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Depuis plusieurs années, le Département de l'Allier construit sa transformation numérique brique par brique avec Efalia. GED, process métier, portail citoyen, intelligence artificielle : Philippe Gras, à la DSI, raconte comment la plateforme est devenue le socle numérique de toute la collectivité.
Tout a commencé par la GED
Comme beaucoup de collectivités, le Département a démarré avec une armoire documentaire pour le secteur social. Mais ils sont allés bien plus loin : aujourd'hui, l'ensemble des services de la direction du social travaille avec la GED. Et aucun ne voudrait revenir en arrière.
"Aucune structure, aucun service de notre direction du social ne remettrait en cause la gestion avec la GED."
La prochaine étape ? Généraliser la signature électronique à toutes les décisions du social.
L'autonomie
En parallèle, le Département avait un besoin fort sur les processus métier : permettre aux équipes de développer leurs propres workflows, sans dépendre de l'éditeur.
"Efalia est à l'écoute de ses clients : il a écouté notre besoin et nous a accompagnés pour nous mettre la main dans le produit et nous rendre autonomes."
Philippe Gras, DSI du Département de l'Allier
Le déclic ? Le process télétravail en 2021 : 400 à 500 demandes traitées en quelques semaines, impliquant DRH, DSI et direction Hygiène & Sécurité. Toute la collectivité a vu les bénéfices.
Le portail citoyen et l'IA : la suite logique
Le formulaire MDPH est désormais dématérialisé sur le portail, avec connexion France Connect. Et un POC IA est en cours pour aller plus loin : accompagner les citoyens dans la saisie de leur dossier — notamment les champs complexes comme le "projet de vie" — par un jeu de questions-réponses guidées. Côté back-office, l'IA doit également optimiser la numérisation, le classement automatique et la reconnaissance des dossiers papier reçus.
Le projet recrutement : toutes les briques réunies
Le projet phare en cours illustre la puissance de la plateforme complète. Plutôt que d'acheter un nouveau logiciel RH, le Département construit son propre outil de recrutement sur Efalia : Process pour les validations internes, Portal pour la publication des annonces et le dépôt des candidatures, JED pour le stockage des documents — avec transfert automatique vers le dossier individuel de l'agent une fois recruté. Objectif affiché : un coût divisé par 3, en investissement comme en fonctionnement.
