La dématérialisation comptable comme enjeu de productivité

La gestion des pièces comptables fait partie des activités chronophages au sein de votre direction financière.

Votre expertise est de plus en plus étendue et vous devez avoir la capacité de produire rapidement des pièces comptables face aux nombreuses sollicitations quotidiennes : fournisseurs, clients, administrations publiques, … 

La recherche d’une facture dans l’urgence ou de toute autre pièce comptable devient vite chronophage pour vos services. Un classement papier ou bien même numérique dans un répertoire partagé trouve rapidement ses limites. Des tâches manuelles entraînent vite des délais dans l’enregistrement des données comptables, dans la transmission d’information, dans la recherche et le classement de pièces comptables. 

Difficulté à centraliser les documents

Problème de sécurisation d’accès à l’information

Difficulté à contrôler la complétude des dossiers comptables

Perte de temps et d’efficacité dans la recherche d’une pièce

La dématérialisation des dossiers comptables représente donc la meilleure solution afin de vous faire gagner du temps tout en améliorant votre performance et la sécurité de vos informations comptables.

Décuplez votre productivité

En dématérialisant vos documents comptables à l’aide d’une solution d’ECM (Enterprise Content Management) vous gagnez du temps dans la capture des documents, dans leur classement et dans leur recherche.

Chaque pièce comptable est soit déposée directement depuis votre ERP dans le plan de classement comptable défini dans la GED (Gestion Electronique de Documents), ou bien numérisée et classée automatiquement grâce à une reconnaissance intelligente du document. Les tâches de saisie sont automatisées et vous libèrent pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Que ce soit une facture, un bon de livraison, une commande, vous disposez d’un dossier fournisseur complet, centralisé, sécurisé. Ainsi, qu’il s’agisse d’une demande d’un client, d’un fournisseur ou d’un contrôle fiscal, vous avez la réponse immédiatement et simplement.

Sécurisez l’archivage de vos documents

La dématérialisation du dossier comptable au travers une solution d’ECM garantit un niveau de sécurisation élevé qui est couvert par la gestion des droits, la traçabilité des actions, l’historique des consultations.

Les fonctionnalités complémentaires du coffre-fort numérique certifié assurent quant à elles l’horodatage des pièces pour garantir leur authenticité et leur intégrité, ainsi que leur pérennité. Le document numérique vaut donc valeur de preuve en cas de litige ou contrôle.

Optimisez vos processus comptables

Viser le zéro papier, c’est bien, mais viser le zéro délai c’est encore mieux !

Vos activités comptables sont en partie rythmées par des échéances réglementaires, mais aussi fournisseurs ou clients. 

Cela se traduit par une gestion fine des échéances, des rappels, et donc une optimisation des processus de validation comptable : bon à payer pour régler les factures selon les échéances, déclenchement de la facturation client sur service fait, validation d’un avoir, …

Une solution de Business Process Management (BPM) permet de sécuriser vos processus, de fluidifier les échanges pour réduire les délais de traitement et donc respecter vos échéances.

Pourquoi choisir Efalia Suite ?

Modularité

Dématérialisation par domaine : client, fournisseur, administration fiscale.

Personnalisation

Efalia suite est intégralement personnalisable, sans développement, pour être conforme à vos pratiques comptables.

Sécurité

La sécurité de l’information est au cœur de nos solutions et nous certifions chaque année notre coffre-fort numérique.

Pilotage d’activité

Des tableaux de bord complets pour valoriser et suivre votre activité.

Ouverture

Plateforme ouverte sur l’extérieur, facilement intégrable à votre système comptable, ERP ou des applications métiers.

Recherchez en 1 clic et facilitez l’accès à l’information

Sécurisez vos documents

Pourquoi digitaliser le dossier comptable ?

Uniformisez le classement et gérez la complétude des dossiers

Optimisez vos processus pour le respect des échéances

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