règles de gestion documentaire. Un arrêté de carrière, par exemple, ne concerne que les titulaires. Les contractuels ont des contrats et des avenants. Et votre GED, elle sait faire la différence ? Votre GED doit recevoir l'information de statut depuis votre SIRH. Elle ne le modifie jamais. Elle l'utilise pour classer les documents au bon endroit et appliquer les bonnes règles de conservation. Étape 2 : Paramétrer les durées de conservation (DUA/DUC) Qu'est-ce que la DUA et la DUC ? Dans le secteur public, les durées de conservation sont encadrées par les instructions de tri des Archives Départementales.
Ces durées ne sont pas des recommandations. Elles sont obligatoires. Et si vous ne les respectez pas ? Vous risquez soit une conservation excessive (non-conformité RGPD), soit une destruction prématurée (risque juridique en cas de contrôle). Exemples concrets de durées de conservation Voici quelques exemples pour comprendre les enjeux : Vous voyez la différence ? Un arrêté de carrière se conserve 80 ans. Un bulletin de paie, 5 ans seulement. Le cas particulier des sanctions disciplinaires Attention, piège réglementaire : vous ne pouvez pas traiter toutes les sanctions de la même manière. Les sanctions du groupe 1 (avertissement, blâme) s'effacent au bout de 3 ans si aucune autre sanction n'est intervenue entre-temps. Les sanctions des groupes 2, 3, 4 restent au dossier permanent. Mais les groupes 2 et 3 peuvent faire l'objet d'un effacement sur demande de l'agent après 10 ans. Le groupe 4 (révocation, mise à la retraite d'office) ? Jamais effaçable. Conséquence pour votre GED : vous devez créer au minimum 2 gabarits distincts. Sinon, vous ne pouvez pas appliquer les bonnes règles d'effacement. Le rôle des Archives Départementales Les Archives Départementales ne sont pas un partenaire optionnel. Elles :
Conseil pratique : Contactez vos Archives Départementales dès le démarrage de votre projet. Elles peuvent vous fournir le tableau de tri spécifique à votre territoire. Et si vous ne les contactez pas ? Vous risquez de construire un plan de classement refusé lors du premier versement. Retour à la case départ. Étape 3 : Assurer la traçabilité et les droits d'accès Pourquoi la traçabilité est une obligation légale L'arrêté du 21 décembre 2012 impose une journalisation complète de tous les accès au DIA numérique. Votre GED RH publique doit enregistrer :
Sans cette traçabilité, impossible de prouver la conformité en cas de contrôle. Impossible aussi de répondre à un agent qui demande : "Qui a consulté mon dossier ?" Et votre GED actuelle, elle trace déjà tout ça ? La matrice VAMS : définir qui accède à quoi VAMS signifie Voir, Ajouter, Modifier, Supprimer. C'est la matrice de droits d'accès que vous devez définir pour chaque catégorie de documents du DIA. Exemples :
Erreur fréquente : donner un accès global à tous les documents RH à tous les utilisateurs. Résultat : exposition massive de données sensibles, non-conformité RGPD garantie. Définir cette matrice dès le départ évite les erreurs de droits, les accès non autorisés, et les failles RGPD. Le portail agent : un droit, pas une option L'arrêté de 2012 prévoit que chaque agent doit pouvoir consulter son dossier individuel. Votre GED RH doit donc prévoir un portail de consultation pour les agents, avec :
Vous proposez déjà ce portail à vos agents ? Si non, vous êtes en non-conformité. Le format SEDA pour le versement aux Archives À terme, les dossiers des agents partis doivent être versés aux Archives Départementales. Ce versement se fait au format SEDA (Standard d'Échange de Données pour l'Archivage). Votre GED RH publique doit pouvoir :
Sans cette fonctionnalité, vous accumulez des documents que vous n'avez plus le droit de conserver. Et vous ne pouvez pas détruire sans visa des Archives. Mais combien de GED RH publiques gèrent réellement le SEDA ? Trop peu. C'est pourtant une exigence réglementaire. Checklist rapide : votre DIA est-il sur les bons rails ? Avant de lancer votre projet de dématérialisation, posez-vous ces 5 questions : ☐ Votre plan de classement respecte-t-il les 22 catégories de l'arrêté du 21 décembre 2012 ? ☐ Avez-vous contacté vos Archives Départementales pour valider votre projet ? ☐ Les durées de conservation (DUA/DUC) sont-elles paramétrées dans votre GED (avec la distinction 80 ans pour les arrêtés) ? ☐ La traçabilité des accès est-elle active (journalisation qui/quand/quoi) ? ☐ Votre GED peut-elle exporter au format SEDA pour le versement aux Archives ? Si vous avez coché les 5 cases, vous êtes sur la bonne voie. Si vous avez un doute sur l'une d'elles, vous avez un angle mort à combler. Pour aller plus loin : téléchargez le guide complet %20(1).png) [Complément] Spécial service public - Le Dossier Individuel de l'Agent (DIA) : cadre réglementaire et bonnes pratiques de dématérialisation Un guide spécialisé pour dématérialiser le Dossier Individuel de l'Agent en conformité avec l'arrêté du 21 décembre 2012 — fonction publique territoriale, hospitalière et d'État. Ces articles pourraient vous intéresser.png) Ressources Humaines February 17, 2026 Comment faire un plan de classement RH ?Nos conseils pour établir un plan de classement de vos documents RH pratique pour vous y retrouver. |
