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L’essentiel à retenir
La GED organise et sécurise les documents de l’organisation. La GEC pilote le traitement des courriers entrants et sortants.
La GED répond à la question « où est le document et quelle est sa bonne version ? ».
La GEC répond à la question « qui doit traiter ce courrier, dans quel délai et avec quelle réponse ? ».
Chez Efalia, Efalia Doc (GED) gère les documents et Efalia Portal (GEC) gère les courriers.
En quoi la GED et la GEC diffèrent ?
La GED et la GEC peuvent toutes les deux numériser, classer, rechercher et archiver des documents. Pourtant, elles ne répondent pas au même besoin.
La différence ne tient donc pas seulement au type de document. Elle tient surtout à ce que l’outil doit faire avec l’information.
Une GED gère le cycle de vie d’un document. Elle le capture, le classe, le rend accessible, suit ses versions, organise sa validation et assure son archivage.
Une GEC pilote le parcours d’un courrier. Elle l’enregistre, le qualifie, le distribue au bon service, suit son délai de traitement, permet de préparer une réponse et conserve l’historique des échanges.
On va prendre un exemple concret pour illustrer.
Plaçons nous dans le cas de LABELLEVILLE, mairie d'une grande agglomération.
La mairie reçoit un courrier d'une habitante qui signale une problématique de voirie.
La GEC enregistre le courrier, elle va automatiquement l'adresser au service compétent, va suivre l'avancement, peut l'intégrer dans un circuit de validation. La GEC vérifie aussi qu'une réponse est bien envoyée dans les délais prévus.
Le courrier reçu, la réponse, les pièces jointes et les documents associés peuvent ensuite être classés et conservés dans la GED, selon les règles d’organisation et de conservation définies par la collectivité.
La GEC s’intéresse donc au parcours du courrier. La GED s’intéresse à la gestion de l’information à son organisation, et à sa conservation dans le temps.
GED, pour Gestion Electronique des Documents
Une GED centralise les documents d’une organisation dans un espace structuré et sécurisé. Elle ne sert pas seulement à stocker des fichiers.
Elle permet aussi de les classer, de les retrouver, de les modifier, de les faire valider et de suivre leur historique.
Son rôle est de gérer le cycle de vie du document, de sa création jusqu’à son archivage.
Une facture arrive par e-mail. Un contrat est numérisé. Une procédure est modifiée. La GED capture ces documents, les indexe et les range au bon endroit. Les collaborateurs autorisés peuvent ensuite les retrouver grâce à une recherche par nom, date, contenu ou métadonnées.
Une GED permet notamment de :
- centraliser les documents dans un référentiel unique ;
- classer les fichiers selon un plan de classement ;
- retrouver rapidement une information ;
- gérer les versions et l’historique des modifications ;
- contrôler les droits d’accès ;
- organiser des circuits de validation ;
- automatiser l’archivage et la conservation ;
- connecter les documents aux outils métiers comme un ERP, un CRM ou un SIRH.
En résumé : une GED organise, sécurise et valorise les documents pendant toute leur durée de vie.
Des exemples concrets de GED
Dans une entreprise, le service RH peut utiliser une GED pour centraliser les contrats de travail, les avenants, les justificatifs et les documents de formation.
Le service qualité peut y gérer ses procédures, ses fiches de poste, ses rapports d’audit et ses plans d’action. Les équipes disposent d’une version fiable de chaque document.
Dans une collectivité, une GED peut regrouper les actes administratifs, les dossiers d’aide sociale, les marchés publics ou les procédures internes. Les habilitations limitent l’accès aux informations sensibles.
La GED concerne aussi des activités très opérationnelles.
Avec Efalia Doc, les documents peuvent être capturés depuis un scanner, une boîte mail ou une application métier. L’OCR facilite leur indexation et leur recherche, y compris lorsque les documents proviennent du papier.
La GED structure donc l’information documentaire de l’organisation. Elle donne à chacun un accès maîtrisé aux bons documents, au bon moment.
GEC, pour Gestion Electronique du Courrier
Une GEC organise le traitement des courriers entrants et sortants. Elle ne se limite pas à numériser et à archiver les courriers.
Elle suit chaque échange depuis sa réception jusqu’à la réponse.
