Fonctionnalité GED : Numérisation et Cam
Logiciel GED avec fonctionnalité de Numérisation et Capture
Efalia Doc capture vos documents depuis toutes leurs sources d'entrée — scanner, e-mail, hot folder, application métier — et les indexe automatiquement grâce à l'OCR, pour un classement immédiat selon vos règles métier.
Ils gèrent leurs documents avec la GED Efalia
Qu'apporte la numérisation et la capture dans une GED ?
La capture est la porte du référentiel documentaire. Sans elle, les documents s'accumulent en dehors du système : boîtes mail saturées, lecteurs réseau désorganisés, classeurs physiques qui dorment. C'est à ce stade que se joue la qualité de tout ce qui suit. Un document mal capturé ou mal indexé devient introuvable. Un document bien capturé, lui, intègre immédiatement le circuit de traitement : il alimente les workflows, reste accessible aux bons utilisateurs, au bon moment, et peut même déclencher automatiquement une action métier. La numérisation et la capture transforment un flux de papier ou d'e-mails en données exploitables. C'est là que commence la vraie gestion documentaire.
Comment Efalia intégre la numérisation et la capture de la meilleure manière dans son logiciel de GED ?
Dans Efalia Doc, un document entrant est capturé, lu et classé automatiquement, sans que vos équipes n'aient à intervenir.
Dans Efalia Doc, chaque document entrant suit un circuit automatisé dès sa capture. Le moteur OCR analyse le contenu du fichier numérisé et en extrait les données clés : référence, date, type de document, émetteur. Ces données alimentent automatiquement les métadonnées d'indexation, selon les règles que vous avez configurées. Le document est classé dans le bon dossier, avec les bonnes étiquettes, sans intervention manuelle.
Si le document doit passer en validation ou déclencher un workflow, Efalia Doc l'achemine directement vers les bons interlocuteurs. Le tout sans ressaisie, sans rupture de flux, sans étape intermédiaire inutile.
Efalia Doc s'appuie sur des moteurs OCR éprouvés pour la reconnaissance de caractères sur documents scannés, y compris les documents dégradés ou à mise en page complexe. La solution intègre des capacités de classification automatique : les documents sont reconnus par type et routés selon des règles paramétrables, sans développement spécifique.
Côté conformité, les données extraites sont traitées dans un environnement souverain, hébergé en France (OVH), conforme aux exigences RGPD. Chaque action de capture est horodatée et conservée dans un journal d'audit complet, pour une traçabilité documentaire à toutes les étapes du cycle de vie.
Efalia Doc accepte les documents depuis plusieurs points d'entrée : scanner (via hot folder), e-mail entrant, dépôt manuel par l'utilisateur, et application métier connectée (ERP, logiciel comptable, outil RH). Cette multi-modalité couvre tous les flux documentaires de votre organisation depuis un référentiel unique.
Les connecteurs natifs d'Efalia facilitent l'intégration avec les principaux ERP du marché. Un document capturé, une facture fournisseur ou un bon de livraison, peut déclencher automatiquement une action dans le système de gestion connecté : rapprochement, validation, mise à jour de statut. Sans ressaisie entre systèmes, sans perte d'information.
Quels avantages à numériser et capturer dans votre GED ?
- Suppression des ressaisies manuelles : l'OCR extrait les données clés automatiquement, dès l'entrée du document dans le système.
- Classement immédiat et fiable : chaque document intègre le bon dossier selon vos règles métier, sans intervention humaine.
- Recherche accélérée : un document correctement indexé se retrouve en quelques secondes, quelle que soit son origine ou son format.
- Réduction des erreurs documentaires : l'automatisation du classement limite les oublis, les doublons et les mauvaises affectations.
- Traçabilité complète : chaque document capturé est horodaté, son parcours est auditable à tout moment.
- Conformité RGPD facilitée : les données extraites sont traitées et conservées dans un environnement souverain, sans copie vers des tiers.
- Alimentation automatique des workflows : un document capturé peut déclencher directement un circuit de validation ou de traitement métier.
- Réduction des délais de traitement : les flux documentaires s'accélèrent dès l'entrée du document, sans goulot d'étranglement manuel.
Une fonctionnalité essentielle pour votre secteur
Secteur privé
FAQ
Qu'est-ce que l'OCR dans un logiciel de GED ?
L'OCR (Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères) est la technologie qui permet à un logiciel de GED de lire le contenu d'un document scanné et d'en extraire les données textuelles. Dans Efalia Doc, l'OCR transforme un simple fichier image en document exploitable : les données clés — références, dates, montants, noms — sont identifiées, extraites et utilisées pour l'indexation automatique et le classement dans le bon dossier.
Quels types de documents peuvent être capturés dans Efalia Doc ?
Efalia Doc accepte tous types de documents entrants : courriers scannés, factures, contrats, bons de commande, documents RH, formulaires. Ils peuvent arriver par scanner, e-mail, hot folder, dépôt manuel ou application métier connectée. La solution traite des volumes importants et des typologies documentaires variées, sans configuration spécifique à prévoir pour chaque type de fichier.
La classification automatique remplace-t-elle entièrement le classement manuel ?
Elle prend en charge la grande majorité des documents entrants, selon les règles que vous avez paramétrées. Pour les documents atypiques ou les cas non couverts par les règles configurées, une étape de validation humaine peut être conservée. L'objectif n'est pas de supprimer le jugement humain : c'est de le concentrer là où il apporte réellement de la valeur, et de libérer les équipes des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
Comment la numérisation et la capture s'intègrent-elles avec un ERP ?
Efalia Doc dispose de connecteurs permettant l'échange de données avec les principaux ERP du marché. Un document capturé (facture fournisseur, bon de livraison) peut déclencher automatiquement une action dans l'ERP connecté : rapprochement, validation, mise à jour de statut. L'intégration bidirectionnelle évite les ressaisies entre systèmes et garantit la cohérence des données entre votre GED et votre système de gestion.
Voyez ce que la GED Efalia peut faire pour vous
30 minutes avec un expert, sur un cas proche du vôtre. Sans engagement.
Réserver ma démo