Le Grand Poitiers met en œuvre un vaste projet de dématérialisation avec la solution GRU Efalia

Le Grand Poitiers digitalise sa relation citoyenne et ses processus internes avec Efalia Portal

Face à l'obsolescence de ses nombreux outils, le Grand Poitiers a lancé un ambitieux projet de modernisation numérique en partenariat avec Efalia. Ce projet vise à dématérialiser tant les processus internes que la relation avec les administrés, via une plateforme modulaire de gestion de la relation usager et un portail de services baptisé S@lut (Service d'Accueil et de Lien avec les Usagers du Territoire). Après plusieurs années de déploiement progressif, l'initiative affiche aujourd'hui des résultats concrets avec 27 000 dossiers traités et 36 démarches en ligne proposées aux citoyens.

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Défi

Le Grand Poitiers faisait face à plusieurs problématiques liées à l'obsolescence de ses outils numériques et à la complexité de sa structure administrative.

• Modernisation de nombreux outils devenus obsolètes

• Besoin de centraliser les démarches administratives pour les citoyens

• Nécessité d'optimiser le travail des 3 700 agents et élus

• Volonté de s'adosser aux dispositifs nationaux (FranceConnect)

• Complexité organisationnelle avec de multiples centres de décision

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Solution

Efalia Portal a été déployée comme solution de Gestion de la Relation Usager (GRU) pour répondre aux besoins de dématérialisation du Grand Poitiers.

Un portail simple pour les citoyens, une administration efficace pour les agents

Efalia E-gov

• Portail usager S@lut pour les démarches en ligne

• Solution modulaire de gestion des dossiers

• Intégration avec l'outil de gestion financière de la collectivité

• Interface unique pour les agents traitant les dossiers

• Connexion avec les systèmes nationaux comme FranceConnect

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Résultats

Transformation numérique à grande échelle

Le déploiement d'Efalia E-gov a permis au Grand Poitiers de moderniser l'ensemble de sa relation avec les usagers et d'optimiser ses processus internes. Cette transformation a débouché sur une digitalisation complète du traitement des dossiers, de la création de la demande jusqu'à son suivi, offrant des bénéfices tangibles tant pour les usagers que pour les agents.

• Portail citoyen fonctionnel : +36 démarches en ligne accessibles 24h/24

• Dématérialisation complète : Plus aucun dossier n'est créé manuellement

• Traitement financier optimisé : 50 000 factures validées et mandatées

• Élimination des erreurs : Suppression des risques d'erreur et de ressaisies inutiles

• Transparence :  Suivi en temps réel des demandes par les usagers

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Chiffres clés

• Utilisateurs internes : 900 agents ont accès à la solution pour instruire les dossiers

• Facturation : 50 000 factures traitées via l'outil

• Services diversifiés : Abonnements parking, centres de loisirs, aides financières (vélos électriques)

• Inclusion numérique : Mise en place d'une aide à l'accompagnement des citoyens n'ayant pas accès au numérique

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Retour sur investissement

• Efficacité administrative : Automatisation des tâches récurrentes (courriers, mails)

• Meilleure traçabilité : Traitement harmonisé et suivi complet des dossiers

• Pilotage amélioré : Tableaux de bord pour l'analyse des politiques publiques

• Gains significatifs : Économies en termes d'efficacité opérationnelle et de satisfaction usager

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