Comment l'Allier et la Haute-Saône ont transformé leur organisation avec Efalia Process
Le défi : gérer des centaines de demandes sans perdre en efficacité
Le Département de l'Allier et le Département de la Haute-Saône faisaient face à un enjeu commun : des processus administratifs chronophages, passant par des formulaires papier, des emails perdus et des circuits de validation opaques.
Pour Philippe Gras, DSI de l'Allier : "Les directions qui accueillaient les sollicitations avaient toujours du mal à gérer les priorités, à ne pas perdre des demandes, à suivre et tracer leur activité."
La solution : Efalia Process comme outil métier de la DSI
Les deux départements ont déployé Efalia Process, la solution BPM d'Efalia, pour digitaliser leurs processus transverses. Non pas comme un simple parapheur, mais comme un véritable chef d'orchestre capable de connecter leur écosystème applicatif.
Processus dématérialisés dans l'Allier :
- Demandes de télétravail (700+ demandes simultanées traitées efficacement)
- Déclarations d'incidents hygiène & sécurité
- Gestion de la viabilité hivernale (traçabilité obligatoire)
- Demandes au service juridique, commande publique, achats...
Processus dématérialisés en Haute-Saône :
- Autorisations d'absence exceptionnelle
- Remisage de véhicules à domicile
- Gestion du compte épargne temps (de la demande à l'arrêté, 100% dématérialisé)
Les résultats : rapidité, traçabilité, autonomie
⚡ Des délais divisés par 7
"Des demandes qui s'étalaient sur une semaine sont maintenant traitées en une demi-journée" – Philippe Gras
📊 Une traçabilité totale
"Les agents ont un tableau de bord, ils peuvent vérifier l'avancement de leur demande en temps réel" – Ildiko Leclerc
🚀 Une autonomie retrouvée
Grâce aux formations administrateur, les deux DSI sont désormais autonomes dans la création et le paramétrage de leurs workflows, sans dépendre de développements externes.
La méthode : simplicité et accompagnement
Les clés du succès partagées lors du webinaire :
✅ Savoir dire stop : ne pas reproduire ce qui existe déjà dans un logiciel métier✅ Co-construire : impliquer les directions métiers dès les spécifications✅ Rendre simple : des formulaires dynamiques qui se construisent au fil des réponses✅ Tester avant de déployer : phases de test avec les gestionnaires✅ Être présent au lancement : accompagnement renforcé les 2-3 premières semaines
"Il n'y a pas eu besoin de formation globale pour les agents. Les formulaires sont tellement simples que tout le monde s'en sert naturellement" – Ildiko Leclerc
Et après ?
Les deux départements ne comptent pas s'arrêter là :
- Allier : gestion complète des mouvements d'agents (arrivées, mutations, départs) impliquant 50 rôles différents
- Haute-Saône : dématérialisation des bons de commande, évaluations professionnelles, demandes de recrutement