Choisir son logiciel de GED, c’est décider comment votre entreprise va gérer, sécuriser et valoriser ses documents au quotidien.
Une gestion électronique des documents (GED) ne se limite plus à stocker des fichiers : elle structure l’information, automatise les flux et garantit la conformité réglementaire.
Dans un contexte où la donnée est devenue critique, une mauvaise gestion documentaire freine la productivité et augmente les risques.
Les DSI doivent donc identifier une solution capable de répondre à la fois aux besoins métiers, à la sécurité et à la simplicité d’usage.
Ce guide donne des repères concrets pour choisir une solution de GED adapté à votre organisation, éviter les erreurs fréquentes et comprendre les critères techniques et fonctionnels essentiels.
Quels critères pour choisir son logiciel de GED ?
✅ Évaluation complète des besoins
Avant de choisir un logiciel de GED, commencez par cartographier vos besoins documentaires.
Identifiez les processus clés, les types de documents concernés, les volumes de données, et les utilisateurs impliqués.
Associez toutes les parties prenantes (DSI, métiers, RH, juridique, finance) afin d’obtenir une vision globale et éviter les angles morts.
L’hébergement est aussi un choix structurant : souhaitez-vous une solution SaaS (souple, rapide à déployer) ou On-Premise (hébergée dans vos propres infrastructures) ?
Le critère de réversibilité — la possibilité de récupérer facilement vos données — doit faire partie de la réflexion.
💼 Exemples :
Dans le secteur immobilier, la mobilité est essentielle pour consulter et partager des dossiers sur le terrain.
Dans la santé, la priorité est la confidentialité et la traçabilité des documents.
Dans l’industrie, c’est la validation documentaire et la conformité réglementaire qui priment.
✅ Évolutivité et flexibilité
Assurez-vous que la solution de GED que vous choisissez est évolutive et flexible. Elle doit être capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise et de prendre en charge de nouvelles fonctionnalités au fil du temps, comme la gestion des processus métier via un module de BPM, la signature électronique, l’archivage et la validation légale des documents importants grâce à un module de coffre-fort numérique. Une solution rigide ou difficile à mettre à jour finira par freiner vos projets.
✅ Formation et adoption
Une bonne solution ne vaut rien sans adoption par les utilisateurs. Prévoyez un plan de formation clair, un accompagnement au démarrage et des supports pédagogiques (tutoriels, e-learning). Favorisez les solutions avec une interface intuitive et des parcours simplifiés : c’est le gage d’une appropriation rapide et durable.
Éviter les erreurs
✖️ Sous-estimer les besoins réels
L’une des erreurs les plus courantes consiste à sous-estimer les besoins en matière de gestion électronique de documents. Une solution de GED doit être envisagée à long terme, sur une période d’au moins 5 ans.
Même si vous commencez avec un périmètre restreint, il est crucial de prévoir un déploiement à l’échelle de toute l’entreprise pour répondre aux besoins de numérisation. Ignorer les processus métier spécifiques, certains services, et la croissance attendue des volumes de données peut entraîner une sous-utilisation de la solution, des coûts de mise à niveau prématurée élevés, voire la nécessité de rechercher une nouvelle solution.
💡 Exemple : une entreprise choisit une solution sans prendre en compte les besoins du service juridique. Résultat : impossible de gérer les contrats, ce qui crée des retards et des surcoûts.
✖️ Ignorer l’évolutivité
Un logiciel de GED doit être capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise, que ce soit en termes de périmètre couvert, de modules complémentaires pour répondre à de nouveaux besoins, ou de la capacité à traiter de plus gros volumes de données. Ignorer cette évolutivité peut conduire à des migrations coûteuses ou à des interruptions de service.
✖️ Négliger l’expérience utilisateur
L’expérience utilisateur est cruciale. Ignorer l’ergonomie et la convivialité peut entraîner une résistance de la part des collaborateurs et une adoption difficile de la solution. Interrogez-vous également sur l’accompagnement offert par l’éditeur ou le prestataire, la qualité de la formation proposée, ainsi que la disponibilité de modules d’apprentissage en ligne (e-learning) pour faciliter la prise en main de la solution.
🎯 Une GED bien choisie, c’est une solution que les utilisateurs adoptent sans contrainte, pas qu’ils subissent.
Comparatif des logiciels de GED (2025)
Ce tableau présente les principales fonctionnalités que les entreprises recherchent dans une solution de GED moderne.
Il offre une vue claire des capacités de chaque outil pour faciliter un choix éclairé, selon vos besoins métiers et techniques.
🧩 Astuce : concentrez-vous sur les fonctionnalités réellement critiques pour votre usage (automatisation, IA, sécurité, conformité). Un “tout-en-un” n’est pas toujours nécessaire.
Efalia Doc : une solution ouverte, sécurisée et responsable
Efalia Doc est une solution française de gestion documentaire pensée pour la performance, la sécurité et l’intégration.
- API REST complète : connexion fluide à vos applications métiers (ERP, CRM, bureautique).
- Secure by Design : sécurité intégrée dès la conception, conforme aux normes ISO 27001 et RGPD.
- IA Ready : moteur de recherche intelligent, compatible avec la RAG (Retrieval-Augmented Generation).
- Label Numérique Responsable : éco-conception, hébergement souverain, sobriété énergétique.
- Déploiement flexible : disponible en Cloud, On-Premise ou hybride.
En une phrase : Efalia Doc associe interopérabilité, sécurité et durabilité sans compromis sur la simplicité d’usage.
Choisir son logiciel de GED ne consiste pas à cocher des cases de fonctionnalités.
C’est un choix stratégique qui engage la qualité, la sécurité et l’efficacité de votre gestion documentaire.
Avant de décider, évaluez vos besoins métiers, votre maturité numérique et vos priorités d’intégration.
Comparez les solutions selon des critères objectifs : évolutivité, sécurité, ergonomie, conformité RGPD et support éditeur.
Une GED bien choisie simplifie le quotidien, fiabilise les échanges et accélère les processus internes.
Et si vous cherchez une solution ouverte, sécurisée et conforme aux standards français, Efalia Doc offre une alternative solide, pensée pour durer.
