Synthèse – Intégration d’une GED à un ERP
Objectif : clarifier l’intérêt de lier documents et données dans un même dispositif.
Problématique : un ERP gère la donnée structurée mais pas les documents, provoquant dispersion et manque de traçabilité.
Apports : centralisation, conformité, accès élargi, hausse de productivité, vision globale.
Cas d’usage : finance/achats, RH, outils métiers, référentiels administratifs...
Intégration : nécessite une solution ouverte et API REST, comme Efalia DOC.
Que peut apporter l'intégration d'une GED à son ERP ?
Qu’est-ce qu’une Gestion Électronique des Documents ?
Une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) permet de stocker, classer et sécuriser toutes les pièces produites ou reçues par une organisation. Elle unifie les documents internes (factures, contrats, dossiers salariés…) et les documents externes (Kbis, devis, attestations).
Un logiciel de GED assure indexation, traçabilité et diffusion contrôlée de l’information et devient un socle documentaire exploitable par tous les métiers.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP, ou logiciel de Planification des Ressources de l'Entreprise, organise et traite la donnée structurée : chiffres, statuts, dates, références. Il pilote efficacement les processus de gestion tels que la finance, les achats, la logistique ou les ressources humaines.
Toutefois, l'ERP révèle ses limites face aux documents non structurés. Il ne gère pas le document en tant qu'objet métier complet : pas de stockage centralisé des pièces justificatives, pas de gestion des versions, pas de classement arborescent ou contextuel. Les documents restent souvent dispersés (serveurs, messageries, postes locaux) ou limités à de simples pièces jointes sans traçabilité. De plus, leur diffusion se limite aux seuls utilisateurs habilités de l'ERP, excluant les parties prenantes externes (fournisseurs, clients, sous-traitants) qui nécessitent pourtant un accès contrôlé à certains documents.
Pourquoi lier les deux ?
Sans Gestion Électronique des Documents, les pièces circulent hors de l’ERP : répertoires réseau, disques locaux, outils métiers isolés.
Cette fragmentation génère des pertes d’information, allonge les temps de recherche et complique la reconstitution des chaînes documentaires (devis → commande → réception → facture).
Le couplage ERP + GED permet de reconnecter documents et données, d’améliorer la maîtrise des processus et d’étendre l’accès à l’information à l’ensemble des collaborateurs concernés.
Quels avantages à lier un logiciel de Planification des Ressources de l’Entreprise à une GED ?
Centralisation documentaire
La Gestion Électronique des Documents devient le point unique d’accès pour toutes les pièces : documents générés par l’ERP, justificatifs externes, courriers, bulletins, rapports.
Cette unification supprime la dispersion et permet de constituer des dossiers complets par activité : achats, RH, finances, projets…
Conformité et traçabilité
L’intégration crée des liens automatiques entre les documents, assurant une reconstruction fiable du parcours documentaire.
Cette vue cohérente renforce la piste d’audit et sécurise les contrôles : chaque action est justifiable et lisible.
Accès élargi et sécurisé
La GED rend les documents accessibles à tous les métiers, sans multiplier les licences de l’ERP.
Les droits d’accès sont gérés au niveau documentaire, permettant aux managers, opérationnels ou équipes RH d’accéder à la bonne information au bon moment.
Productivité et qualité de l’information
L’indexation automatique depuis l’ERP réduit les erreurs de saisie et limite les doubles manipulations.
Les recherches sont rapides, les processus gagnent en fluidité, et les équipes se concentrent sur l'analyse plutôt que sur la collecte documentaire.
Vision 360° des dossiers
La Gestion Électronique des Documents regroupe les informations issues de plusieurs briques du système d’information : ERP, SIRH, outils métiers, documents extérieurs.
Elle devient un référentiel commun, support des analyses, des audits et des futurs usages IA.
Comment intégrer une Gestion Électronique des Documents à un ERP ?
Une intégration cohérente repose sur trois principes :
• une solution documentaire ouverte,
• un environnement sécurisé,
• des API REST pour des échanges fluides.
Efalia DOC répond à ces exigences et facilite :
• la synchronisation entre données ERP et documents,
• l’indexation intelligente,
• la constitution automatique des dossiers,
• l’accès contrôlé pour l’ensemble des métiers.
Exemples concrets d’intégrations réussies :
• Transport / logistique : le Groupe Mauffrey centralise les documents métier et les données opérationnelles.
• Secteur public : intégrations avec IODAS ou Solis pour fluidifier les parcours administratifs comme la Loire Atlantique
• SAGE + GED : consolidation finance/achats et pièces justificatives.
• SAP + ECM : structuration documentaire autour des processus critiques.
• SIRH + GED : création d’un dossier salarié complet et transverse pour l'entreprise Colas Digital.
Le conseil de l’expert Efalia
L'ERP et la GED forment un couple indissociable : ne laissez pas vos documents dans l'ombre de votre ERP, mariez-le à une Gestion Électronique des Documents.
