1,8 heure par jour. C'est le temps qu'un employé passe à chercher des informations selon McKinsey. Dans les services RH, ce temps explose : contrats, avenants, justificatifs, historiques...
Ce guide a un objectif clair : vous aider à comparer et choisir une GED RH réellement adaptée à votre organisation, que vous soyez DRH, DSI ou impliqué dans un projet transverse RH–SI.
Nous avons analysé 10 solutions du marché français 2026 sur plus de 50 critères (sécurité, conformité, automatisation, scalabilité, support, coûts...).
Dans ce guide, nous vous présentons les 5 critères décisifs pour choisir : simplicité d'usage, gestion des droits, intégrations SIRH, recherche et transversalité.
👉 Ce n'est pas un catalogue de fonctionnalités. Ce n'est pas un discours commercial. 👉 C'est un guide de décision.
📥 Le comparatif complet avec guides d'arbitrage (40+ critères détaillés) est disponible en téléchargement.
📌 L'essentiel à retenir
Pourquoi un logiciel gestion électronique de documents RH ?
Les documents RH ne concernent jamais uniquement le service ressources humaines. Ils sont utilisés par la paie, les managers, la direction, le juridique, et les collaborateurs eux-mêmes.
Une GED RH en silo = versions qui prolifèrent + circuits contournés (mail, Drive) + traçabilité fragile.
À l'inverse, un logiciel de gestion électronique de documents bien intégré devient un point de référence partagé : une seule version, sécurisée, accessible selon les droits.
Source : McKinsey, "The social economy" (juillet 2012) — 1,8h/jour perdues à chercher de l'information = 25% du temps de travail.
Comparatif des 10 solutions de Gestion Electronique de Documents pour les Ressources Humaines
Efalia
Positionnement : Plateforme transversale, expertise public/privé, gestion très fine des droits.
Ce qui marche :
- Connaissance pointue secteur public : plans de classement agent public prêts à l'emploi et personnalisables et Expertise secteur privé : accompagnement structuré + large portefeuille références
- Transversalité complète : composition contrats (fusion données SIRH) → signature électronique → GED → archivage probant → portail (cycle A→Z)
- Gestion très fine des droits : administration fonctionnelle RH (collaborateur voit ses docs, manager son équipe, RH selon profils). Cloisonnement par service/territoire/statut. Traçabilité complète.
- Connecteurs SIRH larges : publics (Berger-Levrault, Ciril, HR Access, Astre) + privés (Cegid, SopraHR, Sage, Payfit)
- Interface intuitive certifiée accessible : Label Numérique Responsable, prise en main rapide
- Base RAG pour agents IA : vos docs RH structurés deviennent base de connaissance pour LLM au choix (pas de lock-in éditeur)
- Évolutivité : démarrer RH, étendre Finance/Achats. Architecture multi-métiers
- Hébergement France / Cloud souverain
Attention : Positionnement premium (pas adapté pour TPE petite PME), accompagnement recommandé au démarrage.
Pour qui : Collectivités territoriales, établissements publics, ETI privées multi-sites, grands comptes.
Entreprise Française
En clair : Simplicité : ✓✓✓ | Gestion droits : ✓✓✓ | SIRH : ✓✓✓ (public + privé) | Recherche : ✓✓✓
Efalia couvre l'ensemble du cycle documentaire RH sans jongler entre outils. Gestion droits ultra-fine : un collaborateur voit uniquement ses documents personnels, un manager son équipe, les RH administrent par profil sans dépendre de l'IT. Expertise sectorielle : plans de classement secteur public prêts + accompagnement structuré secteur privé (large portefeuille références).
Recherche simplifiée : retrouvez un contrat de 2019 en 10 secondes (Elastic Search + filtres RH). Vos documents deviennent base RAG pour agents IA métiers (vous choisissez vos LLM).
Budget : premium justifié par transversalité et accompagnement.
Alfresco
Positionnement : Solution ECM open source, flexible, pour grands comptes techniques.
Ce qui marche : Open source (maîtrise coûts), architecture scalable, API ouvertes. Idéal si vous avez une DSI mature capable de développer et maintenir.
Attention : Interface technique (pas pensée RH), paramétrage lourd, plan de classement RH à construire from scratch.
