De Rham choisit la GED Efalia pour dématérialiser ses dossiers

De Rham optimise sa gestion documentaire avec Efalia Doc

De Rham, agence immobilière historique de Suisse Romande, a choisi la solution GED Efalia pour dématérialiser l'intégralité de ses dossiers locatifs. Ce projet d'envergure a permis de numériser 19 600 dossiers représentant 600 000 pages, tout en maintenant l'accès aux documents pendant la transition. Grâce à cette solution, De Rham a modernisé sa gestion documentaire avec un plan de classement structuré et un accès instantané aux dossiers numérisés.

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Défi

De Rham gérait un volume considérable de dossiers papier dans le cadre de ses activités immobilières et souhaitait moderniser sa gestion documentaire.

• Dématérialiser 19 600 dossiers locatifs dans une solution de GED
• Maintenir l'accès aux dossiers pendant la dématérialisation
• Gérer des formats de scan très variés (enveloppes, feuilles A4/A3, tickets)
• Mettre en place un plan de classement structuré en 3 parties
• Assurer l'indexation automatique et le contrôle qualité
• Rapprocher les dossiers papier avec les références numériques

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Solution

Efalia Doc a été déployée pour répondre aux besoins spécifiques de dématérialisation de De Rham. La solution a permis de numériser l'ensemble des dossiers locatifs selon un plan de classement défini.

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Efalia Doc

• Solution de GED (Gestion Électronique de Documents)
• Plan de classement structuré en 3 parties
• Scanner de production haute volumétrie
• Système d'indexation automatique avec codes-barres
• Interface d'accès instantané aux documents numérisés

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Résultats

La dématérialisation des 19 600 dossiers locatifs de De Rham a été menée avec succès en seulement 3 mois, permettant à l'agence immobilière de moderniser complètement sa gestion documentaire. Grâce à la solution GED Efalia Doc, les équipes de Lausanne et Montreux bénéficient désormais d'un accès instantané à l'ensemble des documents, transformant radicalement leur efficacité opérationnelle. Le plan de classement structuré en trois parties et l'indexation automatique garantissent une recherche rapide et précise dans les600 000 pages numérisées.

Processus de dématérialisation réalisé

• Préparation des dossiers: Désossage complet (agrafes, trombones, post-it)
• Classification: Mise en ordre selon le plan de classement avec séparateurs
• Numérisation: Scanner de production avec volumétrie de 30 000 à 50 000 pages/jour
• Indexation: Automatisation directe en GED dans les bons dossiers
• Export: Documents au format demandé avec métadonnées
• Accès instantané: Disponibilité immédiate des dossiers numérisés
• Restitution: Retour des dossiers papier selon la numérotation demandé

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Plan de classement structuré

• Documents de références
• États des lieux
• Correspondances

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Délai de réalisation

• Processus     complet: 3 mois de la prise en charge à la restitution

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Retour sur investissement

• Modernisation complète: Transition réussie du papier vers le numérique pour l'ensemble des dossiers locatifs
• Efficacité opérationnelle: Accès instantané aux documents depuis les agences de Lausanne et Montreux
• Optimisation des espaces: Libération significative de l'espace de stockage physique
• Sécurisation des données: Protection et sauvegarde numérique de 125 ans d'archives immobilières

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