Choisir une GED RH n'est jamais simple. Le marché est dense, les discours se ressemblent, et les promesses sont souvent séduisantes… sur le papier.
Ce guide a un objectif clair : vous aider à comparer et choisir une GED RH réellement adaptée à votre organisation, que vous soyez DRH, DSI ou impliqué dans un projet transverse RH–SI.
Nous avons analysé les principales solutions du marché français 2026. Les critères qui font la différence dans la durée : structuration RH, automatisation, intégration SI, conformité, évolutivité, usage réel.
👉 Ce n'est pas un catalogue de fonctionnalités.
👉 Ce n'est pas un discours commercial.
👉 C'est un guide de décision.
L'essentiel à retenir
Le problème : Choisir une GED RH sans vision d'ensemble = risque de créer un nouveau silo. Résultat : documents RH bloqués, équipes dépendantes de l'IT pour chaque évolution, intégrations SIRH bancales, données enfermées dans un écosystème propriétaire.
La solution : Une GED RH adaptée doit offrir quatre garanties absolues :
- Autonomie métier (les RH sont automes grâce à une solution pensée métier accessible et intuitive)
- Transversalité (gérer l'ensemble du cycle documentaire RH de A à Z dans une plateforme)
- Intégrations SIRH natives (dialogue automatique avec vos outils métiers)
- Maîtrise technologique (pas de lock-in éditeur, souveraineté IA et données)
Notre verdict : Efalia se distingue par une approche unique : double expertise secteur public ET privé, intuitivité et accessibilité certifiée, vision IA RAG agnostique (vous choisissez vos LLM), et plateforme transversale (Composition + BPM + Signature + GED + Archivage + Portail).
DocuWare excelle sur l'automatisation IA intégrée clé en main. M-Files sur la recherche par métadonnées. Zeendoc pour les PME budget contraint.
À retenir : Une GED RH qui ne dialogue pas avec votre SIRH = temps perdu. Privilégiez les solutions qui s'intègrent nativement à votre écosystème RH existant et vous laissent l'autonomie métier.
Tableau récapitulatif : qui excelle sur quoi ?
Les critères qui comptent vraiment pour un DRH et une DSI
Très vite, deux lectures apparaissent dans les projets GED RH :
• le DRH cherche de la simplicité, du gain de temps et de la fiabilité
• la DSI regarde l'intégration, la sécurité et la capacité à durer
Une bonne GED RH doit répondre aux deux.
Les éditeurs analysés : positionnement et forces
Voici une analyse détaillée des principales solutions du marché français 2026. Pour chaque éditeur, nous précisons le positionnement, les points forts et le public cible. Notre analyse se base sur les données publiques accessibles en janvier 2026.
Efalia — Plateforme modulaire pour organisations publiques et ETI privées
🎯 Positionnement
Plateforme intégrée GED + BPM + Portail + Composition de document + Coffre-fort électronique, double expertise secteur public et ETI privées. Approche RH transverse avec évolutivité multi-métiers.
✅ Points forts
• Double casquette GED pour le service public / GED pour le secteur privé : Plan de classement agent public (FPT) + collaborateur privé natif
• Interface intuitive et accessible Label Numérique Responsable. Prise en main rapide, accessibilité pensée dès la conception.
• Connecteurs SIRH publics (Berger-Levrault, Ciril, HR Access, Astre) ET privés (Cegid, SopraHR, Sage, Payfit)
• BPM no-code : autonomie métier complète. Interface drag & drop accessible RH, zéro ligne de code (Module BPM activé)
• Vision IA RAG agnostique : La GED devient base de connaissance pour LLM agnostiques (GPT, Claude, Mistral, LLaMA...). Approche frugale : documents structurés = RAG sans dépendance à une IA propriétaire
• Plateforme transverse : GED + BPM + Portail collaborateur
• Évolutivité : démarrer RH, étendre Finance/Achats si besoin. Architecture multi-métiers
• Évolution continue: Développement au plus près de nos utilisateurs. Vos retours font évoluer la solution.
• Hébergement France : On Premise / Cloud
👥 Idéal pour
• Collectivités territoriales et établissements publics
• ETI privées multi-sites (500-3 000 salariés)
• Grands comptes
• Organisations voulant base documentaire RH IA-ready sans lock-in
Alfresco
🎯 Positionnement
Solution ECM open source, flexible, forte présence secteur public et grands comptes.
✅ Points forts
• Open source (maîtrise coûts licences, personnalisation totale)
• Architecture robuste et scalable
• Forte communauté développeurs
• Intégrations larges (API ouvertes)
👥 Idéal pour
• Grands comptes avec DSI mature
• Secteur public
• Organisations cherchant personnalisation totale
DocuWare
🎯 Positionnement
Solution ECM reconnue, IA documentaire intégrée.
