Le logiciel de gestion documentaire prêt pour l’IA
Une plateforme française pour retrouver, classer et sécuriser vos documents, du secteur public à l'industrie, de l'ingénierie à la santé.
Choisi par des organisations qui voulaient enfin gouverner leurs documents
La Gestion Documentaire, c'est savoir ranger sa chambre, pour construire une source de vérité
Dans la plupart des organisations, les documents vivent dans quatre ou cinq endroits différents : SharePoint, lecteurs réseau, GED historique, drives personnels, boîtes mail.
Une GED moderne n'est pas un endroit de plus. C'est l'endroit unique où l'organisation décide que vivra l'information de référence :
droits | version | traçabilité | contexte
Un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) sert à centraliser la gestion de tous les documents de sa structure sur une unique plateforme, en les rendant disponibles à tout moment et facilement retrouvables, de manière sécurisée et conforme aux différentes normes.
Il est temps de construire votre patrimoine documentaire
Vos dossiers, votre vocabulaire, vos liens. Une organisation documentaire que chacun reconnaît, et à laquelle chacun accède selon ses droits
Retrouver en secondes
Recherche par métadonnées métier, plein texte, vue dossier. Le collaborateur trouve ce qu'il cherche sans demander à un collègue ni reconstituer une arborescence à la main.
Classer selon le métier
Plan de classement partagé, gabarits configurables sans code. Le rangement ne dépend plus de l'humeur de l'utilisateur : il suit la logique de l'organisation.
Sécuriser finement
Recherche par métadonnées métier, plein texte, vue dossier. Le collaborateur trouve ce qu'il cherche sans demander à un collègue ni reconstituer une arborescence à la main.
Conformer aux obligations
DUC/DUA pour le cycle de vie réglementaire, traçabilité RGPD, conformités ISO 27001, NIS2, CRA. La conformité est intégrée, pas ajoutée après coup.
Collaborer sans friction
Cohabitation pacifique avec SharePoint et Microsoft 365 : on collabore où l'on collabore, et l'on gouverne dans la GED. Pas de bataille d'outils.
Capitaliser dans la durée
Chaque dossier alimente un capital documentaire qui survit aux départs et aux réorganisations. Le savoir reste dans l'organisation, pas dans des têtes.
Utilisez votre GED comme source de vérité pour vos IA.
Instant Memory est le connecteur de la gamme Efalia Memory. Il relie les assistants que vous utilisez déjà à vos documents : l'IA lit sur place, avec les droits de la personne qui l'interroge. Il se branche sur votre GED, et sur Semantic Memory et Entity Memory quand vous voulez aller plus loin.
Votre source de vérité
Documents et contexte, classés, sous droits.
La porte d’entrée
Lecture sur place, mêmes droits que dans la GED
Vos assistants
La négociation tarifaire, réservée à la direction juridique, n'a pas été lue.
@Juridique lit avec les droits de la personne qui l'interroge, pas avec les siens.
Seule la version en vigueur de la procédure a été utilisée.
[Légende ChatGPT à fournir par Efalia]
1 contrat exclu de la réponse : hors des droits de [utilisateur].
Concevoir la structure qui fiabilise votre patrimoine documentaire
Vos dossiers, votre vocabulaire, vos liens. Une organisation documentaire que chacun reconnaît, et à laquelle chacun accède selon ses droits
Tout ce qu'un logiciel de gestion documentaire doit savoir faire.
Quatorze fonctions en quatre familles. Rien à cliquer, tout est là.
Entrer et classer
Scanner, mail, hot folder, dépôt manuel, application métier. Reconnaissance optique de caractères (OCR) sur les documents scannés, extraction des données clés, classification automatique selon vos règles.
Métadonnées calculées à la capture, nommage dynamique, rattachement au bon dossier. Changez une règle de nommage : tous les documents concernés se mettent à jour.
Trouver et travailler
[Texte à fournir par Efalia]
[Texte à fournir par Efalia]
[Texte à fournir par Efalia]
Protéger et prouver
[Texte à fournir par Efalia]
[Texte à fournir par Efalia]
[Texte à fournir par Efalia]
Des dossiers qui ressemblent à votre organisation
Ce qu'une organisation gagne, mesuré trois ans après.
S'intégrer à votre SI, et tenir vos exigences de sécurité.
Intégration
Efalia Doc est conçu API-first : toute action disponible dans l'interface est disponible en API. Le hub couvre plus de 45 connecteurs natifs.
Connecteurs métier
Intégration ERP, CRM et SIRH : SAP, Sage, Cegid, Talentia, Microsoft 365, IBM Mindee. Vos applications métier créent les dossiers, Efalia Doc porte les pièces.
Connecteurs métier
Intégration ERP, CRM et SIRH : SAP, Sage, Cegid, Talentia, Microsoft 365, IBM Mindee. Vos applications métier créent les dossiers, Efalia Doc porte les pièces.
Connecteurs métier
Intégration ERP, CRM et SIRH : SAP, Sage, Cegid, Talentia, Microsoft 365, IBM Mindee. Vos applications métier créent les dossiers, Efalia Doc porte les pièces.
Sécurité et conformité
Vos documents restent en France, sur une infrastructure opérée par un éditeur français. La conformité réglementaire est intégrée au produit dès l'origine.
Connecteurs métier
Intégration ERP, CRM et SIRH : SAP, Sage, Cegid, Talentia, Microsoft 365, IBM Mindee. Vos applications métier créent les dossiers, Efalia Doc porte les pièces.
Connecteurs métier
Intégration ERP, CRM et SIRH : SAP, Sage, Cegid, Talentia, Microsoft 365, IBM Mindee. Vos applications métier créent les dossiers, Efalia Doc porte les pièces.
Connecteurs métier
Intégration ERP, CRM et SIRH : SAP, Sage, Cegid, Talentia, Microsoft 365, IBM Mindee. Vos applications métier créent les dossiers, Efalia Doc porte les pièces.
Vos questions
Comment reprendre nos dossiers papier existants ?
Nos équipes organisent la numérisation et l'indexation de l'existant, puis classent les pièces selon un plan de classement RH éprouvé sur plus de 2 800 déploiements.
Quelle différence avec notre SIRH ?
Le SIRH gère les données RH, la GED gère les documents associés. Efalia Doc se synchronise avec votre SIRH : chaque événement RH crée ou archive le dossier correspondant, sans ressaisie.
Qui peut voir quoi ?
Vous définissez les droits par profil, service, agence ou zone géographique. Le salarié voit ses documents, le manager ceux de son équipe, et chaque accès est journalisé.
Peut-on dématérialiser les bulletins de paie sans accord du salarié ?
Oui. Depuis 2017, l'employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s'y oppose. Le salarié doit en être informé au préalable et peut revenir au papier à tout moment. Les bulletins doivent rester disponibles 50 ans, ou jusqu'aux 75 ans du salarié. [À valider par Efalia]
Combien de temps pour être opérationnel ?
[Délai type à valider avec l'équipe projet, ex. « premiers dossiers en ligne en X semaines »], selon le volume à reprendre et le nombre d'intégrations.