Pour qui : Grands comptes avec équipes techniques internes + contraintes open source.
Entreprise Etats-Unis
En clair : Simplicité : — (Complexe) | Gestion droits : ✓✓ | SIRH : ✓ (API) | Recherche : ✓✓
Alfresco = boîte à outils puissante mais complexe.
Réservé aux organisations capables de personnaliser et maintenir.
Intégrations SIRH via API.
Budget : licence gratuite, coûts implémentation élevés.
*Alfresco fait partie du groupe Hyland
🌐 www.alfresco.com
DocuWare
Positionnement : Solution ECM reconnue, IA documentaire en feature intégrée, forte automatisation.
Ce qui marche : IA clé en main (classification auto documents RH), recherche puissante (filtres multiples), intégrations ERP grands comptes (SAP, Oracle). Scalabilité éprouvée.
Attention : IA propriétaire DocuWare en feature de GED, gestion droits par modules (navigation multi-écrans), configuration nécessaire.
Pour qui : ETI et grands comptes privés (> 1 000 salariés) cherchant automatisation IA forte.
Entreprise Allemande
En clair : Simplicité : ✓✓ | Gestion droits : ✓✓ | SIRH : ✓✓ (SAP, Oracle) | Recherche : ✓✓✓
DocuWare automatise, extrait données structurées. Recherche rapide avec filtres pertinents. Gestion droits disponible mais administration via modules séparés.
Budget : premium.
🌐 www.docuware.com
ELO
Positionnement : Éditeur allemand, milieu de gamme, forte présence Europe centrale.
Ce qui marche : Solution stable (25+ ans), bon rapport qualité/prix, gestion droits paramétrable, support Europe.
Attention : Interface vieillissante, intégrations SIRH via API , moins de visibilité en France.
Pour qui : ETI cherchant alternative milieu de gamme, organisations avec filiales européennes.
Entreprise Allemande
En clair : Simplicité : ✓ | Gestion droits : ✓✓ | SIRH : ✓ (API) | Recherche : ✓✓
Interface fonctionnelle mais vieillissante (UI moins moderne que solutions récentes). Gestion des droits paramétrable (par utilisateur, groupe, service) mais administration technique. Intégrations SIRH via API génériques (développement ou intégrateur requis). Recherche efficace mais filtres RH à configurer.. Budget : milieu de gamme.
🌐 www.elo.com
M-Files
Positionnement : Solution 100% métadonnées (pas d'arborescence), recherche puissante.
Ce qui marche : Recherche par métadonnées (retrouvez "contrat CDI Dupont 2023" instantanément), intégrations SAP/Dynamics solides, gestion droits par métadonnées (granularité fine).
Attention : Approche métadonnées déroute utilisateurs habitués à arborescence classique (courbe apprentissage), pas de portail ESS natif.
Pour qui : Organisations DSI mature, volumétries importantes, entreprises avec ERP SAP/Microsoft.
Entreprise Finlandaise
En clair : Simplicité : ✓ (Courbe apprentissage) | Gestion droits : ✓✓ | SIRH : ✓✓ (SAP, Dynamics) | Recherche : ✓✓✓
Approche 100% métadonnées déroute utilisateurs habitués à arborescence classique (formation nécessaire). Puissant pour grands volumes. Gestion droits fine (métadonnée "Matricule=12345" = collaborateur voit uniquement ses docs). Intégrations SAP/Dynamics solides. Mais : changement paradigme important (formation nécessaire).
Budget : premium.
🌐 www.m-files.com
NeoLedge
Positionnement : Spécialiste parapheur électronique + GED, bon ancrage secteur public.
Ce qui marche : Parapheur électronique intégré (signature contrats, validation arrêtés multi-niveaux), gestion courrier, gestion droits hiérarchies administratives.
Attention : Interface chargée si besoin GED RH simple uniquement, intégrations SIRH via API (pas de connecteurs natifs).
Pour qui : Collectivités cherchant parapheur + GED RH intégrés, circuits validation complexes.
Entreprise Française
En clair : Simplicité : ✓ | Gestion droits : ✓✓ | SIRH : ~ (API) | Recherche : ✓✓
NeoLedge excelle sur circuits validation : arrêté RH passe automatiquement DRH → DGS → Élus avec signature électronique.
Gestion droits par profils hiérarchiques.