✅ Points forts
• IA documentaire intégrée clé en main : Intelligent Indexing (classification automatique), LAD/RAD (extraction données structurées)
• Automatisation avancée : workflows complexes RH multi-étapes
• Intégrations larges : ERP (SAP, Oracle), SIRH
• Scalabilité éprouvée (PME → grands comptes)
👥 Idéal pour
• ETI et grands comptes privés (> 1 000 salariés) avec volumes RH importants
• Organisations cherchant automatisation IA "clé en main"
• Contextes multi-pays
ELO
🎯 Positionnement
Éditeur allemand, forte présence Europe centrale, approche métiers RH.
✅ Points forts
• Solution mature et stable
• Bon rapport qualité/prix (positionnement intermédiaire)
• Workflows RH paramétrables
👥 Idéal pour
• ETI cherchant alternative positionnement intermédiaire
• Organisations avec filiales européennes (Allemagne, Autriche, Suisse)
M-Files
🎯 Positionnement
Solution 100% métadonnées (pas d'arborescence figée).
✅ Points forts
• Recherche RH par métadonnées intelligentes (matricule, service, type contrat, dates...)
• Structure flexible sans arborescence (documents liés par métadonnées)
• Intégrations ERP/SIRH solides (SAP, Microsoft Dynamics)
• Versionning automatique robuste
👥 Idéal pour
• Organisations matures techniquement (DSI impliquée)
• Contextes RH avec volumétries importantes et recherche critique
• Entreprises privées avec ERP SAP/Microsoft
NeoLedge
🎯 Positionnement
Spécialiste circuit de validation RH et parapheur électronique, bon ancrage public.
✅ Points forts
• Parapheur électronique intégré (signature contrats, validation arrêtés RH)
• Gestion du courrier entrant/sortant
• Plan de classement adapté collectivités
• Workflows de validation RH robustes
👥 Idéal pour
• Collectivités territoriales cherchant parapheur + GED RH
• Organisations avec forts besoins circuits de validation RH
Nexpublica
🎯 Positionnement
Éditeur français spécialisé 100% secteur public (collectivités, établissements publics).
✅ Points forts
• Expertise pure secteur public français, Plan de classement agent public natif
• Connaissance réglementaire collectivités (statuts FPT, carrières, positions)
• Intégrations SIRH publics
👥 Idéal pour
• Collectivités territoriales (communes, départements, régions)
• Établissements publics (CCAS, EHPAD publics)
Open Bee
🎯 Positionnement
Spécialiste archivage à valeur probatoire, conformité réglementaire.
✅ Points forts
• Archivage probant certifié (NF Z42-013)
• Coffre-fort électronique (bulletins de paie, contrats)
• Hébergement France / Cloud
👥 Idéal pour
• Organisations avec forts enjeux conformité RH
• Contextes nécessitant archivage probant (conservation longue durée, valeur légale)
OpenText
🎯 Positionnement
Leader ECM mondial, solutions enterprise pour environnements RH complexes.
✅ Points forts
• Suite complète ECM (GED RH, BPM, Records Management, archivage)
• Scalabilité extrême (dizaines de milliers de collaborateurs)
• Intégrations ERP majeures (SAP HR, Oracle HCM)
👥 Idéal pour
• Grands comptes internationaux (> 5 000 salariés)
• Environnements RH complexes multi-SI
Zeendoc
🎯 Positionnement
Solution SaaS simple, orientée TPE/PME, rapport qualité/prix attractif.
✅ Points forts
• Interface intuitive, prise en main rapide
• Déploiement express ,Tarif accessible (entrée de gamme attractive)
• Bon pour usages GED RH basiques (stockage dossiers collaborateurs, classement contrats)
👥 Idéal pour
• PME (< 100 salariés) avec besoins GED RH simples
• Budget contraint
Tableaux comparatifs : les critères clés pour choisir sa GED RH
Pour faciliter la comparaison, voici les critères RH déterminants par catégorie.
Structuration documentaire & recherche : le socle
8 à 20 minutes : c'est le temps nécessaire pour retrouver un document dans un environnement RH mal organisé (AIIM). Pour un contrat de 2019. Une fiche de visite médicale. Un avenant oublié.
Notre Client Loire-Atlantique a migré 700 000 documents PDF RH en 4 mois, par découpage progressif. 50 gestionnaires RH sur plusieurs sites.
Résultat : reprise intégrale, cloisonnement sécurisé par territoire, fonctionnement 100% dématérialisé aujourd'hui
Tableau comparatif
Légende : ✓ Oui | ~ Partiel | — Non ou Non communiqué publiquement
Ce que signifient ces critères
Plan de classement RH :
- Efalia propose des plans préparamétrés secteur public ET privé (agents FPT : carrières, avancements, positions + collaborateurs entreprise : contrats CDI/CDD, avenants, formations).
Gain de temps au démarrage :structure prête en quelques jours vs plusieurs semaines à construire from scratch.
- Nexpublica, NeoLedge proposent plans secteur public uniquement. DocuWare, M-Files, OpenText proposent plans personnalisables génériques (pas de spécificité RH native).
