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Gérez vos contrats fournisseurs
simplement et efficacement

Enregistrez et suivez vos contrats, et ne ratez plus vos échéances en dématérialisant tout le cycle de vie de vos contrats fournisseurs.

Et si vous mettiez sous contrôle vos contrats fournisseurs ?

La gestion des contrats au format papier est une activité chronophage et risquée pour votre entreprise.

Cela se traduit par de l’inefficacité, un coût élevé de gestion des documents contractuels, une non-standardisation des processus de signature des contrats.

Conséquence, des contrats renouvelés chaque année à tort. Le suivi des différents fournisseurs, partenaires et prestataires liés à vos contrats nécessite aussi une attention régulière tout le long du cycle de vie du contrat et ce quel que soit le type de contrat (maintenance, logiciel, bail, téléphonie, location, prestataire, énergie …).

Les outils bureautiques trouvent ainsi vite leurs limites, car la gestion des contrats est très difficile aussi bien au niveau du respect des échéances, des alertes et surtout des engagements. Les contrats sont des documents évolutifs qui doivent être suivis tout au long de leur cycle de vie. 

Perte de temps et d’efficacité

Risque fournisseur

Risque financier

La gestion des contrats dématérialisée représente donc la meilleure solution afin de vous faire gagner du temps tout en améliorant votre performance et la sécurité de vos informations.

Gagnez en efficacité dans la gestion de vos contrats

En dématérialisant vos contrats, vous disposez d’une contrathèque à jour afin de créer, suivre et piloter l’ensemble de vos contrats (partenaires, fournisseurs, juridiques, …).

Tous vos contrats fournisseurs sont disponibles en un seul clic (contrats de biens ou services, sous-traitants, contrats de maintenance, contrat de téléphonie, électricité, …). Vous allez pouvoir suivre les engagements et les objectifs de vos contrats selon les différents jalons prévus.

Chaque contrat est dématérialisé à l’aide d’un formulaire vous permettant de renseigner les caractéristiques du contrat comme le fournisseur, la catégorie du contrat, les clauses juridiques, la date de signature, la date d’effet, le type de contrat (durée déterminée, tacite reconduction, …), durée du contrat, montant des échéances, les engagements contractuels, les dates de résiliation et de fin.

Des listes déroulantes facilitent la saisie et l’homogénéité des contrats du département juridique. Chaque contrat suit un cycle de rédaction, validation, publication dans la contrathèque. Fini les échanges de contrat par mail entre les juristes et les différents services !

Un workflow de validation est proposé par la solution afin de suivre facilement l’état d’avancement du contrat.

Enregistrement et workflow de validation des contrats

Alerte sur les échéances

Gestion des avenants et des engagements contractuels

Tableau de bord de suivi

Le gestion des contrats avec une vision 360°

A l’aide de tableaux de bord personnalisables, vous suivez l’ensemble de vos contrats fournisseurs. Fini la consolidation à l’aide d’un tableur ! Vous disposez en un seul clic de la ventilation de vos contrats par fournisseur, par catégorie, par statut… Chaque engagement, objectif du contrat est inscrit dans la contrathèque, ce qui vous permet d’être alerté à chaque intervention. Vous anticipez et réduisez vos risques fournisseurs dès les premières alertes. 

Simple, efficace vous pilotez le cycle complet de vos contrats et vous réduisez les risques opérationnels.

Suivez les engagements fournisseurs

Vous pouvez définir les différentes interventions contractuelles de vos contrats à savoir les engagements de vos fournisseurs. Ainsi dès que l’échéance de l’intervention arrive, vous validez, reportez ou rejetez l’intervention. Pour chaque contrat vous disposez d’un tableau bord avec l’ensemble des engagements contractuels avec leur échéance et leur statut.

La revue du contrat est donc simplifiée et vous gagnez du temps à l’aide d’une information fiable. Lors de vos négociations avec vos fournisseurs vous disposerez d’éléments factuels vous permettant de mesurer les écarts entre les engagements contractuels prévus et réalisés.

Améliorez le suivi et la conformité du service

Automatisez les relances

Réduisez les coûts

Êtes alerté en cas de retard

Attestez le service fait

Pourquoi choisir Efalia Suite ?

Modularité

Dématérialisation par typologie de contrat : contrat fournisseur, contrat client, contrat salarié, …

Personnalisation

Le processus est intégralement personnalisable, sans développement, pour être conforme à vos pratiques juridiques

Ouverture

Plateforme ouverte à votre écosystème, facilement intégrable à un ERP ou des applications métiers.

Guichet unique

Une seule porte d’entrée pour le collaborateur, toutes les données et tous les processus juridiques facilement accessibles.

Vous ne ratez plus vos échéances

Vous disposez d'une contrathèque à jour accessible

Pourquoi digitaliser les contrats fournisseurs ?

Vous suivez les engagements contractuels et réduisez les risques fournisseurs

Vous transformez ce poste de coût en centre de profit

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