Fondation Valery digitalise ses processus de subvention avec Efalia Process

La Fondation Valery automatise ses processus de subvention avec Efalia Process

La Fondation Valery faisait face à une gestion manuelle complexe de ses demandes de subvention avec des processus chronophages sous Excel et des échanges difficiles à suivre. Efalia Process a permis de digitaliser entièrement le parcours de demande, d'analyse et de suivi des subventions, de la candidature initiale jusqu'au paiement et au suivi des projets financés.

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Défi

La Fondation Valery gérait manuellement des centaines de demandes de subvention avec des processus peu optimisés et sécurisés.

• Gestion manuelle des dossiers sous Excel chronophage et source d'erreurs

• Difficultés de suivi et d'échange entre demandeurs et comité de décision

• Manque de traçabilité dans les processus de validation et de vote

• Absence de vision transversale sur l'ensemble des projets en cours

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Solution

Efalia a déployé sa solution de Business Process Management pour automatiser entièrement le cycle de vie des demandes de subvention.

Efalia Process

• Modélisation graphique des workflows de subvention

• Intégration web multilingue pour les demandes

• Système de vote électronique confidentiel

• Génération automatique de documents et conventions

• Tableaux de bord de suivi transversal

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Résultats

Processus digitalisé complet

• Demande web : Formulaire multilingue intégré au site avec pièces justificatives

• Administration : Consultation et validation des dossiers par les membres habilités

• Workflow de validation : Circuit automatique de validation par le directeur

• Vote électronique : Bulletins générés automatiquement pour vote confidentiel

• Génération documentaire : Conventions de financement créées automatiquement

• Suivi projet : Alertes et rappels automatiques, rapports annuels

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Retour sur investissement

• Gain de temps : Suppression des tâches administratives chronophages

• Fiabilisation : Traçabilité complète et sécurisation des processus

• Vision transversale : Tableaux de bord de suivi globaux des projets

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