L’indexation dans une GED est l’une des fonctions les plus déterminantes pour garantir un classement fiable, une recherche rapide et une exploitation durable des documents. Lorsqu’elle est bien pensée, elle permet de retrouver la bonne information en quelques secondes, sans ressaisie et sans complexité inutile. Cet article explique simplement le rôle de l’indexation, son utilité métier et la manière dont Efalia l’aborde dans ses solutions.
Qu’est-ce que l’indexation dans une GED ?
Définition opérationnelle et rôle
Dans un outil de GED, l’indexation correspond au moment où un document est rangé, classé dans sa destination finale : armoire, dossier, sous-dossier.
C’est là qu’il reçoit automatiquement les informations qui décrivent son contexte : identifiants clients, numéro de matricule, nom de famille, identifiant projet, référence de pièce…
Le document n’est donc plus isolé : il est intégré dans un arborescence documentaire structurée.
Indexation vs mise à disposition
Les documents peuvent arriver dans une bannette : c’est une zone temporaire, alimentée par le scan, l’e-mail ou l’import.
À ce stade, il n’y a pas d’indexation : le document est simplement mis à disposition.
Ou les documents peuvent être numériser directement dans le dossier.
L’indexation commence uniquement lorsque l’utilisateur le classe dans le bon dossier.
Lien avec les métadonnées
Lorsqu’un document rejoint son dossier, il hérite automatiquement des métadonnées du dossier préalablement définies lors de la mise en œuvre du plan de classement. Les métadonnées seront différentes selon le type d’armoire et de dossiers :
- dossiers clients : identifiants client, nom de la société, code postal, pays …
- dossiers RH : données du salarié : nom, prénom, date d’entrée dans la société, entité de rattachement…
- dossier bénéficiaire : nom du bénéficiaire, date de naissance, code postal, …
- armoire de gestion de projets : identifiants client, nom du client,…
- L’utilisateur évite ainsi toute ressaisie et assure une cohérence totale des informations.
À quoi ça sert ?
L’indexation sert à trois usages métier majeurs : classer, rechercher, et faciliter la lecture.
Classification
L’indexation garantit un rangement logique et homogène.
Chaque document rejoint précisément son dossier final, de manière à ce que tous les éléments relatifs à un client, salarié ou bénéficiaire soient regroupés et facilement consultables. Chaque document n’est présent qu’une seule fois dans la GED.
Une bonne classification supprime les doublons, limite les erreurs de rangement et assure une vision claire de chaque dossier.
Recherche
L’indexation permet de retrouver en quelques secondes :
• une fiche de paie d’un mois précis,
• une décision administrative dans le social,
• une commande client,
• une pièce d’intervention spécifique,
• un contrat en cours d’échéance.
Les métadonnées servent de repères : date, type de document, numéro de proforma, nature de l’intervention, etc.
Sans elles, il faudrait ouvrir plusieurs documents pour identifier le bon, ce qui ralentit le travail.
Présentation du document
Grâce à l’indexation, chaque document porte une identité lisible :
type, contexte, appartenance, informations clés.
L’utilisateur comprend immédiatement s’il s’agit d’une facture, d’un avenant, d’un justificatif ou d’un compte rendu, sans devoir ouvrir le fichier.
C’est un gain de temps considérable pour naviguer dans les dossiers métier.
Comment indexer les documents dans une GED ?
Il existe deux niveaux d’indexation complémentaires :
1. Indexation n°1 — le classement
Le document est déposé dans son dossier final.
Il hérite automatiquement de toutes les métadonnées du dossier (client, salarié, bénéficiaire…).
Cas d’usage :
• dossiers salariés en RH,
• dossiers clients commerciaux,
• dossiers bénéficiaires dans le social.
2. Indexation n°2 — les métadonnées complémentaires
Elles viennent affiner la recherche :
• ajout manuel (exemple : numéro de commande, remarque, numéro de référence de pièce…),
• ajout semi-automatique : les métadonnées proviennent de saisies dans un outil métier et remontent automatiquement dans la GED
• ajout automatique via OCR ou capture grâce à des outils complémentaires.
Cette dernière possibilité est faisable si le document est nativement numérique pour un résultat 100% conforme. Dans le cas de documents numérisés plusieurs fois, manuscrits… les erreurs sont nombreuses.
Elles permettent de retrouver une information précise sans effort.
L’indexation dans Efalia Doc
Efalia applique une logique simple et opérationnelle :
1. Le document arrive dans la bannette.
2. L’utilisateur identifie le type de document.
3. Il le range dans le bon dossier métier.
4. Le document hérite automatiquement des métadonnées du dossier.
5. Le plan de classement permet ensuite d’indiquer la rubrique : facture, intervention, commande, avenant…
6. Si besoin, l’utilisateur ajoute des métadonnées utiles (date, type, numéro…).
Cette organisation repose sur un principe : ne demander que les métadonnées réellement utiles.
L’objectif est de trouver vite, sans alourdir la saisie.
L’indexation pour travailler avec l’IA
Une indexation propre prépare le terrain pour :
• la recherche assistée par IA,
• l’analyse automatique des documents,
• l’enrichissement automatique via OCR,
• la classification intelligente.
L’IA fonctionne d’autant mieux que les dossiers sont clairs, cohérents et bien structurés --> les principes de base d’une GED performante.
C’est la condition pour générer des propositions fiables et limiter les erreurs d’interprétation.
Le conseil de l’expert Efalia
La vraie question n'est pas combien de métadonnées on peut ajouter, mais lesquelles seront réellement utiles demain. Quand on conçoit un plan de classement, il faut choisir les métadonnées qui permettront de retrouver efficacement les documents, sans imposer aux équipes une saisie manuelle inutile. L'équilibre entre précision et effort de saisie, c'est ce qui fait la différence entre une GED fluide et une GED qui ralentit le travail.
Conclusion
L’indexation est le cœur de la performance d’une GED : elle garantit un rangement précis, une recherche efficace et une exploitation claire des documents métier.
Les solutions Efalia appliquent une approche centrée sur l’utilisateur : automatiser ce qui peut l’être, réduire la ressaisie et proposer un plan de classement simple à maintenir.
Si vous souhaitez comprendre comment optimiser l’indexation dans votre organisation ou voir comment Efalia Doc structure automatiquement les dossiers, vous pouvez demander une démonstration gratuite.
