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Gestion de contenu
d’entreprise (ECM)

Les données et documents d'entreprise font partie du patrimoine de l’entreprise. Pour en libérer la valeur, la démultiplier, vous pouvez compter sur une solution de gestion de contenu d'entreprise.

Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise ?

Pour rendre votre organisation plus efficiente, satisfaire plus largement vos clients et embarquer durablement vos équipes, vous avez besoin d’une disponibilité parfaite des informations, de processus documentaires ajustés et de traitements automatisés.

Dès lors, l’utilisation d’un système de gestion documentaire (GED) ne suffit plus. Seul un système de gestion des contenus d’entreprise (ECM pour Enterprise Content Management) peut vous faire passer à la vitesse supérieure.

Un tel outil vous assure une maîtrise parfaite de l’ensemble des contenus d’entreprise (documents, données structurées ou non structurées) et des flux de travail qui y sont liés, quels que soient les canaux d’émission ou de réception.

Raison pour laquelle un tel outil répond à l’ensemble des problématiques métiers : comptabilité, ressources humaines, finances, juridique ou encore vente…

Productivité et efficacité

Gouvernance et organisation

Satisfaction client

Sécurité et conformité

Plateforme de gestion de contenu d’entreprise :
pour quels besoins ? pour quoi faire ?

Un ECM est un outil polyvalent, qui répond aux problématiques clés des organisations.

Il s’adapte à tous types de secteurs d’activité, toutes tailles de structure.

Harmoniser

Centraliser les contenus d’entreprise

Centraliser

Structurer et automatiser les processus documentaires

Sécuriser

Diffuser les contenus d’entreprise

Satisfaire

Assurer la sécurité des contenus d’entreprise

Centraliser les contenus d’entreprise

Contenus perdus, égarés, dupliqués dans différents logiciels ou applications et selon des versions différentes ? Vos équipes perdent en efficacité et en productivité, à mesure que la quantité de données croît dans votre structure.

Un système de gestion des contenus d’entreprise centralise l’ensemble des informations de l’entreprise et les processus documentaires qui y sont liés. Il est la colonne vertébrale sur laquelle s’appuient l’ensemble des collaborateurs et des métiers. Les avantages sont multiples :

Fiabilisation des informations

Accès facilité à l’information

Autonomie des collaborateurs

Gain de temps

Structurer et automatiser les processus documentaires

La digitalisation des informations clés est en marche dans nombre d’organisations. Elle s’avère vite insuffisante si elle n’embrasse pas aussi leur transmission, traitement, validation. En bref : leur gestion, ce qui suppose de dématérialiser aussi les processus documentaires, opérables dans l’entreprise comme en télétravail.

Un ECM dématérialise aussi les process de votre organisation et automatise, par la création de workflows, les tâches qui s’y prêtent (révision, validation, distribution, archivage…), en puisant dans une base d’informations fiabilisée, disponible à tout moment. Il apporte ainsi :

Plus de productivité

Plus de collaboration

Une meilleure supervision des flux de travail

Diffuser le contenu d’entreprise

Que vaut une information qui ne touche pas sa cible ? Au sein de l’entreprise comme dans les relations avec vos clients, rien ou presque ! Comment vous assurer que l’information touche la bonne personne, au bon moment ?

C’est justement le rôle d’une plateforme de gestion de contenu d’entreprise que de publier sur une plateforme centralisée, voire diffuser de manière proactive, les contenus qui intéressent leurs destinataires et contribuent à l’exercice de leurs missions, quels que soient les métiers concernés.

Communication facilitée avec les équipes, les clients, les fournisseurs

Respect des processus documentaires

Tenue des délais

Satisfaction accrue, en interne comme à l’externe

Tracer et sécuriser le contenu d’entreprise

Les contenus -documents, données, emails-  sont l’oxygène d’une organisation ; ils rendent possible l’exercice de sa mission. Si vous êtes victime d’une cyberattaque, ou plus simplement d’une lourde erreur de manipulation, votre entité peut rapidement se retrouver paralysée.

Un système de gestion de contenu d’entreprise est doté de processus et de technologies robustes qui assurent la sécurité et l’intégrité de sa base de contenus, en toute circonstance. Grâce à une gestion fine des autorisations d’accès et de collaboration, à la mise en place de protection par mot de passe ou chiffrement et au déploiement de systèmes de sauvegarde, l’ECM contribue à la pérennité de votre entreprise.

Traçabilité garantie

Versioning permanent

Conformité réglementaire

Quels bénéfices attendre d’un logiciel de gestion de contenu d'entreprise ?

Une plateforme d’ECM est un booster de performance : son retour sur investissement se manifeste à de multiples niveaux.

Gagner

en productivité et qualité de service rendu

Améliorer

la structuration d’un service ou d’une entreprise

Assurer

la conformité réglementaire ou juridique

Valoriser

le capital immatériel de l’entreprise

Gagner en efficacité

L’utilisation d’un ECM diminue les pertes d’information, les erreurs, les doublons. La recherche d’information est d’autant plus utile que l’outil permet d’identifier et de traiter la bonne information et en temps voulu.

Le confort de travail et la productivité en sont améliorés, avec des impacts notables sur la qualité de service rendue par l’entreprise à ses clients.  

Améliorer la structuration d’un service ou d’une entreprise

Le déploiement d’un logiciel de gestion de contenu d’entreprise est déterminant. Il implique en amont de cartographier les actions, les acteurs et leurs niveaux de responsabilités, les délais à respecter dans l’exercice d’une tâche….

En cela, un outil d’ECM contribue à rendre une organisation plus efficace, sans pour autant la figer dans des processus documentaires contraignants. 

Assurer la conformité réglementaire ou juridique

L’intensification des exigences réglementaires et de conformité soumet les organisations à une attention accrue concernant la gestion des documents classifiés ou des documents d’archives essentiels. 

Si les solutions d’ECM ne sont pas certifiées ISO en tant que telles, elles contribuent à l’obtention de ces certifications. Vos données sont en sécurité et respectent la confidentialité des données (RGPD).

Valoriser le capital immatériel de l’entreprise

Les bases de connaissances, d’informations et de données ont considérablement augmenté. Elles constituent un patrimoine immatériel dont le poids va croissant dans les entreprises, même si elles sont souvent laissées en jachère faute de moyens.

Un ECM contribue à une meilleure gestion de ce capital immatériel qui contribue alors directement à la création de valeur dans les structures. 

Les briques fonctionnelles indispensables de l’ECM

Un logiciel de gestion de contenu d'entreprise comporte un certain nombre de modules fonctionnels essentiels qui se complètent, pour un suivi optimisé des flux d’information en entreprise.

Selon les éditeurs, l’ensemble de ces briques sont packagées et livrées dans le produit ou sont activables au fur et à mesure des besoins du client.

Collecte et dématérialisation multicanal

Catégorisation / classement et indexation

Navigation et recherche

Création de workflow, suivi d’un processus documentaire

Traitement, collaboration et versionning

Traçabilité et sécurité

Analyse de données, statistiques et reporting

Intégration au SI

Parce qu’une démo vaut mille mots…

Sollicitez un rendez-vous et demandez à l’un de nos experts ECM une présentation personnalisée de notre solution de gestion de contenu d’entreprise. Découvrez ses fonctionnalités, son ergonomie et ses usages.

16%

de croissance mondiale1

19%

du temps hebdomadaire en recherche d’information2

14%

du temps hebdomadaire en communication / collaboration3

1/2

1 salarié sur 2 ne trouve pas l’information recherchée4

1Statista
2 3McKinsey
4IDC

Ils nous font confiance

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