Un courrier arrive par voie postale, par e-mail ou via un formulaire en ligne. Il est enregistré dans la GEC, puis qualifié selon sa nature, son expéditeur ou son degré d’urgence. Le système l’adresse ensuite au bon service.
Chaque étape peut être suivie :
1 - Recevoir et numériser :Le courrier est capturé, quel que soit son canal d’arrivée.
2 - Identifier : L’expéditeur, l’objet, la date et le type de courrier sont renseignés.
3 - Distribuer :Le courrier est dirigé vers le service concerné.
4 - Attribuer : La demande est confiée à un agent ou à un responsable.
5 - Suivre le délai : Le délai est suivi et des rappels peuvent être déclenchés.
6 - Créer et valider la réponse : La réponse est préparée puis validée selon le circuit défini.
7 - Signer et envoyer : La réponse est signée puis envoyée au destinataire.
8 - Archiver : Le courrier, la réponse et l’historique sont conservés.
Les workflows peuvent varier selon le type de courrier.
Une réclamation client, une demande d’état civil et un courrier adressé à la direction ne suivent pas forcément le même circuit. La GEC permet de définir les étapes, les responsables, les délais et les relances adaptés à chaque situation.
Des exemples concrets de GEC
Dans une collectivité, un courrier d’habitant peut être transmis automatiquement au service concerné. Le responsable suit son avancement et sait si une réponse a été envoyée.
Dans une entreprise, la GEC peut servir à traiter les réclamations clients, les courriers fournisseurs ou les demandes adressées à la direction. Chaque échange reste associé à son historique.
Efalia gère notamment le courrier de l’Élysée avec sa solution de Gestion Électronique du Courrier. La plateforme centralise les courriers entrants et sortants, facilite leur distribution et permet de suivre chaque étape du traitement.
La Communauté de communes Portes du Luxembourg utilise Efalia Portal pour centraliser ses communications. Les e-mails et les courriers papier numérisés sont regroupés dans une même interface. Les agents gagnent du temps et disposent d’un meilleur suivi des dossiers adressés par les usagers.
La Communauté de communes de la Côtière, ou 3CM, utilise également Efalia Portal pour dématérialiser sa gestion du courrier. Le projet concernait le suivi de 1 200 courriers entrants et 2 400 courriers sortants par an.
La collectivité a supprimé les parapheurs papier et amélioré l’accès aux documents depuis ses différents sites.
Avec Efalia Portal,( lasolution de GEC Efalia) les courriers papier, les e-mails et les formulaires peuvent être regroupés dans un même flux. La solution automatise leur distribution, permet de personnaliser les circuits de validation et facilite le pilotage des délais.
La GEC gère donc le document en lui-même mais surtout le processus déclenché par sa réception.
Quand utiliser la Gestion Electronique des Documents, et quand utiliser la Gestion Electronique du Courrier ?
Le choix dépend de votre besoin principal.
Vous cherchez à structurer, partager et sécuriser des documents ? La GED est la solution adaptée.
Vous devez recevoir, distribuer, suivre et traiter des courriers ? La GEC répond mieux à ce besoin.
Les deux outils peuvent gérer des fichiers numériques. Mais ils ne pilotent pas les mêmes usages.
Quand utiliser la GED ?
Utilisez une GED lorsque vos équipes doivent travailler avec un grand nombre de documents et retrouver rapidement la bonne information.
La GED est adaptée si vous devez :
- centraliser des documents dispersés dans les e-mails, les dossiers partagés et les outils métiers ;
- gérer plusieurs versions d’un même fichier ;
- organiser des circuits de validation ;
- contrôler les droits d’accès ;
- conserver l’historique des modifications ;
- retrouver un document à partir de son contenu ou de ses métadonnées ;
- appliquer des règles de conservation et d’archivage.
Dans le secteur privé, une direction des ressources humaines peut utiliser une GED pour centraliser les contrats de travail, les avenants, les justificatifs et les documents de formation.
Le service qualité peut y gérer ses procédures et ses rapports d’audit. La finance peut y retrouver les factures, les bons de commande et les justificatifs fournisseurs.
Dans le secteur public, une collectivité peut utiliser une GED pour organiser ses actes administratifs, ses dossiers d’aide sociale, ses marchés publics ou ses procédures internes.
La question à vous poser est simple :
Vos équipes ont-elles surtout besoin de retrouver, modifier, partager ou valider des documents ?