Reherche full-text :
Efalia, DocuWare, M-Files, OpenText : recherche puissante dans contenu PDF contrats/bulletins + filtres RH multi-critères. Zeendoc (~ Partiel) : recherche full-text mais filtres basiques (suffisant PME < 100 collaborateurs).
💡 Point clé : Une mauvaise recherche = 8-20 minutes perdues/document. Avec 10 recherches RH/jour = 2-3h perdues/semaine par gestionnaire.
Accessibilité & interface : une adoption réussie
L'erreur classique ? Déployer une GED techniquement performante mais trop complexe. Résultat : adoption en berne, retour aux emails et drives partagés.
Les projets qui marchent misent sur l'intuitivité dès le départ. Une interface claire = adoption rapide. Une interface complexe = échec.
Ce que signifient ces critères
Interface intuitive :
- Efalia, DocuWare, Zeendoc : interfaces pensées usage métier RH, prise en main rapide. Efalia : développement au plus près des utilisateurs, vos retours font évoluer la solution.
- M-Files : interface puissante mais courbe d'apprentissage importante.
- Alfresco, OpenText : orientées DSI, formation nécessaire.
Accessibilité :
Efalia détient le Label Numérique Responsable : accessibilité pensée dès la conception (navigation clavier, contrastes, lecteurs d'écran). La GED RH doit être accessible à tous les profils.
Portail collaborateurs :
- Efalia : portail ESS natif (chaque collaborateur accède à ses documents personnels via accès sécurisé). Administration fine des droits par profil : cloisonnement étanche, traçabilité complète.
- NeoLedge, OpenText : portails disponibles mais modules séparés.
- Zeendoc : pas de portail natif.
💡Avis d'expert EfaliaUne GED RH doit se faire oublier : intuitive pour les collaborateurs, simple pour les RH, sécurisée pour la DSI. L'accessibilité n'est pas une option.François Carcenac, directeur produit Efalia.
Plateforme, intégration SIRH & évolutivité
Une GED RH n'est pas un projet figé. Elle doit évoluer avec l'organisation.
Tableau comparatif
Ce que signifient ces critères
Plateforme unifiée :
- Efalia, NeoLedge, OpenText proposent plateforme intégrée native (GED + BPM + Portail ESS dans une interface). Avantage : administration RH centralisée, expérience collaborateur cohérente, licence unique.
- DocuWare, M-Files, Alfresco, ELO : modules distincts (interfaces séparées).
Intégrations SIRH natives :
- Efalia : connecteurs SIRH publics (Berger-Levrault, Ciril, HR Access, Astre) ET privés (Cegid, SopraHR, Sage, Payfit). Synchronisation automatique données collaborateurs.
- DocuWare (SAP, Oracle), M-Files (SAP, Dynamics), OpenText (SAP HR, Oracle HCM) : intégrations ERP/SIRH larges orientées grands comptes.
💡 Point clé : Une GED transverse permet de mutualiser l'investissement. Déploiement RH année 1, extension Finance année 2 si besoin.
🔑 La clé du succès
Une GED RH efficace n'est pas celle qui fait "tout", mais celle qui s'intègre naturellement dans l'écosystème existant.
Les 7 questions à poser à votre éditeur GED RH
Avant de signer, validez ces points en démo :
☐ "Votre plan de classement RH est-il personnalisable sans développement ?"
→ Si oui : demandez une démo sur VOS processus RH réels
☐ "Combien de temps pour retrouver un contrat de 2019 dans votre démo ?"
→ Si plus de 30 secondes : problème de structuration ou de recherche
☐ "Votre GED dialogue-t-elle nativement avec [VOTRE SIRH] ?"
→ Si "on peut le faire" : demandez un exemple client concret avec ce SIRH
☐ "L'interface est-elle intuitive pour mes équipes RH et mes collaborateurs ?"
→ Testez en live : navigation, recherche, dépôt de documents. Si vous devez réfléchir plus de 5 secondes = interface trop complexe
☐ "Comment gérez-vous les droits d'accès par territoire/service/fonction ?"
→ Si administration technique lourde : charge IT importante
☐ "Avez-vous un client de ma taille/secteur que je peux contacter ?"
☐ "Quel est le délai moyen de déploiement constaté sur vos 10 derniers projets ?"
→ Si pas de réponse chiffrée : manque de retour d'expérience
En conclusion
Choisir une GED RH, ce n'est pas choisir un outil de plus. C'est poser les bases d'une gestion documentaire fiable, transverse et durable.
La bonne GED RH ? Celle qu'on ne remarque plus.
Elle structure. Sécurise. Fluidifie. S'intègre. Évolue.
Les enjeux prioritaires varient selon les organisations :
• Autonomie métier (BPM no-code sans dépendance IT)
• Expertise secteur
• Automatisation IA
• Approche métadonnées innovante
• Archivage probant et conformité réglementaire stricte
• Transversalité
• Budget PME contraint
Vos équipes RH ne perdent plus leur temps à chercher. Elles travaillent.
👉 rédigez votre cahier des charges avec l'IA
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