Budget : milieu de gamme secteur public.
🌐 www.neoledge.com
Nexpublica
Positionnement : Éditeur français spécialisé 100% secteur public.
Ce qui marche : Expertise pure FPT (plan de classement agent public natif), connaissance réglementaire collectivités, intégrations SIRH publics, gestion droits cloisonnement territorial.
Attention : Uniquement secteur public (impossible de gérer collaborateurs privés si SPL/SEM), pas d'évolutivité multi-métiers.
Pour qui : Collectivités territoriales, établissements publics purs (communes, départements, CCAS).
Entreprise Française
En clair : Simplicité : ✓ | Gestion droits : ✓✓ | SIRH : ✓ (publics) | Recherche : ✓✓
Interface fonctionnelle orientée secteur publics : plan de classement FPT prêt, conformité réglementaire native (conservation 50 ans agents).
Gestion droits avec cloisonnement territorial. Mais : uniquement public.
Budget : milieu de gamme secteur public.
🌐 www.nexpublica.fr
Open Bee
Positionnement : Spécialiste archivage probant et conformité réglementaire.
Ce qui marche : Archivage probant certifié NF Z42-013 (valeur légale), coffre-fort électronique (bulletins paie sécurisés), expertise conformité (RGPD RH, HDS santé), gestion droits sécurisée avec traçabilité.
Attention : Focus archivage/conformité (fonctionnalités transverses limitées), pas de portail ESS moderne, interface orientée archivage.
Pour qui : Organisations avec forts enjeux conformité (hôpitaux, finance), archivage probant obligatoire.
Entreprise Française
En clair : Simplicité : ✓ | Gestion droits : ✓✓ | SIRH : ✓ | Recherche : ✓✓
Interface orientée archivage/conformité (moins intuitive pour usage GED RH quotidien). Gestion des droits sécurisée avec traçabilité complète (cloisonnement étanche, logs détaillés). Intégrations SIRH possibles mais focus sur archivage probant (conservation longue durée, valeur légale). Recherche efficace orientée archivage
🌐 www.open-bee.com
OpenText
Positionnement : ECM international, suite enterprise pour environnements RH complexes.
Ce qui marche : Suite ECM complète, scalabilité extrême (50 000+ collaborateurs), intégrations ERP majeures (SAP HR, Oracle HCM natifs), gestion droits entreprise (profils complexes multi-sites/pays), recherche avancée.
Attention : Complexité importante (équipes techniques dédiées requises), coûts élevés (licences + implémentation + maintenance), déploiement.
Pour qui : Grands comptes internationaux (> 5 000 salariés), environnements RH multi-SI complexes.
Entreprise Canadienne
En clair : Simplicité : ✓ (Complexe) | Gestion droits : ✓✓✓ | SIRH : ✓✓✓ (SAP HR, Oracle HCM) | Recherche : ✓✓✓
OpenText = Suite ECM complète nécessitant équipes techniques dédiées (DSI mature requise). Gestion des droits ultra-avancée. Gestion droits ultra-avancée (hiérarchies matricielles). Intégrations SAP HR/Oracle HCM natives. Mais : surdimensionné pour ETI. Budget : très premium.
🌐 www.opentext.com
Zeendoc
Positionnement : Solution SaaS simple, orientée PME, tarif accessible.
Ce qui marche : Interface intuitive (prise en main immédiate), déploiement express (< 1 mois), tarif low-cost, export comptable (Sage, Cegid).
Attention : Gestion droits basique (suffisant PME, limité structures complexes), recherche basique (filtres limités), pas de portail ESS natif, évolutivité faible
Pour qui : PME (< 100 salariés) avec besoins GED RH simples, budget contraint.
Entreprise Française
En clair : Simplicité : ✓✓ | Gestion droits : ~ (Basique) | SIRH : ~ (API) | Recherche : ✓
Zeendoc = GED RH "première marche" pour PME. Stockez dossiers collaborateurs, classez par nom/service, recherchez rapidement. Gestion droits basique (par utilisateur/groupe). Déploiement express. Budget : contraint
🌐 www.zeendoc.com
Les critères pour choisir selon votre profil
Collectivité territoriale / Établissement public
Critères prioritaires :
- Plan de classement agent public préconfiguré
- Connecteurs SIRH publics (Berger-Levrault, Ciril, HR Access, logiciel métiers...)