Si oui, la GED est probablement le bon point de départ.
Quand utiliser la GEC ?
Utilisez une GEC lorsque le courrier doit être distribué, traité et suivi jusqu’à la réponse.
La GEC est adaptée si vous devez :
- centraliser des courriers reçus par plusieurs canaux ;
- orienter automatiquement chaque courrier vers le bon service ;
- attribuer une demande à un agent ou à un responsable ;
- suivre les délais de traitement ;
- envoyer des rappels en cas de retard ;
- gérer la validation et la signature des réponses ;
- conserver l’historique complet des échanges.
Dans le secteur privé, un service client peut utiliser une GEC pour traiter les réclamations. Chaque demande est enregistrée, transmise au bon interlocuteur, suivie jusqu’à la réponse, puis conservée avec les échanges associés.
Une direction peut aussi l’utiliser pour gérer les courriers fournisseurs, les demandes adressées au siège ou les échanges nécessitant une validation hiérarchique.
Dans le secteur public, une mairie peut enregistrer un courrier d’habitant, l’adresser au service concerné et suivre le délai de réponse. Le responsable sait quels courriers sont en attente, qui doit agir et si la réponse a bien été envoyée.
La question à vous poser est différente :
Devez-vous savoir où en est chaque courrier et qui doit y répondre ?
Si oui, la GEC est l’outil le plus adapté.
Est-ce que GED et GEC peuvent aller ensemble ?
Oui. La GED et la GEC peuvent fonctionner ensemble, car elles n’interviennent pas au même moment.
La GEC pilote le traitement du courrier. Elle réceptionne le courrier, l’identifie, le distribue au bon service, suit son avancement et permet de préparer une réponse.
La GED structure les documents liés à ce traitement. Elle conserve le courrier, la réponse, les pièces jointes et les autres documents associés dans un espace organisé et sécurisé.
Le fonctionnement peut être très simple :
- Un courrier arrive par e-mail, par voie postale ou via un formulaire.
- La GEC l’enregistre et l’adresse au bon service.
- Le service traite la demande et prépare une réponse.
- Le responsable valide et signe le courrier sortant.
- Le courrier reçu, la réponse et les pièces associées sont conservés dans la GED.
Prenons le cas d’une collectivité. Un habitant écrit au sujet d’une demande d’urbanisme. La GEC enregistre son courrier, le transmet au service concerné et suit le délai de réponse.
La GED conserve ensuite le courrier, la réponse, les plans et les documents administratifs liés au dossier.
Cette complémentarité évite de choisir entre le suivi des flux et la gestion documentaire. Chaque outil garde son rôle :
Le Département de l’Allier utilise les deux solutions Efalia, avec Efalia Doc, Efalia Portal et Efalia Process.
La GED structure les documents. Le portail prend en charge les échanges et les demandes. Les processus automatisent leur traitement.
Le projet concerne notamment la dématérialisation des dossiers d’aides sociales. Il compte aujourd’hui plus de 160 000 documents stockés, plus de 19 200 demandes traitées via des processus dématérialisés et 1 600 utilisateurs.
La GEC traite donc le courrier. La GED conserve et structure le courrier, la réponse et les documents associés.
Chez Efalia, Efalia Portal répond aux besoins de gestion électronique du courrier. Efalia Doc prend en charge la gestion électronique des documents.
Conclusion
La GED et la GEC ne répondent pas au même besoin.
La GED structure les documents de l’organisation. Elle facilite leur classement, leur recherche, leur partage, leur validation et leur archivage.
La GEC pilote le traitement des courriers. Elle permet de les recevoir, de les distribuer, de suivre les délais et de gérer les réponses.
Vous devez choisir entre les deux ? Commencez par votre besoin quotidien.
- Vous cherchez surtout à organiser des documents ? Orientez-vous vers une GED.
- Vous devez suivre des courriers jusqu’à leur réponse ? Une GEC sera plus adaptée.
- Vous voulez traiter les courriers et conserver les dossiers associés ? Les deux solutions peuvent fonctionner ensemble.
Avec Efalia Doc et Efalia Portal, vous pouvez construire une gestion documentaire cohérente, du traitement du courrier à l’archivage des documents associés.
Découvrir Efalia Doc ou découvrir la solution de gestion du courrier Efalia.