- Gestion très fine des droits : cloisonnement
- Hébergement France / Cloud
- Expertise et références
Solutions adaptées : Efalia, Nexpublica, NeoLedge, Alfresco
ETI privée
Critères prioritaires :
- Interface intuitive : adoption rapide sans formation lourde
- Transversalité : composition contrats → archivage probant (cycle A→Z)
- Gestion très fine des droits : collaborateur voit ses docs, manager son équipe, RH selon profils
- Intégrations SIRH privés (Cegid, Sage, Payfit)
- Évolutivité : Rservice ressources humaines → Finance/Achats
Solutions adaptées : Efalia, DocuWare, M-Files
Grand compte privé
Critères prioritaires :
- Scalabilité (milliers de collaborateurs)
- Intégrations ERP grands comptes (SAP HR, Oracle HCM)
- Gestion droits complexe : multi-sites, multi-pays, hiérarchies matricielles
- Recherche avancée (volumétries importantes)
Solutions adaptées : Efalia, DocuWare, OpenText, M-Files
TPE/PME ( peu de salariés, budget contraint)
Critères prioritaires :
- Interface simple, déploiement express (< 1 mois)
- Tarif accessible
- Usages basiques : stockage, recherche, classement
Solutions adaptées : Zeendoc, Open Bee
Pour aller plus loin : de la GED RH à votre gestion électronique des documents d'entreprise
Une plateforme de gestion électronique de documents RH performante ne s'arrête pas aux Ressources Humaines. Elle peut devenir votre plateforme documentaire transverse.
Pourquoi ? Parce que les problématiques sont les mêmes :
- Finance cherche des factures pendant 20 minutes (comme le service RHessourceshumaines cherche des contrats)
- Achats jongle entre versions de contrats fournisseurs (comme RH avec les avenants)
- Juridique perd la traçabilité des validations (comme RH avec les signatures)
L'approche gagnante : Démarrer par un métier (souvent RH : processus clairs, volumétrie maîtrisée), prouver la valeur, puis étendre progressivement aux métiers demandeurs.
Résultat : Mutualisation investissement (ROI progressif), communication inter-métiers (fin des silos), cohérence documentaire (mêmes règles partout).
Solutions adaptées : Efalia (architecture multi-métiers native), OpenText (suite ECM complète), DocuWare/M-Files (évolutivité possible).
Cas Loire-Atlantique : 700 000 documents RH migrés en 4 mois. Puis extension Finances et Marchés publics. Aujourd'hui : 50 gestionnaires, 3 métiers, 1 plateforme.
Conclusion
Choisir une GED RH, ce n'est pas choisir un outil de plus. C'est poser les bases d'une gestion documentaire fiable et durable.
La bonne GED Ressources humaines ? Celle qu'on ne remarque plus.
Les critères décisifs :
- Simplicité d'usage (interface intuitive, prise en main rapide)
- Gestion très fine des droits (cloisonnement sécurisé)
- Intégrations SIRH natives (dialogue automatique)
- Recherche simplifiée (retrouver un document en secondes)
- Transversalité (cycle A→Z)
Vos équipes RH ne perdent plus leur temps à chercher. Elles travaillent.
Téléchargez le comparatif complet
Ce guide vous donne une vision synthétique (5 critères essentiels). Le comparatif complet vous apporte :
✅ 30+ critères détaillés : Sécurité, conformité, automatisation, scalabilité, support, coûts, délais déploiement...
✅ Scoring par éditeur : Notes sur 6 dimensions clés (vous comparez en un coup d'œil)
✅ 2 grilles d'arbitrage décisionnelles : Collectivité territoriale | ETI privée (checklist prête à l'emploi)
✅ Bonus : Guide questions à poser en démo (ETI + Collectivité)
⚠️ Avertissement : Les informations présentées dans ce comparatif sont issues de sources publiques et d'analyses assistées par IA, établies en janvier 2026. Elles sont fournies à titre indicatif et ne constituent en aucun cas une recommandation contractuelle. Les fonctionnalités, tarifs et positionnements éditeurs peuvent évoluer. Nous vous recommandons de valider l'ensemble des critères en démo avec les éditeurs concernés.
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